¿Qué es la planeación estratégica y para qué sirve?

Cualquier organización está en búsqueda de ser exitosa. Por este motivo, se hace fundamental trazar un camino claro que permita alcanzar las metas previstas. Sin embargo, trazar este camino no significa sólo establecer el punto al que se quiere llegar, que es la definición de estrategia, sino que implica también plantear cuáles serán los pasos para alcanzar esa meta. Es precisamente esto en lo que consiste la Planeación Estratégica de una organización. Aquí en Pensemos queremos contarle con exactitud qué es la Planeación Estratégica y para qué sirve. ¡Acompáñenos!

¿Qué es la planeación estratégica?

La Planeación Estratégica  es una herramienta de gestión que permite establecer el quehacer y el camino que deben recorrer las organizaciones para alcanzar las metas previstas, teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su entorno. En este sentido, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones al interior de cualquier organización.

Así, la planificación estratégica es un proceso de formulación y establecimiento de objetivos y, especialmente, de los planes de acción que conducirán a lograr los objetivos.

La planeación estratégica no es:

• La Planeación Estratégica no es una herramienta de predicción o de pronóstico sobre las tendencias o eventos que sucederán en su organización. Si bien es cierto que para preparar la planeación estratégica, usualmente se tienen en cuenta pronósticos financieros, de producción, etc.
  
• La Planeación Estratégica no solo involucra decisiones futuras sino la toma de
  decisiones actuales y diarias que afectan el futuro.
• La Planeación Estratégica no elimina riesgos, solo los identifica y proporciona herramientas para una mejor toma de decisiones en cada caso.

Objetivos de la planeación estratégica

Es necesario, también, tener claro cuáles son los objetivos de la planeación estratégica, para que, en efecto se cumpla con el propósito de esta. ¿Cuáles son esos objetivos. Estos son algunos para tener en cuenta:

Definir dirección y propósito organizacional

La planeación estrtégica ayuda a las organizaciones en la definición de temas claves, como la misión, la visión y sus valores esenciales. Le da luces en el camino para definir estos asuntos.

Reconocer oportunidades y retos

Con la planeación estratégica es posible detectar, mediante el análisis del entorno, las oportunidadesy los desafíos, entendiendo y adaptándose a los cambios en el mercado y comprendiendo las tendencias.

Establecer metas

La fijación de metas claras es la guía para las acciones y el enfoque de la organización. Con planeación estratégica se establecen mejor los indicadores para medir el éxito y el avance hacia los logros.

Distribuir recursos y priorizar tareas

Para determinar las áreas prioritarias donde se realizará la inversión y se ejecutarán las acciones clave para obtener los resultados esperados.

Optimizar la toma de decisiones

Una estrategia definida y objetivos claros mejoran la calidad de las decisiones, reduciendo las probabilidades de acciones ineficaces o contradictorias.

Revisar y adaptar el rendimiento

La planificación estratégica incluye la evaluación continua y la adaptación basada en el desempeño, identificando oportunidades de mejora y ajustando estrategias para asegurar el éxito sostenido.

¿Por qué hacer planeación estratégica?

Porque la Planeación Estratégica proporciona un marco real para que, tanto los líderes, como los miembros de la organización, comprendan y evalúen la situación de la organización. Esto, ayuda a alinear al equipo con el fin de que empleen un lenguaje común basados en la misma información, lo que ayudará a que surjan alternativas provechosas y de valor para la organización.

El plan estratégico de una organización establece el quehacer de cada miembro, lo que garantiza que las acciones de cada uno estén direccionadas hacia el cumplimiento de las metas a futuro. (Conozca también los errores comunes en la Planeación Estratégica de una organización)

Beneficios de la planeación estratégica

• Permite que su organización actúe de forma proactiva y no reactiva porque se plantea las preguntas antes de la ejecución: ¿qué somos? ¿qué deberíamos ser? ¿en dónde estamos? ¿hacia dónde vamos?
• Da a todo el equipo un sentido de dirección pues le permite comprender a cada miembro cómo sus labores cotidianas afectan los indicadores y contribuyen o no al cumplimiento de los objetivos.

• Incrementa la rentabilidad y la cuota de mercado del negocio pues coordina el entorno interno de las organizaciones con el entorno externo, los recursos financieros con recursos no financieros y los planes a corto plazo con los planes a largo plazo.

• Aumenta la longevidad del negocio pues analiza constantemente las oportunidades de negocio y busca los mercados no disputados.

