La Planeación Estratégica es una de las herramientas de gestión más importantes para aquellas organizaciones que pretendan establecer un camino claro hacia el cumplimiento de sus metas. En ella se basa gran parte de la toma de decisiones al interior de cualquier organización por lo que el proceso de preparación, creación y puesta en práctica de la planeación es la clave para direccionar correctamente todos sus esfuerzos. Conozca hoy con Pensemos cómo hacer la Planeación Estratégica de su organización.
¿Por qué es tan importante la Planeación Estratégica?
Como hemos mencionado en otras oportunidades, la Planeación Estratégica permite establecer el quehacer y el camino que deberá recorrer su organización para alcanzar las metas previstas teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su entorno. Dentro de los beneficios de hacer la Planeación Estratégica de su organización se encuentra que: Da dirección a todo su equipo, aumenta la longevidad de su negocio, permite tomar mejores decisiones, establece una estructura para coordinar y controlar las actividades, facilita la distribución del tiempo y recursos, fomenta una mejor comunicación entre el equipo, entre otros.
Teniendo esto en cuenta, a continuación le ofrecemos un paso a paso ideal para hacer la Planeación Estratégica de su organización y encaminar todo su trabajo hacia el cumplimiento de sus metas.
PREPARACIÓN DE SU PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Paso 1: Reúna a su equipo y cree una línea de tiempo. Para este paso es muy importante reunir a las personas adecuadas que deban estar involucradas. Dentro de este proceso existe una figura muy importante y es el planeador estratégico, esta persona será la encargada de alinear los propósitos del equipo de liderazgo con el proceso que la organización puede usar para ejecutar la estrategia. En pocas palabras, el planeador estratégico es el encargado de traducir los propósitos de los lideres en acciones claras y realizables. Ahora bien, a pesar de que el planeador estratégico es el líder de este proceso de preparación, también debe estar acompañado de un equipo que involucre a todos los departamentos de su organización como finanzas, recursos humanos, ventas, entre otros.
Luego de esto, será necesario crear una línea de tiempo razonable. La palabra razonable es fundamental, pues es muy importante que usted tenga en cuenta las capacidades y la condición en que se encuentra su organización para definir la Planeación Estratégica en un tiempo determinado. Además esta línea del tiempo dependerá en gran medida del nivel de madurez que tenga su organización con relación a la Planeación Estratégica. Por ejemplo, si usted actualiza su plan estratégico cada año, es posible que pueda realizar este proceso en 4 a 5 semanas, en cambio, si nunca antes ha realizado un plan estratégico, 6 meses podría ser una expectativa más realista.
Paso 2: Conozca los antecedentes de su organización. Antes de empezar a crear su Planeación Estratégica es muy importante que usted obtenga información tanto interna como externa que pueda tener incidencia en su plan estratégico.
- Información interna: Por ejemplo, usted deberá investigar si algún sector de su organización está teniendo un mayor crecimiento que los demás. Teniendo en cuenta esta información, usted podrá preguntarse si quiere concentrar más energía en este sector o en ayudar a crecer a los demás.
- Información externa: Aquí, deberá descubrir qué factores externos han cambiado o juegan un papel importante para su organización. Algunos de estos factores externos podrían ser cambios en las tendencias del mercado o en las relaciones políticas o comerciales con otros países.
Una vez usted cuente con esta información cuantitativa, es muy importante que la comparta con su equipo de liderazgo para saber su opinión al respecto y conocer posibles planes de acción. Además, una buena estrategia es hablar con sus clientes y expertos de la industria para saber su opinión sobre qué mejoras podría implementar su organización o que puntos positivos encuentran. Teniendo en cuenta toda esta información tanto cuantitativa como cualitativa usted podrá tener una mayor comprensión del futuro de su empresa y de los factores que lo condicionarán. Una buena idea para analizar estos datos puede ser por medio del Análisis DOFA o el Análisis de las cinco fuerzas de Porter.
CREACIÓN DE SU PLAN ESTRATÉGICO
Paso 1: Confirme su misión y su visión. Usted deberá tener siempre en mente que la misión y la visión de su organización son las que definen toda su Planeación Estratégica, sus objetivos estratégicos, sus planes de acción y demás. Recuerde que su misión establece qué es, qué hace su organización y qué la hace diferente de otras organizaciones que son su competencia, mientras que su visión describe lo que su organización aspira a ser en el futuro, lo que espera a alcanzar con el paso del tiempo. En este sentido, la misión es atemporal, mientras que la visión está sujeta a plazos y es mucho más tangible.
En este paso, puede resultar funcional tener en cuenta la pirámide estratégica que mostramos a continuación. El orden de los elementos no resulta tan importante, lo que sí es fundamental es que usted contemple cada uno de ellos a la hora de crear su plan estratégico asegurándose de que estos los ayudarán a alcanzar el éxito.
