Uno de los mayores retos para hacer realidad su planeación estratégica es lograr que todos la entiendan. A pesar de que casi el 90 % de los gerentes coinciden en que la estrategia se comunica con la suficiente frecuencia, la realidad está en que, lo importante no es cuánto se comunica, sino la comprensión que se logra en lo que se comunica.
Si usted es un jefe/asesor de planeación o gerente general y ha experimentado la dificultad de que los colaboradores o funcionarios entiendan lo que les corresponde hacer para lograr el éxito organizacional, hoy le queremos compartir qué es un mapa estratégico en el Balanced Scorecard y cómo lo puede usar para comunicar su plan estratégico eficientemente. ¡Esperamos le resulte interesante!
¿Qué es un mapa estratégico en el Balanced Scorecard?
Un mapa estratégico es una completa representación visual de la estrategia de una organización pública, privada o sin ánimo de lucro, que describe el proceso de creación de valor mediante una serie de relaciones de causa y efecto entre los objetivos de las perspectivas del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral. En una organización privada estas perspectivas suelen llamarse: perspectiva financiera, perspectiva del cliente, perspectiva de los procesos, y por último, perspectiva de aprendizaje y crecimiento. En entidades públicas o sin ánimo de lucro suelen ser: perspectiva social, perspectiva del ciudadano, perspectiva de los procesos internos y por último, perspectiva de aprendizaje y crecimiento.
Si está utilizando un software Balanced Scorecard, el mapa estratégico también mostrará el desempeño de su organización en tiempo real. Cada objetivo muestra automáticamente un semáforo en rojo, amarillo o verde de acuerdo al resultado de los indicadores y a las metas que establezca para ellos.
¿Por qué un Mapa?
El concepto de mapa proviene del término latino mappa, que significa “dibujo o esquema”. Un mapa proporciona una representación visual clara y concisa. Permite ver rápidamente los elementos clave, las relaciones y las interacciones entre diferentes componentes. Esto facilita la comprensión general y evita confusiones o malentendidos.
Al representar visualmente la estrategia a través de un mapa estratégico, cada empleado o funcionario, no sólo podrá conocer la estrategia organizacional, sino que también, podrá mejorar su entendimiento y ubicar cuál es su aporte dentro de ella.
¿Para qué sirve un Mapa estratégico?
Estos son algunos de los beneficios de tener un mapa estratégico dentro de su compañía:
- Al crear un mapa estratégico con sus objetivos estratégicos, en donde se incluyan y se relacionen las perspectivas que mencionamos anteriormente, usted tiene la posibilidad de involucrar a personas de todos los niveles jerárquicos dentro de toda la estrategia, a la vez que les da mayor claridad y compromiso con toda la ejecución.
- Podrá usarlo como una herramienta de comunicación poderosa para que los funcionarios o empleados conozcan la estrategia y puedan traducirla en acciones concretas que aporten al éxito de la organización.
- Un mapa estratégico puede darle una estructura clara para todas las reuniones de análisis estratégico; los líderes podrán identificar rápidamente cuáles aspectos de la estrategia están siendo desarrollados con éxito y cuáles deben ser optimizados.
- Gracias a las relaciones concretas de causa y efecto, con un mapa estratégico podrá comprobar la validez de las hipótesis en las que está basando toda su planeación estratégica.
¿Cómo se elabora un Mapa Estratégico en el Balanced Scorecard?
A continuación, se presenta el paso a paso de elaboración de un Mapa Estratégico, cada paso se muestra gráficamente y así, facilitar su comprensión.
Ejemplo de Mapa Estratégico en el Balanced Scorecard para empresas privadas
A continuación, se puede observar un ejemplo completo con las 4 perspectivas del Balanced Scorecard. Así mismo, al final de este artículo encontrará una descripción detallada sobre cada una de estas.
Ejemplo de un Mapa Estratégico en el Balanced Scorecard para empresas públicas
En la siguiente imagen podemos observar un ejemplo completo de un Mapa Estratégico de una entidad pública, en donde se han establecido 5 perspectivas. Dichas perspectivas serán explicadas al final del artículo.
Paso 1: adicionar los objetivos estratégicos y las perspectivas
La idea principal de un mapa estratégico es que cada objetivo estratégico en su cuadro de mando integral está representado por una forma, ovalada. Generalmente se definen alrededor de 20 objetivos en total. Hacer seguimiento a demasiados objetivos diluirá el mensaje que entrega a sus colaboradores, haciendo que su estrategia sea difícil de comunicar.
Estos óvalos - objetivos se agrupan en perspectivas como: Perspectiva Financiera o Perspectiva de Aprendizaje y crecimiento. Cada organización es diferente, pero la mayoría de los mapas estratégicos tienen cuatro perspectivas, y con frecuencia son similares a las que se muestran abajo. Para obtener más información sobre cómo elegir sus perspectivas y objetivos, consulte nuestro artículo: ¿Qué son los objetivos estratégicos y cómo crearlos?.