• Aumenta la satisfacción laboral al dar sentido y propósito a cada individuo al permitirle entender la importancia de su trabajo para el cumplimiento de la misión y la visión de la empresa.

• Establece una diferenciación y evita la convergencia competitiva porque no se rige por una visión estructuralista en la que las reglas del mercado están definidas y son inamovibles, se basa más bien en una visión reconstruccionista en la que las fronteras del mercado  pueden ser redefinidas a partir de las acciones y las creencias de quienes participan en ellas.

• Permite tomar mejores decisiones pues las basa en la información, en el análisis y en la interrelación de los datos, es decir, en insights valiosos que tienen el firme sustrato de la medición. 

• Incrementa la eficiencia operacional pues ayuda a priorizar aquellas operaciones que son cruciales para el cumplimiento de los objetivos y permite identificar aquellas que no son indispensables.  Así identifica y establece prioridades para la organización.

• Gracias a la planeación establece una estructura para coordinar y controlar las actividades evitando que se presenten arbitrariedades, además garantiza la aplicación eficiente de esta estructura y el control constante sobre las actividades.

• Reduce los efectos y cambios adversos por ser un modelo proactivo que considera los riesgos potenciales, la probabilidad y la gravedad de su materialización.

• Permite que todas las decisiones estén alineadas con los objetivos pues los hace visibles y los mantiene presentes en todo momento: desde la operación hasta la retroalimentación, el seguimiento y la reestructuración.

• Reduce el tiempo y los recursos que se invierten en la corrección de decisiones erróneas pues estas últimas se sustentan en la medición y los datos producto de la actividad diaria.

• Facilita la distribución del tiempo y los recursos según unas prioridades claramente establecidas con base en los objetivos estratégicos.

• Fomenta una mejor comunicación entre los miembros del equipo pues cada quien tiene claridad sobre cómo su trabajo afecta los indicadores y la retroalimentación se hace a partir de los datos, lo que evita subjetividades y facilita tomar acciones.

• Da una base para establecer las responsabilidades individuales porque permite entender cuáles son los puntos en los que es necesario tomar acción y qué acción debe tomarse y hace imprescindible la retroalimentación constante.
  

• Ofrece un método operativo para enfrentar problemas y oportunidades lo que impide que se pierdan las oportunidades y evita que los problemas se conviertan en bolas de nieve.

• Fomenta una buena actitud hacia el cambio pues crea una cultura que comprende que la organización es afectada por múltiples fuerzas que hacen del cambio la mejor opción.

• Proporciona un alto grado de disciplina en la dirección de la organización por demandar reuniones periódicas y seguimiento riguroso de cada iniciativa.
  

Etapas de la planeación estratégica

Todos los detalles de cada etapa de la planeación estratégica puedes encontrarlos en nuestra entrada ¿Cuáles son las etapas del proceso de Planeación Estratégica? Ejemplos. Sin embargo, vamos a darte un vistazo panorámico de cada una para que entiendas su relevancia y puedas implementarlas en tu proceso.

1. Crear la estrategia 

A partir de la misión, la visión  y los valores que orientan y rigen su organización debe definir cuáles son los puntos claves a abordar en la estrategia, los principales retos tanto al interior como en el contexto de la organización, así como los nichos de mercado en los que se quiere competir y los diferenciales de la organización. Para este punto son cruciales los modelos de planeación estratégica.

2. Planear la estrategia

En esta etapa deben definirse objetivos estratégicos, indicadores de gestión, iniciativas estratégicas y presupuesto. Es decir, todos los elementos que le permitirán poner en marcha la estrategia y que le permitirán garantizar y medir la ejecución.

3. Alineación estratégica

Para que la ejecución de la estrategia sea exitosa es crucial que cada persona entienda cómo sus labores cotidianas contribuyen al cumplimiento de los objetivos, afectan los indicadores y, así mismo, qué iniciativas estratégicas dependen de ellos. De esta manera, también deberá alinear y motivar a sus empleados.

4. Planear la operación

En esta etapa deben plantearse las mejoras de procesos críticas para el éxito de la estrategia, así como establecer los vínculos entre la planeación, los planes y presupuestos operativos, con una proyección detallada de las ventas, un plan de capacidad de recursos, y una idea presupuestal de gastos operativos y de capital.

 5. Controlar y aprender de la operación

Examinar en detalle el desempeño de cada uno de los departamentos y las funciones que deben poner en marcha para resolver problemas nuevos o inconvenientes existentes.

