Tener una correcta planeación estratégica no garantiza el éxito de una organización, saber ejecutarla sí. El Balanced Scorecard es un método de gestión y estrategia organizacional que facilita la creación de valor de una organización a partir del análisis y fortalecimiento de cuatro perspectivas: La perspectiva financiera, la perspectiva del cliente, la perspectiva de procesos y la perspectiva de aprendizaje y crecimiento. La implementación de esta metodología de la mano de un Software de Balanced Scorecard permite superar uno de los grandes problemas que suelen tener las organizaciones: darle prioridad a lo operacional y perder de vista la ejecución de la estrategia. Descubra con Pensemos los beneficios que le ofrecerá usar un Software de Balanced Scorecard para hacer seguimiento y control del funcionamiento de su organización.¡Acompáñenos!
Beneficios del Balanced Scorecard (BSC)
Como hemos hablado en otras ocasiones, la metodología BSC o CMI ofrece numerosos beneficios para la planeación, ejecución y seguimiento de su estrategia, algunos de ellos son:
- Transformación de la visión de su organización en objetivos medibles
- Alineación de toda la estrategia hacia el cumplimiento de metas
- Mejoras en la comunicación organizacional
- Estimulación de transformaciones estratégicas
- Revisión constante y continua de la estrategia y sus resultados
Implementar el método Balanced Scorecard contribuye a tener un panorama integral de todos los esfuerzos de su organización, lo que garantiza que la estrategia esté clara y se ejecute de modo que las metas sean alcanzadas eficientemente.
Beneficios de un Software de Balanced Scorecard
La automatización es una buena herramienta para superar algunas de las desventajas que puede enfrentar en la implementación del Balanced Scorecard, como los son la cantidad abrumadora de información y la dificultad de administración del CMI que suele complicarse cuando se lleva exclusivamente en Excel y PowerPoint. Asimismo, un Software de Balanced Scorecard potencializa los beneficios que trae consigo la metodología. Algunas ventajas son:
1. Favorece la evaluación constante y por lo tanto las transformaciones estratégicas
Un elemento fundamental en términos de beneficios de un Software de BSC es que permite hacer un seguimiento de la estrategia en tiempo real. Esto quiere decir que este tipo de revisiones favorecerá que su organización esté bien encaminada en tanto las acciones de mejora pueden ser implementadas al mismo ritmo con que se va ejecutando la estrategia y los errores pueden ser detectados a tiempo. Asimismo, al detectar errores en la ejecución y en los resultados, se estimulará la transformación de los pilares que definen su estrategia y se optimizará el funcionamiento global de la organización.
2. Vincula a la gerencia con la gestión estratégica
Un Software de Balanced Scorecard permite que los gerentes y líderes de las organizaciones tengan un contacto mayor y estén más involucrados e informados sobre la gestión y ejecución de la estratégica. De este modo, existirá un mejor seguimiento de los procesos desde el punto de vista directivo.
3. Fomenta una mejor comunicación
Un Software de Balanced Scorecard ayuda a la implementación del mapa estratégico que facilita que la estrategia sea visible y comprensible para todos los miembros de la organización. En este sentido, el software ofrece la posibilidad de hacer seguimiento de procesos individuales y colectivos, fomentando un mayor nivel de colaboración mayor. Además de alinear al equipo de trabajo, hace posible una visualización de la manera en que cada miembro interviene activamente en la ejecución de la estrategia y cómo sus actividades diarias inciden en el cumplimiento de metas. A través de un Software de BSC cada persona puede conocer claramente de qué manera sus responsabilidades diarias contribuyen en la misión global de la organización.
4. Ayuda a establecer relaciones causa-efecto entre los objetivos
Automatizar la metodología tiene como principal objetivo coordinar al equipo de trabajo para la ejecución del BSC-CMI. Sabemos que la densidad de la información que se deriva del método puede ser abrumadora, de modo que este tipo de software permite una navegación ordenada entre las relaciones causa-efecto de la estrategia, analizando con precisión relaciones causales entre objetivos, indicadores e iniciativas. Finalmente, lo que logrará con esto es la posibilidad de tener mucha más objetividad para establecer los procesos y corregir los errores, así, se hace mucho más visible el impacto de las decisiones que se tomen.
5. Optimiza la distribución de tareas
Para ejecutar la estrategia es fundamental que todos los miembros trabajen como un engranaje con el objetivo de alcanzar las metas. Un Software de Balanced Scorecard permite establecer un sistema de distribución de tareas y responsabilidades, de modo que no existan esfuerzos desperdiciados en la organización.
6. Mejora el seguimiento de actividades específicas
Uno de los beneficios más importantes de implementar un Software de Balanced Scorecard es que hará el seguimiento de actividades mucho más fácil. Un sistema de este tipo eliminará la necesidad de estar pidiendo constantemente informes de gestión y proporcionará métricas, por ejemplo, del avance porcentual de cada actividad que se realiza en la organización. El software permite visualizar quién está encargado de cierta actividad y en qué estado se encuentra la ejecución de esta.
