La gestión de adquisiciones está pasando de ser un engranaje silencioso a convertirse en un motor estratégico que impulsa la innovación y la ventaja competitiva. “El cambio es la ley de la vida, y aquellos que solo miran al pasado o al presente seguramente perderán el futuro”, decía John F. Kennedy, y esta afirmación nunca ha sido más relevante para el mundo de las adquisiciones. En plena revolución digital, herramientas como la inteligencia artificial y la automatización están redefiniendo cómo las organizaciones adquieren bienes y servicios. Explora las claves de este cambio, las tecnologías que están marcando tendencia y cómo puedes liderar el futuro en tu sector. ¿Estás listo para avanzar?
Resumen:Definición de gestión de adquisiciones: La gestión de adquisiciones es el proceso estratégico y operativo que abarca desde la identificación de necesidades hasta la negociación y ejecución de contratos, evaluando proveedores y supervisando entregas. Es esencial para garantizar la eficiencia y efectividad en la adquisición de bienes y servicios, apoyándose cada vez más en herramientas tecnológicas como la inteligencia artificial y la automatización.
El objetivo de la gestión de compras es obtener bienes y servicios de manera eficiente, transparente y alineada con los objetivos estratégicos de la organización. Esto incluye optimizar costos, garantizar calidad, cumplir con normativas, y fomentar relaciones sostenibles con los proveedores.
Tipos de gestión de adquisiciones:
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¿Qué es la gestión de adquisiciones?
La gestión de adquisiciones, también conocida como el proceso desde el origen hasta la liquidación (Source-to-Settle), es el conjunto de actividades estratégicas y operativas que permiten adquirir los bienes y servicios esenciales para una organización. Este proceso abarca desde la identificación de necesidades hasta la negociación de contratos, pasando por la evaluación de proveedores y el seguimiento de entregas.
Esta disciplina requiere habilidades analíticas y estratégicas para garantizar que las adquisiciones se realicen de manera eficiente y efectiva.
Precisamente, esa es una de las principales demandas de Gobiernos y organizaciones para su adopción. Según estima Mordor Intelligence, el tamaño del mercado de software de adquisiciones alcanzará los US$ 4.170 millones este año y se espera que supere los US$ 13.000 millones en 2029, lo que significa un crecimiento anual de 25% hasta 2029.
Fuente: Soy PM
Descripción: En el siguiente video, aprenderá sobre la gestión de adquisiciones en proyectos y su importancia para asegurar el éxito. Descubra conceptos clave y aspectos fundamentales que le serán útiles.
Existen diferentes enfoques y estrategias de adquisición que varían según la estructura y la estrategia de cada organización. Algunos de los modelos existentes incluyen Procure-to-Pay (P2P), Source-to-Contract (S2C) y Order-to-Cash (O2C). Por ejemplo, aunque Order-to-Cash (O2C) se asocia principalmente con el proceso de ventas, también puede aplicarse en el ámbito de las adquisiciones. No obstante, en este caso, destacamos el modelo Source-to-Settle (S2S) porque lo consideramos el proceso más completo y holístico, ya que abarca todo el ciclo de adquisición, desde la identificación de necesidades hasta el pago final, integrando de manera eficiente todas las fases de aprovisionamiento y liquidación.
Proceso de gestión de adquisiciones
El proceso de gestión de adquisiciones es un ciclo integral que requiere planificación estratégica, control riguroso y capacidad de adaptación. Se compone de una serie de etapas estructuradas que permiten a una organización planificar, obtener y gestionar los bienes y servicios necesarios para alcanzar sus objetivos estratégicos.
Etapas clave de la gestión de adquisiciones:
- Planificación: identificación de necesidades, definición de requerimientos, presupuesto y selección del enfoque (licitaciones o compras directas).
- Solicitud y evaluación: elaboración de RFP/RFQ, análisis de propuestas según precio, experiencia y cumplimiento de requisitos.
- Selección y negociación: elección del proveedor, negociación de términos, condiciones y plazos del contrato.
- Formalización: firma del contrato con cláusulas claras sobre desempeño, cambios y posibles penalizaciones.
- Ejecución y supervisión: monitoreo del proveedor para garantizar calidad y cumplimiento de plazos.
- Cierre: evaluación final, confirmación de entregas y pago final, si aplica.
- Mejora continua: revisión integral del proceso para identificar aprendizajes y optimizar futuros proyectos.
Adicionalmente, diferentes instituciones reconocidas establecen pasos específicos dentro del proceso de adquisiciones, basados en estándares y buenas prácticas internacionales. Por ejemplo:
- PMI (Project Management Institute) establece un modelo de 4 pasos para la gestión de adquisiciones, detallado en su guía de buenas prácticas.
- CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) propone un enfoque más amplio con 13 pasos en el proceso de adquisiciones.
Estos marcos y guías de referencia no sólo estructuran el proceso, sino que también aportan autoridad y confianza a quienes implementan estas metodologías. Mencionar estándares reconocidos como estos refuerza la idea de que la gestión de adquisiciones debe apoyarse en prácticas bien fundamentadas, asegurando una mayor probabilidad de éxito en los proyectos.
A continuación, se describen en detalle las fases principales del proceso de gestión de compras:
1. Planificación de las adquisiciones
En esta fase se identifican las necesidades específicas de la organización y se evalúa si conviene adquirir bienes o contratar servicios. Implica definir claramente los requerimientos, establecer un presupuesto, determinar los plazos y desarrollar un plan estratégico que considere aspectos como el tipo de adquisición, los proveedores potenciales y los criterios de selección.
También se decide el enfoque del proceso, como licitaciones abiertas o compras directas, dependiendo de las regulaciones aplicables.
2. Solicitud y evaluación de propuestas
Una vez definido lo que se necesita, la organización elabora documentos de solicitud de propuestas (RFP) o solicitudes de cotización (RFQ) para compartirlos con proveedores potenciales.
En esta etapa se deben especificar los términos y condiciones, las expectativas de calidad, los plazos de entrega y cualquier otro criterio relevante. Posteriormente, se realiza una evaluación detallada de las ofertas recibidas, analizando factores como precio, capacidad técnica, experiencia previa y cumplimiento con los requisitos establecidos.
3. Selección de proveedores y negociación
Después de evaluar las propuestas, se selecciona al proveedor o contratista que mejor se ajuste a las necesidades de la organización. Una vez elegido, se inicia la negociación de los términos del contrato, incluyendo cláusulas de desempeño, penalizaciones por incumplimiento, condiciones de pago y plazos de entrega.
4. Formalización del contrato
En esta etapa se firma el contrato con el proveedor seleccionado. Es fundamental que sea detallado y contemple posibles escenarios como retrasos, cambios en los requerimientos o terminación anticipada.
5. Ejecución y supervisión
Durante la ejecución del contrato, la organización debe supervisar el desempeño del proveedor para asegurarse de que cumple con los términos establecidos. Esto incluye monitorear la calidad de los bienes o servicios entregados, verificar que los plazos se respetan y gestionar cualquier desviación que pueda surgir.
6. Cierre del contrato
Una vez que el proveedor haya cumplido con todas sus obligaciones, se procederá al cierre del contrato. Esto implica realizar una evaluación final del desempeño, confirmar la recepción satisfactoria de los bienes o servicios y efectuar el pago final, si corresponde.
7. Evaluación y mejora continua
El proceso no termina con el cierre del contrato. Es importante realizar una revisión integral del ciclo de adquisiciones para identificar áreas de mejora. Esto incluye analizar la eficiencia del proceso, el cumplimiento de los objetivos iniciales y las oportunidades de optimización en futuros proyectos.
Gestión y tipos de contratos
La gestión de contratos es un pilar esencial en las estrategias de adquisición, ya que asegura que los acuerdos establecidos con los proveedores se cumplan de manera efectiva. Esta gestión abarca desde la creación y negociación del contrato, pasando por su ejecución, hasta su cierre formal.
Un contrato bien gestionado no sólo minimiza riesgos, sino que también garantiza que los objetivos del proyecto se alcancen dentro de los plazos y presupuestos definidos. Esto implica monitorear el cumplimiento de los términos acordados, gestionar cambios en el alcance o los requisitos, y resolver conflictos que puedan surgir entre las partes involucradas.
Existen diferentes tipos de contratos, cada uno adaptado a necesidades y contextos específicos, como:
- Contratos de precio fijo: ideales para proyectos con requerimientos claros y costos definidos.
- Contratos por tiempo y materiales: útiles cuando el alcance del trabajo puede variar.
- Contratos de costo reembolsable: enfocados en proyectos complejos con incertidumbres significativas.
Elegir el tipo de contrato adecuado y gestionarlo eficazmente es clave para garantizar el éxito en las adquisiciones.
Control y cierre de adquisiciones
El control y cierre de adquisiciones son procesos críticos para asegurar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada. Implica monitorear el desempeño de los proveedores, verificar la calidad de los bienes o servicios entregados y gestionar cualquier desviación del plan original.