Paso 2: Construya su plan quinquenal. Para este paso será muy importante que usted elija y desarrolle un modelo de Planeación Estratégica. ¿Por qué es importante?, porque por medio de este, usted podrá definir sus prioridades y objetivos y lo más importante, podrá administrarlos de forma sencilla. Muchas de las organizaciones no obtienen resultados sencillamente por desorganización. Aquí encontrará algunos de los modelos encontrará algunos de los modelos más populares de planeación, como el Balanced Scorecard.
Como mencionamos, un modelo de Planeación Estratégica le ayudará a gestionar sus objetivos, indicadores e iniciativas, por lo que en primer lugar será fundamental tener estos tres bien definidos dentro de su organización.
- Objetivos: Son fines o metas desarrollados a nivel estratégico y que la organización puede lograr en un periodo determinado de tiempo. Usualmente deben ser claros, coherentes, medibles y alcanzables. Conozca más sobre ellos aquí.
- Indicadores: Son una herramienta de medición que permite hacer seguimiento a los objetivos de la organización. Lo ideal es que sean accionables, cuantificables, comprensibles, repetibles y oportunos. Conozca más sobre ellos aquí.
- Iniciativas: Son los planes de acción o proyectos diseñados para lograr cumplir los objetivos que propone la estrategia. Conozca más sobre ellos aquí.
Paso 3: Cree su mapa estratégico. Tener una representación visual de su Planeación Estratégica será de gran ayuda. Recuerde que así usted no esté usando el método Balanced Scorecard, un mapa estratégico le ayudará a comprender mejor como funcionan los elementos de su estrategia, además ayudará a la comprensión de su plan por parte de todo su equipo de trabajo.
PUESTA EN PRÁCTICA DE SU PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Una vez que usted tenga su Planeación Estratégica lista viene uno de los pasos más importantes: la puesta en práctica. Usted deberá asegurarse de que todos los recursos de su organización estén alineados con su estratégica, asimismo deberá implementar un programa de comunicación de la estrategia y obtener herramientas tecnológicas que le permitan mantener todo en orden.
Paso 1: Lance su estrategia. Es muy importante que haya un equipo dentro de su organización encargado de coordinar la puesta en marcha de su estrategia. Evidentemente, este equipo no será el responsable de ejecutar todo lo que existe dentro de su Planeación Estratégica, sin embargo, si debe supervisar su ejecución.
En un segundo momento, será importante crear su plan de comunicación interna y externa. En este sentido deberá asegurarse de que los miembros de su organización conozcan a fondo su Planeación Estratégica y su mapa estratégico. Una buena herramienta para lograr esto es por medio de un software Balanced Scorecard. La comunicación interna del plan estratégico le proporcionará a sus empleados una visión más amplia de cómo influyen sus labores diarias en los resultados y metas que se ha propuesto. Desde el punto de vista externo, es muy importante que usted pueda dar a conocer la planeación a sus clientes, en especial si su organización pertenece al sector público o sin fines de lucro. Finalmente, es muy importante que usted alinee sus recursos con su Planeación Estratégica. Trabaje para estructurar su presupuesto en torno a los componentes claves de su estrategia.
Paso 2: Evalúe su estrategia. Una vez que ha puesto en marcha su estrategia es fundamental evaluar su funcionamiento, sin este paso, usted nunca podrá saber qué puede estar fallando y cómo mejorar. Dentro este proceso de evaluación usted deberá crear informes para resaltar sus resultados, lo ideal es que estos informes tengan una buena regularidad, lo ideal es que los informes globales se realicen cada 3 meses. Estos informes deberán evidenciar el progreso de sus indicadores y el modo en que estos se vinculan con sus objetivos estratégicos.
Adicionalmente, lo ideal es que usted mantenga reuniones de análisis estratégico de forma periódica para informar sobre el avance de su estrategia. Es muy importante que estas reuniones estén bien organizadas y que no partan de improvisaciones, así, la información que obtenga de ellas, será información confiable y que realmente le ayudará a enfocar mejor su Planeación Estratégica. Conozca también 6 errores comunes en la planeación estratégica de una organización.
Una vez que haya seguido todo el proceso su Planeación Estratégica deberá funcionar dentro de su organización. Una buena idea para hacer seguimiento y gestionar todos los componentes de su Plan Estratégico es obtener un software Balanced Scorecard. Si tiene alguna duda sobre este tema, no dude en comunicarse con nosotros. En Pensemos contamos con la experiencia necesaria para acompañarlo en el proceso. ¡Hasta una próxima oportunidad!
Conozca más sobre el Balanced Scorecard aquí.
