Cada vez más, las empresas gestionan, mediante Proyectos, sus fortalezas y debilidades y las oportunidades y amenazas identificadas en el entorno. Esto, al contrario de lo que algunos afirman, no es solo una moda. Actualmente, se presentan situaciones que en el entorno y beneficios tangibles que hacen que la Gestión de Proyectos sea cada día más útil para las organizaciones.
Antes de enunciar los beneficios que puede obtener una organización de la Gestión por Proyectos, debemos aclarar los conceptos de Proyecto, Gestión de Proyectos, Operaciones.
Un proyecto es el esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único y atender una situación de la organización. La gestión de Proyectos consiste en la aplicación de técnicas para que los objetivos definidos se alcancen de manera ordenada. Y, las operaciones son las actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio repetitivo.
Algunas de las situaciones actuales del entorno que han llevado a las empresas a gestionar por proyectos son:
Más competencia, menos estabilidad: Las crisis que se han presentado, en diferentes sectores e incluso en diferentes países, han hecho que las empresas deban explorar nuevos mercados y nuevos productos para seguir siendo rentables.
Los costos son independientes del nivel de uso de los servicios: En estructuras tradicionales, los costos indirectos pueden llegar al 80% del total de los costos.
Los beneficios que pueden obtener las empresas al gestionar por proyectos son, entre otros:
- Los proyectos traducen mejor la estrategia de las empresas: Los proyectos constituyen un sistema de creación de valor para las empresas. Los proyectos de innovación, les permitirán mantenerse a la vanguardia en relación a su competencia. Los proyectos de desarrollo, les permitirán crear nuevos productos y servicios para mantener o incluso ampliar su mercado. Los proyectos de mejora internos, les permitirán adaptarse a los cambios y reorganizarse.
- Los proyectos alargan el ciclo de vida de las organizaciones: Para prolongar la existencia de la organización hasta donde sea posible con calidad, se requiere una buena gestión empresarial. Esta gestión empresarial debe liderar procesos de aprendizaje para construir una visión estimulante, adaptarse y crecer continuamente. El resultado de esos procesos son proyectos que permiten aplicar ese conocimiento y hacer las cosas de manera diferente para obtener resultados diferentes. Las empresas logran cambiar, innovar y como resultado de esto sobrevivir.
- La gestión por proyectos permite reaccionar rápidamente a nuevas oportunidades del mercado: Los cambios en la demanda y el consumo de productos y servicios exigen a las empresas reducción de plazos de entrega de nuevos productos y servicios, mejor control de costos y gestión adecuada de riesgos. Estas exigencias son más fáciles de lograr mediante una metodología que permita a la empresa gestionar proyectos eficazmente.
En un estudio realizado por PMI sobre el estado de la profesión del Director de proyectos, se evidenció que aquellas empresas que fueron capaces de responder más rápidamente a los cambios y la dinámica de los mercados, fueron aquellas organizaciones que ejecutaban más satisfactoriamente sus proyectos. 69% de las empresas que responden más rápidamente a los cambios y la dinámica de los mercados son empresas que gestionan satisfactoriamente sus proyectos. - La gestión por proyectos permite estructuras de dirección y de trabajo más ligeras y horizontales: En la gestión por proyectos se capacita a los empleados para hacerse cargo, ayudar a tomar decisiones y sentirse responsables del éxito de la compañía, también se reduce el número de capas de gestión. Esta estructura horizontal permite una comunicación más rápida, eficiente y eficaz que en una estructura jerárquica. También permite que el personal pueda tomar decisiones inmediatamente y pueda servir mejor a sus clientes.
- Trabajar por proyectos reduce los plazos de entrega: Los proyectos se focalizan en la consecución de un determinado objetivo y esto permite que tienda a reducir los plazos de entrega. La gestión por proyectos cuenta con varias estrategias para reducir los plazos de los proyectos entre estas el fast tracking, el crashing, la modificación de tareas, la reducción del alcance y los ajustes a la gestión de riesgos, entre otras.
- La gestión por proyectos permite incrementar el retorno de la inversión para la organización: Los proyectos, al permitir reducir los plazos de entrega, permiten facturar el trabajo antes, reducir el tiempo de cobro y por tanto, incrementar el retorno de la inversión.
- Los proyectos permiten reducir costos fijos: Los proyectos, a diferencia de las operaciones, se pueden ejecutar con equipos temporales contratados específicamente para el trabajo a realizar en el proyecto. Esto permite convertir costos fijos en variables
Estos beneficios nos llevan a concluir que la inversión que requiere la implementación de la gestión por proyectos en la organización puede ser fácilmente recuperada, tanto en aspectos tangibles como intangibles.
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¡Hasta una próxima oportunidad!