6. Probar y adaptar la estrategia

Lo que no se mide no es sensible de mejorar, es cierto. Pero, si las mediciones no se analizan tampoco resultan ser de mucha utilidad. Hacer un seguimiento y una evaluación de la ejecución es crucial para llegar, eventualmente, a una planeación estratégica que realmente le permita cumplir sus objetivos.

¿Quién realiza la planeación estratégica?

La mayoría de las empresas tienen un proceso de definición de la estrategia, sin embargo, de ocho compañías sólo siete logran la ejecución exitosa de esa estrategia. Por este motivo, es crucial contar con una Oficina de Gestión Estratégica que se encargue de salvar la brecha que existe entre el planteamiento de las metas y objetivos, y su consecución. 

La Oficina de Gestión Estratégica es un área que surge como una respuesta orgánica de las organizaciones ante la evidencia de que la planeación estratégica se quedaba exclusivamente en el papel y, cuando se ejecutaba, se daba de forma dispersa y aislada en cada área de la organización, lo cual generaba una desconexión entre la estrategia de la organización, sus procesos, sistemas y el personal. Esto significaba, necesariamente, que la información no se interconectaba entre ella y, en ocasiones, ni siquiera era recopilada por lo que, en términos prácticos, era imposible medir el cumplimiento de los objetivos. 

Es entonces cuando las organizaciones buscan englobar todas las actividades relacionadas con la estrategia en una sola unidad funcional. Esta unidad es la Oficina de Gestión Estratégica y tiene como primera función encontrar estrategias que permitan hacer llegar la estrategia a cada área y cada miembro de la organización como un componente crucial a considerar en sus labores cotidianas. Además, este proceso suele ir acompañado de la implementación de modelos de planeación estratégica como Balanced Scorecard u OKR y es responsabilidad de la oficina de planeación preparar un resumen de los mayores vacíos e inconvenientes que el modelo pone en evidencia y que requieren tomar acciones concretas, monitorearse, presentarlos al equipo y hacer seguimiento una vez se determinen las acciones a implementar. 

La planeación estratégica y su implementación está en manos de toda la organización pero, es importante contar con una unidad funcional que tenga como prioridad mantener la alineación de todas las áreas alrededor de la estrategia, y hacer seguimiento a su ejecución para garantizar el éxito. 

Recomendaciones para la planeación estratégica

La planeación estratégica requiere preparación, visión y adaptabilidad.

Es fundamental tener una comprensión clara y compartida de la misión, visión y los valores de la organización. Ahí está la brújula que guíará cada decisión y paso que se da. Haga un mapa de su terreno: analice de fondo el entorno. Establezca metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y temporales que actúen como hitos en su camino. 

No pierda la flexibilidad. El camino está lleno de giros inesperados. Sea ágil, dispuesto a adaptar sus estrategias según las condiciones cambiantes.

Fomente una cultura de comunicación abierta y de colaboración. Involucre a su equipo en cada paso del camino, haciéndolos copartícipes del viaje. 

Modelos de planeación estratégica

A continuación queremos presentarle algunos de los modelos de Planeación Estratégica más populares:

Balanced Scorecard

El Cuadro de Mando Integral, o Balanced Scorecard en inglés, es una metodología de Planeación Estratégica creada por Norton y Kaplan que permite evaluar el funcionamiento de una organización a partir de cuatro perspectivas clave: La perspectiva financiera, la perspectiva del cliente, la perspectiva de procesos y la perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Además organiza la Planeación Estratégica en términos de indicadores, iniciativas y objetivos. 

Fuente: Translating Strategy into Action: Balanced Scorecard

Mapa Estratégico

Es una herramienta visual diseñada para comunicar el plan estratégico a toda la organización creada también por Norton y Kaplan. El Mapa Estratégico es muy importante para el Balanced Scorecard, sin embargo, no es exclusivo para esta metodología. A modo de resumen, este ofrece la posibilidad de comunicar la Planeación Estratégica desde lo gerencial hacia todo el equipo, por medio de un formato fácil de digerir y entender.

Fuente: "Mapas estratégicos" de Kaplan y Norton.

Análisis DOFA o análisis FODA

Fuente: Albert S Humphrey: Management consulting, Transformation of culture, SWOT analysis, Harvard University, SRI International, Investors in People

También conocido como el análisis SWOT por sus siglas en inglés (Strengths, weaknesses, opportunities, threats) es una herramienta creada por Albert S Humphrey que se basa en el análisis interno de las características de la organización (Debilidades y fortalezas) y de las características externas (oportunidades y amenazas). A partir de la evaluación de estas características, el análisis DOFA permite conocer la situación real en la que se encuentra una organización, sus fortalezas y debilidades,  para así ayuda a plantear la estrategia futura. 

