Seguramente usted como cualquier otro gerente o líder de área suele citar o asistir a innumerables reuniones cuando existe una decisión importante por tomar, pero al salir de la reunión realmente siente ¿qué se logró el objetivo? O por el contrario siente que ¿una vez más ha perdido su tiempo?
Si usted se siente identificado con el sentimiento de que las reuniones son una tradición fortalecida de aplazar las cosas, debería tener en cuenta el uso de una o más de las siguientes sugerencias para reinventar sus reuniones de forma efectiva.
1. Pregúntese a sí mismo: ¿Es necesario que yo esté aquí?
En muchas ocasiones la respuesta será ¡NO! Nosotros atendemos una cantidad innecesaria de reuniones. Si usted es el organizador de la reunión, limite el tamaño. No invite a cada uno de los personajes que usted cree que podría tener temas relacionados. En lugar de eso, nombre un documentador para la reunión y con apoyo de el o ella delegue estas tareas después.
2. Si después de preguntarse a sí mismo ¿Es necesario que yo esté aquí? Y la respuesta es ¡SI!
Entonces prepárese. No permanezca en la reunión si las personas no llegan preparadas (esta es una forma aceptable de reaccionar en muchas compañías). Provea con antelación un material de referencia que le permitirá a los asistentes estar preparados para la reunión. ¿Para qué perder su tiempo explicándoles de que se va a tratar?
3. Tenga una agenda en su reunión.
Este seguro de que la reunión tiene una agenda o cuenta con un propósito o meta. Esto suena elemental, pero usted podría sorprenderse por como muchas reuniones no tienen un propósito específico. Permita que cada uno de los asistentes, conozca la meta con tiempo de antelación a la reunión.
4. Prepare preguntas claves.
Contar con preguntas claves que desee resolver durante la reunión le permitirá ver si están preparados y será un indicador de efectividad si logran resolverlas. Incluso si usted no está a cargo de organizar las reuniones, es una gran forma de generar una buena impresión. Mostrará que usted está comprometido y pensando acerca del problema.
5. Inicie en una hora extraña su reunión.
Estudios muestran que las reuniones agendadas 10 minutos antes de la hora normal, hace que las personas tengan el tiempo suficiente para sentarse, ajustar sus apuntes y prepararse para tomar nota, además reduce retrasos de algunas personas, y ayuda a que las cosas empiecen a tiempo. Si su reunión es usualmente a las 8 a.m., cítela a las 7:50 a.m.
6.¿Quién está dirigiendo la reunión?
Cada reunión debería tener un líder y un designado para tomar decisiones, esto hará su reunión mucha más efectiva.
7. Evite presentaciones formales.
No hay nada peor que leer viñetas en una diapositiva. En su lugar, termine la presentación antes de tiempo y utilice la reunión para discutir las iniciativas a ejecutar.
8. Intente mantenerse de pie o caminar en las reuniones.
Esto es una tendencia creciente en algunas compañías. Mantenga una intervención corta, logrará mantener a las personas en su punto de interés y mejorará la atención de todos.
9. Tenga un máximo de duración en sus reuniones.
Algunas compañías dicen que 30 minutos, otras podrían decir que una hora. Yo digo que debería ser lo más corta posible para lograr sus metas. Además, tenga en cuenta establecer una hora de finalización y adhiérase a ella. Estudios muestran que las personas son más productivas cuando entienden que hay un límite de tiempo para completar la tarea.
10. Documente los resultados de la reunión y distribúyalos.
Asegúrese que cada uno de los asistentes entienda los compromisos originados en la reunión y las conclusiones finales a través de la creación de un registro escrito de sus elementos de acción.
Y recuerde que el cambio proviene de sí mismo. Incluso si usted no cuenta con una posición de dirección como todos en su compañía, haga funcionar sus reuniones, puede tener un impacto positivo si las organiza o asiste a ellas de manera efectiva.
Adaptación del artículo: A Few Simple Ways to Have Better Meetings de Bernard Marr
¿Cuál es su mejor consejo para el funcionamiento de una mejor reunión? Compártanos su sabiduría y experiencia dejándonos sus comentarios a continuación.
