¿Qué es la planeación estratégica y para qué sirve?

Cualquier organización está en búsqueda de ser exitosa. Por este motivo, se hace fundamental trazar un camino claro que permita alcanzar las metas previstas. Sin embargo, trazar este camino no significa sólo establecer el punto al que se quiere llegar, que es la definición de estrategia, sino que implica también plantear cuáles serán los pasos para alcanzar esa meta. Es precisamente esto en lo que consiste la Planeación Estratégica de una organización. Aquí en Pensemos queremos contarle con exactitud qué es la Planeación Estratégica y para qué sirve. ¡Acompáñenos!

¿Qué es la planeación estratégica?

¿Qué es la planificación estratégica o planeación estratégica? Aquí se lo contamos. La Planeación Estratégica es una herramienta de gestión que permite establecer el quehacer y el camino que deben recorrer las organizaciones para alcanzar las metas previstas, teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su entorno. En este sentido, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones al interior de cualquier organización.

Así, la planificación estratégica es un proceso de formulación y establecimiento de objetivos y, especialmente, de los planes de acción que conducirán a lograr los objetivos.

¿Qué NO es la planeación estratégica?

• La Planeación Estratégica no es una herramienta de predicción o de pronóstico sobre las tendencias o eventos que sucederán en su organización. Si bien es cierto que para preparar la planeación estratégica, usualmente se tienen en cuenta pronósticos financieros, de producción, etc.
  
• La Planeación Estratégica no solo involucra decisiones futuras sino la toma de
  decisiones actuales y diarias que afectan el futuro.
• La Planeación Estratégica no elimina riesgos, solo los identifica y proporciona herramientas para una mejor toma de decisiones en cada caso.
  

1. La planeación estratégica no se centra únicamente en anticipar eventos inmediatos o resolver problemas actuales. Se enfoca en el desarrollo a largo plazo, orientando a la organización hacia su visión futura y metas sostenibles.

2. Uno de los errores frecuentes al definir la planeación estratégica es verla como una camisa de fuerza, que la organización debe mantener a pesar de que no se estén cumpliendo los objetivos. No se trata de un conjunto de pasos fijos que deben seguirse sin modificaciones. La planeación estratégica es un proceso dinámico y adaptable, permitiendo ajustes conforme cambian las circunstancias, las condiciones del mercado y las oportunidades emergentes.

3. Aunque los líderes senior tienen un rol crucial, la planeación estratégica efectiva involucra a múltiples niveles de la organización. Esto garantiza una comprensión compartida y un compromiso con la visión y objetivos estratégicos en toda la empresa.

4. La planeación estratégica no debe estar desconectada de las operaciones cotidianas. Debe integrarse en la cultura organizacional y en las actividades diarias, asegurando que todas las acciones y decisiones contribuyan al logro de los objetivos estratégicos. Sin embargo, recuerde que uno de los grandes enemigos de la ejecución de la estrategia es el trabajo diario, para ello puede enfocarse en lo crucialmente importante, como lo propone la metodología de ejecución 4DX.

5.  La planeación estratégica no es solo una respuesta a crisis o problemas. Es proactiva, diseñada para anticipar cambios y preparar a la organización para enfrentar futuros desafíos y aprovechar nuevas oportunidades.

6. La creación de un plan estratégico no se trata solo de producir informes extensos y detallados. Se trata de establecer una dirección clara y de comunicar de manera efectiva los objetivos y estrategias para que toda la organización pueda actuar en consonancia. El verbo esencial de la anterior frase es "actuar”, ya que la única manera de implementar una estrategia es lograr que las personas adopten nuevos comportamientos que conduzcan a la organización hacia su visión futura.

7. La planeación estratégica no es un evento que ocurre una vez y luego se olvida. Es un proceso continuo que requiere revisión y ajuste constante para mantenerse relevante y efectivo en un entorno empresarial en constante cambio.