Paso 2: adicionar las relaciones Causa - Efecto
La mayoría de mapas estratégicos incluyen flechas entre los objetivos para mostrar su relación de causa y efecto. Al seguir los caminos de las flechas, se puede observar cómo los objetivos en las perspectivas de la parte inferior impulsan el éxito de los que se encuentran en la parte superior.
Estas relaciones causales son fundamentales en el cuadro de mando integral. Por ejemplo, si capacita a sus empleados y crea una cultura en que se comparte la información (Aprendizaje y Crecimiento), hará que su empresa funcione sin problemas (Procesos internos).
Un negocio en mejor funcionamiento cuida mejor a sus clientes (Cliente) y los clientes felices compran más de lo que usted está vendiendo (Financiero). Los mapas estratégicos muestran cómo los activos intangibles abstractos, como la cultura de la empresa y el conocimiento de los empleados o funcionarios, se convierten en resultados concretos y tangibles.
La gran mayoría de las palancas que los líderes pueden accionar en una organización no contribuyen directamente al resultado final. Sabemos que es importante tener empleados o funcionarios felices y una infraestructura tecnológica actualizada, pero es difícil ver cómo esos objetivos se incorporan a los objetivos finales de la entidad. Su mapa estratégico muestra estas relaciones y alienta el pensamiento estratégico que va mucho más allá de sus estados financieros o del cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones cuando se trata de entidades públicas.
Paso 3: temas o líneas estratégicas
Los temas o líneas estratégicas representan los enfoques estratégicos generales de su organización. Los temas agrupan verticalmente los objetivos relacionados en todo el mapa estratégico. Si desea conocer más sobre las líneas estratégicas, puede consultar nuestra guía: ¿Qué son temas o líneas estratégicas? su uso en el mapa estratégico.
A diferencia de las perspectivas, los temas son muy específicos para su organización. Por ejemplo, los temas pueden definirse como:
- Excelencia operacional
- Cultura de seguridad
- Sostenibilidad
- Innovación y liderazgo tecnológico
Algunas organizaciones encuentran útil mostrar los temas en su mapa estratégico. Otras piensan que los temas agregan una complejidad innecesaria. En última instancia, depende de usted decidir si los temas son adecuados para su mapa estratégico.
Paso 4: mostrar y hacer seguimiento al desempeño
El software Balanced Scorecard le permite construir su mapa estratégico directamente desde una interfaz gráfica. La automatización del cuadro de mando integral tiene muchas ventajas, sin embargo la capacidad de ver su mapa estratégico con semáforos acordes al desempeño real puede ser la más grande.
De esta manera su mapa estratégico estático se convierte en un cuadro de mando vivo. Puede analizar en línea el desempeño de la organización y puede hacer clic en cualquiera de los objetivos estratégicos para obtener más información.
Paso 5: Variaciones del Mapa Estratégico
Cada organización es diferente, y no hay una manera única de hacer un Mapa Estratégico. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones ponen la perspectiva financiera en la cima porque su objetivo final es generar utilidades. En el sector público y sin fines de lucro, sin embargo, se tienen diferentes motivaciones, sus finanzas son sólo un medio para un fin, razón por la cual, la perspectiva social o del ciudadano, es la que se define en la cima de su mapa estratégico.
El objetivo final de una organización sin fines de lucro es proporcionar los mejores servicios que pueda. Para estas organizaciones, es común cambiar de orden la perspectiva financiera para que la perspectiva social esté en la cima. Si desea aplicar el Balanced Scorecard en el Sector Público y Sin Fines de Lucro puede encontrar más detalles en el artículo: Aplicando el Balanced Scorecard al Sector Público y Sin Fines de Lucro.
Del mismo modo, algunos objetivos pueden no encajar perfectamente en una sola perspectiva y puede tener más sentido ubicarlos entre dos perspectivas. Incluso puede haber objetivos estratégicos que no afecten a otros objetivos, por lo que no tienen flechas.
Lo que es importante recordar es que su mapa estratégico debe reflejar su estrategia organizacional real. Es completamente viable desviarse del diseño tradicional para adaptarse a sus objetivos particulares.
El Mapa Estratégico y las perspectivas del Balanced Scorecard
Repasemos una a una las principales perspectivas para entender su relación con el mapa estratégico.