7. Integra reportes de datos cualitativos y cuantitativos
La lectura y análisis de indicadores es fundamental para optimizar la estrategia de una organización. Un dashboard de KPI’s permite hacer un análisis no solamente numérico o estadístico, un buen Software para Balanced Scorecard proporcionará la posibilidad de hacer análisis cualitativos de la gestión de la organización. En otras palabras, toda métrica incluida en el software deberá responder a un ¿por qué? Esto con el fin de que la medición favorezca la obtención de valor para su organización.
8. Favorece la efectividad en la gestión documental
La implementación de un Software de BSC permite reducir los registros y la documentación excesiva. Por este motivo la gestión administrativa relacionada con gestión de documentos y archivos se facilita en el sentido en que la herramienta permite organizar y gestionar todo desde un solo lugar. Así, el software permite integrar repositorios de datos, bases de datos e informes de la gestión misma, por este motivo, se ven reducidos los errores humanos, la pérdida de documentos o los documentos desactualizados.
9. Mejora la percepción de las personas sobre el sistema de gestión
Tal vez recuerde la historia de los tres albañiles y la catedral: en cierta ocasión había tres albañiles trabajando en una construcción. Una persona que pasaba se acercó a uno de ellos y le preguntó: “¿Qué está haciendo buen hombre”. “Estoy colocando ladrillos –contestó-. Es un duro trabajo con el que me gano el pan de cada día.” Se acercó al segundo y reiteró la misma pregunta, a lo que el albañil respondió: “Estamos colocando ladrillos, construyendo juntos el lado norte de esta estructura.” Finalmente se aproximó al tercero, quien ante la pregunta, y con orgullo, dijo: “Coloco ladrillos ayudando a levantar la catedral más hermosa para mi pueblo”. A veces es necesario valerse de todos los medios para ayudar a ver a los demás la catedral que están construyendo.
En nuestra experiencia hemos encontrado que el sistema de gestión de la estrategia es frecuentemente tomado como un requisito o un mal necesario, pero no es una herramienta central en la consecución de los objetivos. En estos casos lo más frecuente es que las personas no apoyan el sistema porque no es algo tangible y porque no ven claramente de qué manera sus acciones contribuyen al éxito global de la organización. A través de un Software para el Cuadro de Mando Integral CMI se materializa el sistema de gestión, y se ayuda a que los usuarios entiendan de qué manera sus acciones resultan trascendentes al poner cada bloque en la catedral.
Desventajas de un Software de Balanced Scorecard
Utilizar un Software Balanced Scorecard es algo puede significar el éxito o el fracaso al ejecutar la estrategia de su compañía. Sin embargo, tampoco es una cura mágica para todas las dolencias organizacionales, a continuación algunas desventajas que puede enfrentar al implementar un Software BSC:
1. Puede parecer un sistema muy rígido
Hemos visto compañías que están convencidas de que un Software para el Cuadro de Mando Integral es la solución absoluta a sus problemas y, luego de 6 meses o un año, encuentran que la manera de llevar sus procesos y de gerenciar es mucho más flexible de la estructura que plantea el Balanced Scorecard. Es importante que durante el proceso de comprar un software de Balanced Scorecard tenga en cuenta la cultura de su organización y que se asegure de hacerle todas las preguntas necesarias a cada proveedor, para ello puede usar este listado de preguntas para elegir un Software BSC.
2. No es igual que utilizar Excel o Powerpoint
Una situación parecida a la anterior puede ocurrir cuando se está acostumbrado a la flexibilidad casi ilimitada que proporciona Excel y PowerPoint, en estas ocasiones los usuarios suelen estar acostumbrados a la facilidad de poder añadir o quitar una columna, algo que es difícil de lograr cuando se trabaja con un software ya construido.
Sin embargo, algunas de las herramientas disponibles en el mercado permiten adaptarse a las necesidades y a la manera de trabajar de cada cliente. En este sentido no seremos objetivos, pero si requiere adaptación del BSC a su manera de trabajar, podría interesarle el uso de campos personalizados que proporciona la Suite Vision Empresarial
3. Involucra una inversión significativa
Una queja frecuente de los gerentes y de los jefes de planeación es que el buen software de Balanced Scorecard es muy costoso. Esto es una realidad, el software de alta calidad involucra un precio alto debido al costo creciente que involucra contratar personas talentosas en el área de ciencias, tecnología e innovación. Pero hemos encontrado que esto no es una barrera para empresas que tienen ambición y el deseo de ser grandes, pues de nada sirve invertir miles o millones de dólares en una planeación estratégica excepcional con McKinsey o BCG para después hacer una ejecución mediocre de la misma.
En este artículo hemos visto cuáles son los beneficios de un Software de BSC y sus desventajas, esperamos que haya sido una lectura de provecho. La Suite Visión empresarial es un Software que integra la gestión de proyectos con el Balanced Scorecard, Business Intelligence, Sistema de Gestión de Calidad, Gestión MECI, gestión de riesgos, encuestas, decisiones, reuniones de análisis estratégico, entre otras. Contamos con la mejor experiencia para acompañarlo en el proceso de implementación del BSC y de nuestro Software de BSC, si tiene dudas o desea asesoría sobre cómo hacerlo, no olvide contactarnos.