Objetivos de la planeación estratégica

Es necesario no solo tener muy claro cuál es el concepto de planeación estratégica, sino también, saber cuáles son los objetivos de la planeación estratégica, para que, en efecto se cumpla con el propósito de esta. ¿Cuáles son esos objetivos? Estos son algunos para tener en cuenta:

Características de la planeación estratégica

Así como lo hemos mencionado anteriormente, la planeación estratégica, planeamiento estratégico o planificación estratégica en una organización es un proceso muy importante para lograr los objetivos clave.
Sin embargo, no podemos dejar de lado que para que la planeación estratégica de una organización sea exitosa  se deben tener en cuenta estos 3 puntos clave:

1. Principio rector
Establecer un principio rector le ayudará a fortalecer su estrategia y avanzar en ella, pues gracias a esto usted podrá tomar decisiones de manera efectiva y ahorrar mucho más tiempo. Recuerde que contar con un principio rector bien definido le permitirá tener una ventaja significativa en la dirección y gestión de su organización, ya que estos principios se destacan por ser la guía que dirige las decisiones, acciones y comportamientos de una organización.

2. Reconocer los problemas
El primer paso para el éxito es reconocer las falencias. ¿Alguna vez se ha preguntado qué pasaría si inicia su estrategia sin ver en qué está fallando? Recuerde que los problemas se deben investigar antes de iniciar una estrategia, pues estos se convertirán en el punto de partida para determinar y encaminar cada uno de sus objetivos, todo con el fin de resarcir errores y mejorar resultados.

3. Actuar y ejecutar
Se debe tener en cuenta que la planeación estratégica de una empresa debe tener objetivos y metas, sin embargo para obtener resultados no basta con solo definirlos, pues para que algo suceda y para que los cambios se vean reflejados es necesario tomar acción.
 

Si tomas una acción sin planificación previa, esto puede traer resultados negativos, especialmente si no se tiene en cuenta los objetivos establecidos desde un inicio.  Es por esto que, en la planeación estratégica es fundamental asegurarse de que cada acción que se tome esté alineada con los objetivos de la organización.
Ahora sí, hablemos un poco de las características de la planeación estratégica que garantizan  el éxito en una organización.

1. Factores internos y externos: analizar lo que pasa tanto dentro como fuera de la organización es fundamental para conocer cuáles son las necesidades en las diferentes áreas de la empresa, pues si hablamos a nivel interno puede que una de las necesidades que requiera su atención sea la cultura organizacional o el flujo de caja, o a nivel externo sea la competencia y la economía. Recuerde que tener un panorama de todo lo que sucede en la organización, le permitirá tomar decisiones estratégicas.

2. Metas con propósito: como decía Ned Frey, propietario de Foursight Seminars, Inc. “Los objetivos deben pensarse en función de propósito, enfoque y pasión”. Es por esto que, es crucial que su equipo tenga muy claro cuál es el propósito y el objetivo de su organización, sin dejar de lado que estos deben ser realistas y ambiciosos.

3. Sentido de urgencia: crear un sentido de urgencia le permitirá generar acciones inmediatas en el día a día. La urgencia enciende el fuego  e inspira el cambio; y esto adaptado a un plan estratégico es sinónimo de generar acciones de manera constante para lograr los objetivos.

4. Reconozca sus fortalezas empresariales: reconocer cuál es el valor añadido que ofrece su compañía es fundamental para la planeación estratégica, pues la estrategia consiste en entender las fortalezas de la organización, para poder avanzar.  

5. Cultura organizacional: priorizar la cultura organizacional de su compañía resulta de gran ayuda para la evolución de su Plan Estratégico, pues el entusiasmo de los empleados les permitirá comprender la razón de ser de los objetivos y definir los pasos que se pueden dar en el camino para alcanzarlos. 