La perspectiva social o del ciudadano
Las organizaciones deben ser medidas frente a sus grupos de interés. Para el caso de entidades públicas, son los ciudadanos. Esta perspectiva nos va ayudar a saber cómo la organización cumple sus responsabilidades frente a sus grupos de referencia. Es por esto que, vale la pena incluir dentro de sus objetivos, algunos relacionados con los siguientes aspectos:
- Compromiso con el entorno
- Brecha salarial por género
- Índice de transparencia
- Diversidad e Inclusión
- Contribución a la calidad de vida de la comunidad y la de sus colaboradores
La perspectiva financiera
En principio, esta perspectiva le brinda una descripción tangible de la estrategia utilizando una serie de indicadores que son bastante conocidos: retorno de la inversión, el valor agregado económico, las ganancias operativas, la inversión, el margen de utilidad neta, entre muchos otros. Estos indicadores le darán un panorama amplio del presupuesto que ha invertido dentro de su empresa, del nivel de ganancias que ha podido recuperar con el trabajo que ha realizado y del costo que implican para su organización todas las actividades que lleva a cabo.
La perspectiva del cliente
En muchas ocasiones, esta perspectiva se deja de lado y no se le da la relevancia ni el nivel de detalle necesario. Con este tipo de perspectiva usted podrá conocer una serie de indicadores que le darán una imagen de la experiencia del cliente con su organización. Elementos como la satisfacción, la retención y el crecimiento de los clientes, podrán guiarlo para conocer el verdadero valor que caracteriza a sus servicios y la imagen que tienen sus clientes de todo su trabajo.
La perspectiva de los procesos
Al observar su organización desde la perspectiva de los procesos usted podrá identificar claramente los procesos que poseen una importancia fundamental dentro de toda su organización. Aspectos como el manejo de la nómina, los estados financieros trimestrales, el mantenimiento de los equipos o instalaciones, inventariar nuevos productos, etc. De esta manera, los distintos niveles de su organización podrán enfocarse en optimizar la calidad de cada uno de estos procesos para garantizar la efectividad del trabajo.
La perspectiva de capital humano, aprendizaje y/o crecimiento
Gracias a la perspectiva de aprendizaje y conocimiento usted podrá identificar los puestos de trabajo (capital humano), los sistemas (capital de información), y el clima (capital organizacional) que le permiten sustentar todos los procesos creadores de valor dentro de su organización.
Caso práctico: Mapa Estratégico de un Banco
En Pensemos tenemos experiencia diseñando y automatizando Mapas Estratégicos, razón por la cual me gustaría compartir con usted, querido lector, nuestro resultado final en una consultoría realizada a una entidad Bancaria, el cual, como empresa privada, mantiene la perspectiva financiera en la cima de su mapa, pasando por la perspectiva del cliente, procesos internos y aprendizaje y crecimiento.
Hicimos varios talleres con los directivos del Banco, cocreamos en conjunto la nueva estrategia y qué mejor que plasmarla en un mapa estratégico para así mejorar su comprensión y divulgación a todos los niveles de la organización.
El resultado final es el siguiente:
Recuerda que la construcción del Mapa Estratégico se hace de arriba abajo, esto es iniciando con la perspectiva financiera y terminando con la de aprendizaje y crecimiento. Sin embargo, su lectura es de abajo arriba, esto es, si cumplimos los objetivos de la perspectiva de aprendizaje y crecimiento, vamos a lograr mejorar los procesos, si mejoramos los procesos vamos a mejorar la relación con nuestros clientes, y si mejoramos la relación con nuestros clientes vamos a obtener los resultados financieros deseados.
¿Quién debe hacerse cargo del Mapa Estratégico?
El modelo debe involucrar todos los niveles de la organización. En este sentido, la medición de gestión es responsabilidad de toda la organización.
Lo más recomendable es que una sola persona se haga cargo de organizar y administrar el mapa estratégico. Así, dicha persona podrá garantizar la continua alimentación del mapa y del Balanced Scorecard, la organización mensual de los informes y la preparación de la agenda para todas las reuniones de gestión. Este cargo es conocido normalmente como Chief of Staff.
Sin embargo, debe existir en la organización una unidad responsable y que soporte en análisis de evaluación de los resultados. Este equipo, conocido usualmente como Oficina de Gestión Estratégica u Oficina Asesora de Planeación, se encarga de reportar directamente al CEO o Director General de la entidad y administra todo el proceso de revisión periódica, implementación y mejoramiento continuo de toda la estrategia.
Cada unidad debe velar por su propio desempeño. Esta no puede ser tarea de la oficina de planeación y este es un punto clave para buscar la automatización a través de un software, ya que en él, cada usuario tiene cargadas sus tareas y metas y así será más fácil que cada persona asuma sus responsabilidades.
En Pensemos contamos con años de experiencia trabajando con el BSC. Esperamos que este artículo le ayude a comprender qué es un mapa estratégico y cómo puede elaborar uno para su organización.
No olvide que puede contactarnos en cualquier momento para conocer más sobre el diseño e implementación del mapa estratégico, además, también está disponible nuestro software Suite Visión Empresarial para lograr la automatización del Cuadro de Mando Integral, un aplicativo moderno, intuitivo y modular que le permitirá llevar a cabo una gestión más eficiente de su metodología Balanced Scorecard.
¡Hasta una próxima oportunidad!