Tanto para monitorear el seguimiento de proveedores como para realizar una evaluación del proceso, por lo general, se utilizan los KPI (Key Performance Indicators), que son métricas utilizadas para medir el desempeño de los proveedores y el éxito de las adquisiciones en cuanto a tiempo de entrega, calidad y costos.
El proceso final es el cierre de una adquisición. Precisamente, las métricas permiten identificar al cierre del proceso las áreas de mejora, comparar los resultados reales del proyecto con los objetivos establecidos y garantizar que las futuras adquisiciones sean más eficientes y efectivas.
La gestión de adquisiciones en el sector público
A diferencia del sector privado, las adquisiciones en la gestión pública están sujetas a una serie de regulaciones y normas que buscan garantizar la transparencia, la igualdad de oportunidades, el mejor uso de los fondos públicos y la gestión efectiva en la contratación.
Uno de los pilares en este ámbito es el Plan Anual de Adquisiciones (PAA), por ejemplo en el caso de Colombia se encuentra descrito en por el Decreto 1082 de 2015, que permite a las entidades planificar de manera estratégica sus compras durante el año fiscal. Este documento prioriza las necesidades institucionales, optimiza el uso de recursos y asegura el cumplimiento de los principios de legalidad y eficiencia.
Puedes leer nuestro artículo exclusivo si deseas profundizar más sobre qué es el PAA y cómo implementarlo de manera efectiva.
Además, los procesos de contratación pública deben ser abiertos y participativos, dando cumplimiento a la política de transparencia y permitiendo la inclusión de múltiples proveedores interesados. Esto no solo fomenta la competencia, sino que también asegura el mejor retorno por cada peso invertido. Sin embargo, el precio no es el único factor a considerar; elementos como la calidad, los plazos de entrega y el cumplimiento normativo son igualmente cruciales para el éxito de las adquisiciones públicas.
Estrategias y mejores prácticas
Las estrategias de adquisición requieren de estrategias y mejores prácticas sólidas para garantizar la eficiencia, transparencia y el cumplimiento de los objetivos.
En principio, requiere de una planeación estratégica para alinear las adquisiciones con los objetivos estratégicos de la organización, ya que no solo se gestiona la contratación, sino también es imprescindible gestionar la demanda, para identificar y gestionar las necesidades reales de la organización antes de iniciar cualquier proceso de adquisición.
Gestión de riesgos en las adquisiciones
- Identificación y mitigación de riesgos: incluye gestionar aspectos como retrasos en las entregas, problemas de calidad o incumplimiento de contratos, con un enfoque en la relación con proveedores y riesgos del proyecto.
- Uso de herramientas tecnológicas: los Software de Gestión de Riesgos ayudan a identificar, gestionar y reducir impactos, alineándose con metodologías, procesos internos y normativas aplicables.
- Precisión y eficiencia: estas herramientas superan a las hojas de cálculo tradicionales, minimizando errores humanos y optimizando cálculos complejos para una mejor toma de decisiones.
- Mejora continua: implementar procesos que identifiquen oportunidades de mejora es clave para optimizar las adquisiciones y fortalecer la estrategia.
Integración con otras áreas
La gestión de compras debe estar integrada con otras áreas de la organización, como finanzas, operaciones y logística. Esta integración, desde un enfoque integral y colaborativo, es necesaria porque permite alinear las adquisiciones con los objetivos estratégicos de la organización, optimizar la cadena de suministro, mejorar la gestión del flujo de caja y aumentar la visibilidad de los costos.
Además, según el Project Management Institute (PMI), la función de adquisiciones no solo debe alinearse con las necesidades inmediatas de la organización, sino también con su estructura y objetivos a largo plazo.
Esta visión estratégica contribuye a garantizar que las estrategias de adquisición respalden de manera efectiva el rendimiento general de la organización y la adaptación a cambios en el entorno empresarial.
Recursos y herramientas para una gestión de adquisición eficiente
La gestión de adquisiciones se ha vuelto cada vez más compleja y estratégica. Para llevar a cabo este proceso de manera eficiente, es fundamental contar con las herramientas y recursos adecuados.
Software de gestión de adquisiciones
Existen diversas herramientas tecnológicas diseñadas específicamente para optimizar los procesos de adquisición. Entre estas se encuentra Coupa, reconocida como Líder en el primer informe de Gartner sobre el proceso de abastecimiento desde el origen hasta el pago (S2P). Esta plataforma ofrece una experiencia transformadora impulsada por IA, que incluye agilidad y resiliencia en cada paso del proceso de abastecimiento, adquisición y cadena de suministro. Sus capacidades abarcan desde un mejor cumplimiento y controles financieros más sólidos, hasta la optimización de riesgos, pagos, efectivo y liquidez.