6. El papel del líder: un buen liderazgo es la clave para alcanzar los objetivos, pues los líderes inteligentes son aquellos que saben cómo demostrar su propio compromiso, generando gran impacto en los objetivos de la organización, guiando y apoyando a los empleados. Su rol es clave para impulsar y guiar a los empleados a lo largo del camino.

7. Ejecutar objetivos estratégicos: una ejecución exitosa requiere la disciplina necesaria para lograr los objetivos. Sabemos que el cambio requiere implementación y aceptación del equipo, lo que quiere decir que si su equipo tiene un buen nivel de aceptación del cambio, ejecutar los objetivos estratégicos no será una tarea complicada. 

8. La transparencia es la clave: es de crucial importancia que los líderes  sean transparentes a la hora de implementar el plan estratégico, ya que deben tener muy presente las acciones y los pasos prioritarios al momento de implementar la  estrategia. Para mantener este compromiso los empleados deben recibir recompensas como una respuesta positiva a sus acciones diarias.

9. Monitorear, medir y retroalimentar: para nadie es un secreto que todo plan estratégico exitoso requiere ajustes a medida de su evolución. Es por esto que, un cuadro de indicadores de rendimiento es crucial para controlar el progreso del plan y encontrar oportunidades de mejora. 

10. Recompense los resultados exitosos: reconocer los esfuerzos y logros de su equipo sólo refuerza los resultados positivos en sus estrategias lo cual, contribuirá en gran medida a que su estrategia se convierta en un plan fundamental para su empresa. 

Etapas de la planeación estratégica

Para explicar el proceso de planeación estratégica es muy importante tener en cuenta las ideas del libro de Excecution Premium escrito por Robert Kaplan y David Norton. A continuación te mostraremos los pasos o las etapas que se deben tener en cuenta en la implementación de la planeación estratégica.

¿Por qué hacer planeación estratégica?

Porque la Planeación Estratégica proporciona un marco real para que, tanto los líderes, como los miembros de la organización, comprendan y evalúen la situación de la organización. Esto, ayuda a alinear al equipo con el fin de que empleen un lenguaje común basados en la misma información, lo que ayudará a que surjan alternativas provechosas y de valor para la organización.

El plan estratégico de una organización establece el quehacer de cada miembro, lo que garantiza que las acciones de cada uno estén direccionadas hacia el cumplimiento de las metas a futuro. (Conozca también los errores comunes en la Planeación Estratégica de una organización)

Beneficios de la planeación estratégica

• Permite que su organización actúe de forma proactiva y no reactiva porque se plantea las preguntas antes de la ejecución: ¿qué somos? ¿qué deberíamos ser? ¿en dónde estamos? ¿hacia dónde vamos?
• Da a todo el equipo un sentido de dirección pues le permite comprender a cada miembro cómo sus labores cotidianas afectan los indicadores y contribuyen o no al cumplimiento de los objetivos.

• Incrementa la rentabilidad y la cuota de mercado del negocio pues coordina el entorno interno de las organizaciones con el entorno externo, los recursos financieros con recursos no financieros y los planes a corto plazo con los planes a largo plazo.

• Aumenta la longevidad del negocio pues analiza constantemente las oportunidades de negocio y busca los mercados no disputados.

• Aumenta la satisfacción laboral al dar sentido y propósito a cada individuo al permitirle entender la importancia de su trabajo para el cumplimiento de la misión y la visión de la empresa.

• Establece una diferenciación y evita la convergencia competitiva porque no se rige por una visión estructuralista en la que las reglas del mercado están definidas y son inamovibles, se basa más bien en una visión reconstruccionista en la que las fronteras del mercado  pueden ser redefinidas a partir de las acciones y las creencias de quienes participan en ellas.

• Permite tomar mejores decisiones pues las basa en la información, en el análisis y en la interrelación de los datos, es decir, en insights valiosos que tienen el firme sustrato de la medición. 

