¿Qué es la NTC GP 1000 y para qué sirve en la Administración Pública?

Publicado por Gabriel Roncancio el 5/06/18 17:11

¿Qué es la NTC GP 1000 y para qué sirve en la Administración Pública?

No es un secreto que el Gobierno Nacional de Colombia ha establecido una serie de normativas obligatorias a las que se deben ajustar las entidades públicas y que tienen como propósito vigilar y controlar su gestión. Sin embargo, la certificación con una norma no debe ser la principal motivación para implementar un Sistema de Gestión de Calidad, el principal motivo por el que las entidades públicas deben implementarlo es porque este permite mejorar el desempeño y la capacidad para proporcionar productos y servicios que respondan a las necesidades de la ciudadanía. En Colombia, la norma específica que se desarrolló para aplicar sistemas de gestión de calidad en el sector público es la NTC GP 1000, que ahora hace parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG. Aquí en Pensemos queremos explicarle en qué consiste esta norma ¡Acompáñenos!

¿QUÉ ES LA NTC GP 1000?

La NTC GP 1000, por su siglas Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública, es la norma que especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad aplicable a todas las entidades públicas. El propósito fundamental de esta norma se centra en promover que las entidades mejoren la calidad y el desempeño de los servicios y productos ofrecidos a la ciudadanía. Es una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social.

En el sentido normativo, de acuerdo a los establecido en el artículo 6 de la Ley 872 de 2003, la NTC GP 1000 emplea como base las normas internacionales ISO 9000:2005 y la ISO 9001:2008 sobre la gestión de calidad, sin embargo, en términos generales, la norma también integra requisitos y conceptos adicionales a los del estándar ISO.

Es importante tener en cuenta que la NTC GP 1000 pasó a ser parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con el decreto 1499 de 2017, por ello a futuro se deben tener en cuenta los lineamientos que presenta el MIPG.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

La orientación de la NTC GP 1000 promueve la adaptación de un enfoque basado en procesos ¿En qué consiste un enfoque basado en procesos? En determinar y gestionar una serie de actividades relacionadas entre sí. La ventaja de adoptar este tipo de enfoque es que permite tener un control continuo sobre los procesos individuales de la entidad y el modo en que estos forman parte de la organización cómo un todo.  Este tipo de enfoque permite entender el funcionamiento de una entidad como un engranaje por lo que promueve la mejora continua.

La implementación de un enfoque basado en procesos dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad se centra en la importancia de los siguientes aspectos:

  • La comprensión y el cumplimiento de los requisitos
  • La necesidad de considerar los procesos en términos del valor que generan
  • La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso
  • La mejora continua de procesos con base en mediciones objetivas

Un Sistema de Gestión de Calidad basado en procesos se vería de la siguiente manera:

Sistema de gestión de calidad

 

BENEFICIOS DE LA NTC GP 1000

  • Contribuye notablemente al mejoramiento de la gestión en las entidades del estado.
  • Asegura que se proporcione un servicio o producto confiable y eficaz a la ciudadanía.
  • Constituye una herramienta de mejora en el desempeño de las entidades que la implementan.
  • Puede ser implementada de manera integrada con otros sistemas de gestión sin generar conflictos.

PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

La NTC GP 1000 establece que los principios del Sistema de Gestión de Calidad de las entidades públicas se enmarquen, integren, complementen y desarrollen dentro de los principios de la constitución colombiana:

  • Enfoque hacia el cliente: La razón de ser de las entidades públicas debe ser el cliente, la ciudadanía, es por este motivo que dentro de sus principios debe estar comprender cuáles son las necesidades de los clientes y esforzarse por cumplirlas.
  • Liderazgo: Una conciencia hacia la calidad implica que desde a alta dirección de las entidades, los esfuerzos estén direccionados al cumplimiento de objetivos. Para este fin es necesario mantener un ambiente interno positivo en el que los servidores públicos puedan llegar a involucrarse con las metas de la entidad.
  • Participación activa de los servidores públicos: Este se debe ver como un compromiso de los servidores públicos pues es a partir de su participación activa que se logran alcanzar los objetivos de la entidad.
  • Enfoque basado en procesos: Como mencionamos anteriormente, en las entidades existe una red de procesos en la que se debe trabajar para generar valor. Los objetivos se alcanzan cuando las actividades y recursos se gestionan como un proceso.
  • Mejora continua: La mejora continua del desempeño de la entidad debe ser un objetivo permanente para aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad. Por esta razón, se debe estar en búsqueda constante de implementar mejores maneras de entregar productos o prestar servicios.
  • Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: Es fundamental que la toma de todo tipo de decisiones de cualquier nivel en la entidad, se base en el análisis de datos e información y no simplemente en la intuición.
  • Coordinación, cooperación y articulación: Es fundamental el trabajo en equipo dentro de las entidades y entre las entidades públicas. Este principio se centra en el desarrollo de relaciones que beneficien a la ciudadanía y que permitan usar de manera racional los recursos.
  • Transparencia: El elemento más importante para la gestión de cualquier entidad que maneja recursos públicos es el de centrar su gestión en actuaciones y decisiones claras. Por este motivo, las entidades deben garantizar el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar el control social.

COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN

En la administración pública en Colombia existen tres herramientas que orientan la gestión pública de las entidades:

El Sistema de Desarrollo Administrativo: Que se centra en la planeación de la gestión estatal del orden nacional.

El Sistema de Control Interno: Que se orienta a la configuración de estructuras de control a la gestión.  

El Sistema de Gestión de Calidad: Que se enfoca en la definición de acciones para mejorar el desempeño de las entidades.

Estos tres sistemas existen con el objetivo de fortalecer el desempeño institucional y la gestión de las entidades en términos de recursos humanos, materiales y financieros. Por este motivo, a la hora de ejecutar la planeación estratégica de una entidad, es fundamental articular estas tres herramientas. Articularlas tiene que ver, no solo con tenerlas en cuenta, sino con detectar los elementos comunes y así evitar duplicidad de acciones y esfuerzos de más.

RELACIÓN CON EL MECI Y EL MIPG

LA CERTIFICACIÓN DE LA NTC GP 1000

Como mencionamos, la implementación de esta norma es de carácter obligatorio para todas las entidades públicas. Dicha certificación debía hacerse por medio de un organismo independiente que evaluara la conformidad del sistema de gestión implementado. A pesar de que la NTC GP 1000 pasó a ser parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, aquellas entidades que cuenten con certificaciones otorgadas de conformidad con la Norma Técnica de Calidad de la Gestión NTC GP 1000, seguirán teniéndolas vigentes hasta la fecha para la que fueron expedidas, lo que no generará ningún conflicto con las certificaciones existentes.

 

En Pensemos, contamos con la mejor experiencia para acompañarlo en la implementación y seguimiento de su Plan Estratégico Institucional. Si este artículo fue de ayuda, o si desea más información relacionada con la NTC GP 1000, no dude en contactarnos. También puede descargar nuestro e-book ¡Hasta una próxima oportunidad!

Cómo planear y ejecutar el Plan Estratégico Institucional

Etiquetas: Administración pública, Gestión de calidad