Por otro lado, Ivalua también figura como una solución destacada en el Cuadrante Mágico de Gartner para suites S2P, publicado en el año 2024. Esta solución se enfoca en ofrecer herramientas integrales que abarcan desde la gestión de proveedores y contratos hasta el cumplimiento normativo, asegurando un control total en cada etapa del ciclo de adquisiciones.
Un tercer grupo de herramientas que pueden facilitar el proceso de adquisición es el que engloba a PMBOK 6 (Project Management Body of Knowledge), que si bien no es un software, el PMBOK es una guía de referencia estándar para la gestión de proyectos, que incluye mejores prácticas para la gestión de compras en proyectos.
Desde Pensemos ofrecemos una solución integral de Software de Plan Anual de Adquisiciones que optimiza la gestión, garantizando la eficiencia, transparencia y coordinación, desde la planificación hasta la ejecución, adaptándose en tiempo real a las necesidades cambiantes del contexto y la organización.
Documentación esencial y recursos
La documentación es fundamental para garantizar la transparencia, el cumplimiento y la trazabilidad de los procesos de adquisición. Algunos de los documentos esenciales son:
- Manual de procedimientos: un documento que detalle los pasos a seguir en cada etapa del proceso de adquisición.
- Plan de adquisiciones: un documento que describa la estrategia general de adquisiciones de la organización.
- Solicitudes de propuestas: documentos que se utilizan para solicitar propuestas a los proveedores.
- Contratos: los acuerdos legales que formalizan las relaciones entre el comprador y el proveedor.
- Registros de cambios: documentos que registran cualquier modificación al contrato original.
Certificaciones y formación en adquisiciones
Obtener una certificación en gestión de adquisiciones puede mejorar significativamente las habilidades y conocimientos de los profesionales en este campo.
En América Latina existen diversas instituciones y organizaciones que ofrecen programas de formación y certificación en gestión de adquisiciones.
Algunas de las certificaciones más reconocidas a nivel internacional son las siguientes:
Certified Professional in Supply Management (CPSM): Otorgada por el Institute for Supply Management (ISM).
Certified Supply Chain Professional (CSCP): Otorgada por la APICS/Association for Supply Chain Management (ASCM).
Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) Certification: Otorgada por el Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS).
Futuro de la gestión de adquisiciones
La tecnología marcará el ritmo en la evolución de la gestión de adquisiciones. Las soluciones basadas en blockchain, aunque aún en una etapa incipiente, prometen registrar cada paso del proceso de adquisición de manera inmutable, reduciendo el riesgo de fraude y garantizando la autenticidad de los proveedores.
Por otro lado, la presión por adoptar prácticas sostenibles y socialmente responsables está en aumento. Esto requerirá que las organizaciones reevalúen sus relaciones con los proveedores e integren criterios ambientales y sociales en sus procesos de adquisición.
Al igual que sucedió con los servicios y productos de consumo masivo pospandemia, los gobiernos y entidades del sector público también deberán adaptarse para mejorar la experiencia de sus servicios, responder rápidamente a los cambios del mercado y gestionar presupuestos más limitados con mayor eficiencia.
Impacto de la tecnología: IA y automatización
La Inteligencia Artificial (IA) y la automatización están revolucionando la gestión de adquisiciones. Más temprano que tarde, tareas repetitivas y manuales, como la generación de pedidos y la gestión de facturas, serán automatizadas casi por completo.
La IA, en particular, permitirá analizar grandes volúmenes de datos para identificar patrones, predecir tendencias y tomar decisiones más informadas. Además, tecnologías como la robótica podrían aplicarse en sectores específicos para automatizar tareas físicas, como inspecciones de productos y manejo de inventarios, agilizando aún más los procesos.
Normativas y sostenibilidad en adquisiciones
En América Latina, las adquisiciones públicas y privadas están cada vez más influenciadas por regulaciones que promueven la transparencia, la competencia justa y la sostenibilidad.
El futuro de la gestión de adquisiciones estará marcado por desafíos como la adaptación a normativas más estrictas, la gestión de riesgos más complejos y el desarrollo de habilidades en los profesionales del área. Sin embargo, también abrirá la puerta a oportunidades como la optimización de procesos, la reducción de costos y la implementación de cadenas de suministro más sostenibles.
Los gobiernos de la región ya están adoptando políticas que fomentan la compra de productos y servicios ambientalmente responsables. En este contexto, la sostenibilidad se convertirá en un factor clave en la toma de decisiones, consolidando alianzas con proveedores comprometidos con prácticas éticas y sostenibles.