Análisis PEST

Por sus siglas en ingles PEST (Política,  económica, sociocultural, tecnológica) pretende analizar el entorno industrial o empresarial de una organización a partir de estos cuatro factores, así, pretende determinar cómo ese entorno podría afectar a la organización. Usualmente el Análisis PEST se usa dentro de las características externas del Análisis DOFA.

Análisis PESTEL

Fuente:  Scanning the business enviroment 

El modelo PESTEL es una variación del modelo anterior: PEST. Es un instrumento que se utiliza para el análisis e identificación de las fuerzas que, a nivel macroeconómico, pueden influir sobre una empresa. Las dimensiones que se agregan al modelo PEST son la ecológica y la legislativa que completan la sigla PESTEL y consideran los aspectos legales de las regiones y los aspectos ambientales y climáticos que, hoy por hoy, se han consolidado como una prioridad para los gobiernos y los empresarios a lo largo y ancho del mundo.

Análisis de brechas (Gap Analysis)

Fuente: Gap Analysis: A Geographic Approach to Protection of Biological Diversity

Este modelo pretende comparar dónde está una organización actualmente y a dónde pretende llegar. Una vez existe esta comparación, se busca establecer cómo cerrar esta brecha. 

Blue Ocean Strategy

Fuente: "La estrategia del océano azul" de W. Chan Kim y Renée Mauborgne.

La estrategia Blue Ocean, propone que las organizaciones se desarrollen dentro de un mercado no disputado (mercado de océano azul), en lugar de un mercado desarrollado o saturado (mercado de océano rojo). Este tipo de estrategia pretende generar valor a partir de que una organización logre ubicarse en un océano azul. Para comprender esto mejor vamos con un ejemplo: El éxito del Cirque du Soleil se basó precisamente en este modelo estratégico; no intentó funcionar como un circo tradicional, es decir no se insertó en un mercado de océano rojo,  al contrario, creó su propio nicho, su propia demanda, e hizo algo que ningún otro circo había hecho antes, es decir, creó su océano azul.

Análisis Porter de las cinco fuerzas

Fuente: How Competitive Forces Shape Strategy

Es un modelo estratégico creado y presentado por Michael Porter que establece un marco para evaluar el nivel de competencia dentro de una industria y así poder desarrollar una estrategia de negocio. Para este análisis se articulan cinco fuerzas que determinan la intensidad de la competencia y la rivalidad en la industria. Las cinco fuerzas son:

• Poder de negociación de los compradores o clientes (F1)
• Poder de negociación de los proveedores o vendedores (F2)
• Amenaza de nuevos competidores entrantes (F3)
• Amenaza de productos sustitutos (F4)
• Rivalidad entre competidores (F5)

Si quieres conocerlas en detalle y entender su aplicación con ejemplos, te invitamos a leer 5 fuerzas de Porter qué son y cómo usarlas aquí.

Análisis de capacidades VRIO

Fuente: Strategic Management and Competitive Advantage: Concepts

Para elegir qué estrategia competitiva seguir es muy importante conocer las capacidades que tiene una organización. El análisis VRIO, creador por Jay B. Barney, ayuda a identificar con qué armas competir, cuáles es necesario desarrollar y cuáles son críticas. VRIO, por sus siglas en ingles (Value, Rarity, Imitability, Organization),  tiene la finalidad de proporcionar una ventaja competitiva en el mercado a las organizaciones. En el análisis VRIO se listan todos los recursos de una organización que son relevantes para competir en el mercado y se va puntuando hasta qué punto son de valor (V), raros (R), Inimitables (I) y anclados en la organización (O).

La Planeación Estratégica es muy importante dentro de la estructura de cualquier tipo de organización. Sin embargo, no solo es importante su formulación, su seguimiento, es igual de importante pues a partir de los resultados es que realmente se pueden establecer cambios y tomar decisiones.

Nuestra Suite Visión Empresarial es una herramienta útil que le permitirá hacer un seguimiento riguroso de su estrategia, lo que le ayudará a obtener mejores resultados. No dude en contactarnos si desea más información sobre la Planeación Estratégica o si desea conocer más sobre nuestro software de gestión estratégica.