• Incrementa la eficiencia operacional pues ayuda a priorizar aquellas operaciones que son cruciales para el cumplimiento de los objetivos y permite identificar aquellas que no son indispensables.  Así identifica y establece prioridades para la organización.

• Gracias a la planeación establece una estructura para coordinar y controlar las actividades evitando que se presenten arbitrariedades, además garantiza la aplicación eficiente de esta estructura y el control constante sobre las actividades.

• Reduce los efectos y cambios adversos por ser un modelo proactivo que considera los riesgos potenciales, la probabilidad y la gravedad de su materialización.

• Permite que todas las decisiones estén alineadas con los objetivos pues los hace visibles y los mantiene presentes en todo momento: desde la operación hasta la retroalimentación, el seguimiento y la reestructuración.
  

• Reduce el tiempo y los recursos que se invierten en la corrección de decisiones erróneas pues estas últimas se sustentan en la medición y los datos producto de la actividad diaria.

• Facilita la distribución del tiempo y los recursos según unas prioridades claramente establecidas con base en los objetivos estratégicos.

• Fomenta una mejor comunicación entre los miembros del equipo pues cada quien tiene claridad sobre cómo su trabajo afecta los indicadores y la retroalimentación se hace a partir de los datos, lo que evita subjetividades y facilita tomar acciones.

• Da una base para establecer las responsabilidades individuales porque permite entender cuáles son los puntos en los que es necesario tomar acción y qué acción debe tomarse y hace imprescindible la retroalimentación constante.
  

• Ofrece un método operativo para enfrentar problemas y oportunidades lo que impide que se pierdan las oportunidades y evita que los problemas se conviertan en bolas de nieve.

• Fomenta una buena actitud hacia el cambio pues crea una cultura que comprende que la organización es afectada por múltiples fuerzas que hacen del cambio la mejor opción.
• Proporciona un alto grado de disciplina en la dirección de la organización por demandar reuniones periódicas y seguimiento riguroso de cada iniciativa.
  

¿Quién realiza la planeación estratégica?

La mayoría de las empresas tienen un proceso de definición de la estrategia, sin embargo, de ocho compañías sólo siete logran la ejecución exitosa de esa estrategia. Por este motivo, es crucial contar con una Oficina de Gestión Estratégica que se encargue de salvar la brecha que existe entre el planteamiento de las metas y objetivos, y su consecución. 

La Oficina de Gestión Estratégica es un área que surge como una respuesta orgánica de las organizaciones ante la evidencia de que la planeación estratégica se quedaba exclusivamente en el papel y, cuando se ejecutaba, se daba de forma dispersa y aislada en cada área de la organización, lo cual generaba una desconexión entre la estrategia de la organización, sus procesos, sistemas y el personal. Esto significaba, necesariamente, que la información no se interconectaba entre ella y, en ocasiones, ni siquiera era recopilada por lo que, en términos prácticos, era imposible medir el cumplimiento de los objetivos. 

Es entonces cuando las organizaciones buscan englobar todas las actividades relacionadas con la estrategia en una sola unidad funcional. Esta unidad es la Oficina de Gestión Estratégica y tiene como primera función encontrar estrategias que permitan hacer llegar la estrategia a cada área y cada miembro de la organización como un componente crucial a considerar en sus labores cotidianas. Además, este proceso suele ir acompañado de la implementación de modelos de planeación estratégica como Balanced Scorecard u OKR y es responsabilidad de la oficina de planeación preparar un resumen de los mayores vacíos e inconvenientes que el modelo pone en evidencia y que requieren tomar acciones concretas, monitorearse, presentarlos al equipo y hacer seguimiento una vez se determinen las acciones a implementar. 

La planeación estratégica y su implementación está en manos de toda la organización pero, es importante contar con una unidad funcional que tenga como prioridad mantener la alineación de todas las áreas alrededor de la estrategia, y hacer seguimiento a su ejecución para garantizar el éxito. 

Recomendaciones para la planeación estratégica

A continuación le mostraremos 5 puntos importantes que debe tener en cuenta para mejorar su plan estratégico y así  lograr sus objetivos.

Tipos de planeación estratégica

¿Sabía usted que las organizaciones más exitosas son las que incluyen en su estrategia una herramienta de gestión para alcanzar sus metas deseadas? A continuación le mostraremos los 3 tipos de planeación estratégica que existen actualmente.

Planeación de personal:  desde el momento en que un organización empieza a operar debe implementarse una planeación de personal. Este tipo de planeación se inicia construyendo un organigrama de la empresa, pues al determinar el número de empleados necesarios, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento y capacitación. 

Vale la pena tener en cuenta que si se hace una planeación administrativa a corto plazo, se planearán los recursos humanos necesarios durante el primer año de operaciones, pero si es a largo plazo, la planeación se debe realizar con 5 años de margen.

Planeación de capital humano: una vez se han unido todos los empleados a la organización, el proceso de planeación debe continuar, pero antes de eso es importante plantearse algunas preguntas como ¿los empleados están realmente motivados? o ¿los empleados rinden en este departamento o les iría mejor en otro?

Resolver este tipo de preguntas parece una tarea difícil, pero gracias a las soluciones que ofrece Pensemos, eso ya no será más un problema, pues ahora, usted podrá generar cambios de alto impacto en su compañía,  tener una visión general de su organización y lograr sus objetivos.

Planeación de carrera:  la planeación de carrera se enfoca en el progreso de los empleados, es decir, en la creación de un programa que genere motivación para que los empleados puedan mejorar su rango dentro de la organización y puedan  adquirir nuevos conocimientos. Para este tipo de planes es crucial la formación bonificada y  es necesario identificar las necesidades de negocio, las competencias que se necesitan en cada puesto de trabajo, la elaboración de un organigrama y la aplicación del plan.

Modelos de planeación estratégica

A continuación queremos presentarle algunos de los modelos de Planeación Estratégica más populares:

Balanced Scorecard

El Cuadro de Mando Integral, o Balanced Scorecard en inglés, es una metodología de Planeación Estratégica creada por Norton y Kaplan que permite evaluar el funcionamiento de una organización a partir de cuatro perspectivas clave: La perspectiva financiera, la perspectiva del cliente, la perspectiva de procesos y la perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Además organiza la Planeación Estratégica en términos de indicadores, iniciativas y objetivos. 

Fuente: Translating Strategy into Action: Balanced Scorecard

Mapa Estratégico

Es una herramienta visual diseñada para comunicar el plan estratégico a toda la organización creada también por Norton y Kaplan. El Mapa Estratégico es muy importante para el Balanced Scorecard, sin embargo, no es exclusivo para esta metodología. A modo de resumen, este ofrece la posibilidad de comunicar la Planeación Estratégica desde lo gerencial hacia todo el equipo, por medio de un formato fácil de digerir y entender.

Fuente: "Mapas estratégicos" de Kaplan y Norton.

Análisis DOFA o análisis FODA

Fuente: Albert S Humphrey: Management consulting, Transformation of culture, SWOT analysis, Harvard University, SRI International, Investors in People

También conocido como el análisis SWOT por sus siglas en inglés (Strengths, weaknesses, opportunities, threats) es una herramienta creada por Albert S Humphrey que se basa en el análisis interno de las características de la organización (Debilidades y fortalezas) y de las características externas (oportunidades y amenazas). A partir de la evaluación de estas características, el análisis DOFA permite conocer la situación real en la que se encuentra una organización, sus fortalezas y debilidades,  para así ayuda a plantear la estrategia futura. 

Análisis PEST

Por sus siglas en ingles PEST (Política,  económica, sociocultural, tecnológica) pretende analizar el entorno industrial o empresarial de una organización a partir de estos cuatro factores, así, pretende determinar cómo ese entorno podría afectar a la organización. Usualmente el Análisis PEST se usa dentro de las características externas del Análisis DOFA.

Análisis PESTEL

Fuente:  Scanning the business enviroment 

El modelo PESTEL es una variación del modelo anterior: PEST. Es un instrumento que se utiliza para el análisis e identificación de las fuerzas que, a nivel macroeconómico, pueden influir sobre una empresa. Las dimensiones que se agregan al modelo PEST son la ecológica y la legislativa que completan la sigla PESTEL y consideran los aspectos legales de las regiones y los aspectos ambientales y climáticos que, hoy por hoy, se han consolidado como una prioridad para los gobiernos y los empresarios a lo largo y ancho del mundo.

Análisis de brechas (Gap Analysis)

Fuente: Gap Analysis: A Geographic Approach to Protection of Biological Diversity

Este modelo pretende comparar dónde está una organización actualmente y a dónde pretende llegar. Una vez existe esta comparación, se busca establecer cómo cerrar esta brecha. 

Blue Ocean Strategy

Fuente: "La estrategia del océano azul" de W. Chan Kim y Renée Mauborgne.

La estrategia Blue Ocean, propone que las organizaciones se desarrollen dentro de un mercado no disputado (mercado de océano azul), en lugar de un mercado desarrollado o saturado (mercado de océano rojo). Este tipo de estrategia pretende generar valor a partir de que una organización logre ubicarse en un océano azul. Para comprender esto mejor vamos con un ejemplo: El éxito del Cirque du Soleil se basó precisamente en este modelo estratégico; no intentó funcionar como un circo tradicional, es decir no se insertó en un mercado de océano rojo,  al contrario, creó su propio nicho, su propia demanda, e hizo algo que ningún otro circo había hecho antes, es decir, creó su océano azul.

Análisis Porter de las cinco fuerzas

Fuente: How Competitive Forces Shape Strategy

Es un modelo estratégico creado y presentado por Michael Porter que establece un marco para evaluar el nivel de competencia dentro de una industria y así poder desarrollar una estrategia de negocio. Para este análisis se articulan cinco fuerzas que determinan la intensidad de la competencia y la rivalidad en la industria. Las cinco fuerzas son:

• Poder de negociación de los compradores o clientes (F1)
• Poder de negociación de los proveedores o vendedores (F2)
• Amenaza de nuevos competidores entrantes (F3)
• Amenaza de productos sustitutos (F4)
• Rivalidad entre competidores (F5)

Si quieres conocerlas en detalle y entender su aplicación con ejemplos, te invitamos a leer 5 fuerzas de Porter qué son y cómo usarlas aquí.

Análisis de capacidades VRIO

Fuente: Strategic Management and Competitive Advantage: Concepts

Para elegir qué estrategia competitiva seguir es muy importante conocer las capacidades que tiene una organización. El análisis VRIO, creador por Jay B. Barney, ayuda a identificar con qué armas competir, cuáles es necesario desarrollar y cuáles son críticas. VRIO, por sus siglas en ingles (Value, Rarity, Imitability, Organization),  tiene la finalidad de proporcionar una ventaja competitiva en el mercado a las organizaciones. En el análisis VRIO se listan todos los recursos de una organización que son relevantes para competir en el mercado y se va puntuando hasta qué punto son de valor (V), raros (R), Inimitables (I) y anclados en la organización (O).

La Planeación Estratégica es muy importante dentro de la estructura de cualquier tipo de organización. Sin embargo, no solo es importante su formulación, su seguimiento, es igual de importante pues a partir de los resultados es que realmente se pueden establecer cambios y tomar decisiones.

Nuestra Suite Visión Empresarial es una herramienta útil que le permitirá hacer un seguimiento riguroso de su estrategia, lo que le ayudará a obtener mejores resultados. No dude en contactarnos si desea más información sobre la Planeación Estratégica o si desea conocer más sobre nuestro software de gestión estratégica.