En las organizaciones existen diferentes instrumentos que están pensados para mejorar la efectividad de las actividades que se desarrollan en pro de entregar productos o servicios de calidad a sus diferentes grupos de interés.

Precisamente, a través de este artículo vamos a profundizar acerca de una de estas prácticas, que ayudan a mejorar sustancialmente la eficiencia de las entidades y que en muchas oportunidades tienen el protagonismo que se merecen.

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En un mundo globalizado la información sobre riesgos debe viajar a la velocidad de la luz, para advertir a tiempo, controlar y evitar la materialización de cualquier riesgo, por pequeño que sea y por supuesto, los grandes riesgos, como el incumplimiento de la razón de ser o el fracaso en la operación.  

Administración de riesgos, un proceso iterativo y armonizado

Este es el caso de la administración de riesgos, un instrumento que está diseñado para avanzar hacia la mejora continua, pero que, por desconocimiento o paradigmas instaurados, se considera como una tarea tediosa, agotadora, poco relevante o de poco valor para los procesos.

Seamos conscientes o no, los riesgos están inmersos en todas las actividades que desarrollamos y ya sea de manera directa o indirecta, buscamos alternativas que nos permitan evitar o minimizar la posibilidad que se presenten y nos puedan afectar a nivel personal u organizacional.

Es por ello, que a las actividades relacionadas con la gestión de riesgos se les debe dedicar tiempo y compromiso en todos los niveles, pero que a través de las siguientes prácticas podemos hacer de este ejercicio algo más sencillo y contundente para alcanzar mejores resultados.

Armonización con los Sistemas de Gestión

Para iniciar con este ejercicio es indispensable partir desde la propia definición de proceso, ya que este se convierte en el eje central de los diferentes sistemas de gestión. Entonces, un proceso consiste en un conjunto de actividades relacionadas entre sí o que interactúan transformando elementos de entrada en elementos de salida.

Desde este punto comenzamos a encontrar los elementos clave para la gestión de riesgos, toda vez que se indican los parámetros que se deben cumplir al momento de desarrollar los diferentes productos o servicios que se gestionan al interior de los procesos. 

El punto de partida consiste en la correcta identificación de los riesgos. Para ello se pueden utilizar diferentes técnicas o fuentes, sin embargo, hay una que es muy simple de trabajar. Estamos hablando de una que se encuentra directamente relacionada con los sistemas de gestión, específicamente con el sistema de gestión de calidad y puntualmente con una de las primeras etapas de su implementación, la cual, corresponde a la definición de los procesos y dentro de ellos su documento clave: la caracterización.

Si repasamos un poco el contenido de este documento, nos encontramos que él mismo define un objetivo para el proceso, sus principales actividades y más importante aún, los productos que entrega. Esta desagregación permite identificar los puntos clave para cumplir dicho objetivo.

A partir de estos elementos, se logra sintetizar los datos relevantes para la identificación de los riesgos. Estamos hablando entonces de las salidas o de los productos que genera el proceso. Por lo tanto, si se controlan todos los productos que se generan y los mismos cumplen con los parámetros y estándares de calidad establecidos, por defecto se estará cumpliendo con el objetivo del proceso.

Controles, una tarea que se desarrolla día a día

A través de lo descrito anteriormente, hemos logrado un paso importante en la gestión eficiente de nuestros procesos y por ende en la consecución de los objetivos. No obstante, identificar los riesgos no es suficiente para cumplir las metas. Haciendo un símil hacia nuestra vida, identificar el riesgo y no tratarlo es como diagnosticar una enfermedad, pero no tomar los medicamentos correspondientes para lograr su cura. En este sentido, los controles son precisamente ese antagonista de los riesgos. Son aquellas actividades que desarrollamos con el fin de que no se presenten estas circunstancias que nos afectan, en la mayoría de las ocasiones, de manera negativa. 

Viene entonces la pregunta fundamental, ¿qué tipo de esquema podemos tomar como referencia para identificar los controles de manera simple?. La respuesta es más sencilla de lo que podríamos suponer. Hay un elemento que para la mayoría de las personas que trabajan o han trabajado en alguna entidad pública o privada tuvieron a disposición. Se trata de los “Procedimientos”, un elemento indispensable dentro de la pirámide documental de los sistemas de gestión.

Todo procedimiento tiene una estructura en donde se detallan todas las actividades que se deben desarrollar de manera secuencial para lograr generar un producto o servicio. Ahora bien, dentro de este esquema, se encontrarán puntos de decisión en los cuales, a partir de cierta información de entrada, se toma una determinación sobre qué paso debe continuar. Es aquí donde se encuentra la respuesta a la pregunta formulada anteriormente. 

Son estos puntos de control los que darán la pauta para la identificación de los controles que se asociarán a los riesgos como el elemento que permite prevenir la presencia de eventos contrarios al cumplimiento de nuestras metas. 

Como se puede notar, los controles son actividades del día a día, probablemente no somos conscientes de ello, pero están presentes todo el tiempo. Ahora, cuando se logra entender que esta gestión es rutinaria y que los instrumentos ya están dispuestos y disponibles para todos los colaboradores, se puede identificar no solo aquellos que son realmente eficaces, sino también como mejorarlos o crear nuevos elementos que permitan un control más exhaustivo sobre actividades relevantes en el desarrollo del producto.

Cómo podemos mejorar los controles

Considerando que los controles son los elementos que nos ayudan a prevenir que se presente la materialización de los riesgos, no basta solo con identificarlos, se hace necesario, además, aplicar ciertos criterios que ayudarán a mejorar su gestión operativa. Los podemos condensar en la descripción al momento de formularlos o identificarlos en los procedimientos. Para esto, es necesario que los controles tengan definido: El responsable de su ejecución, la frecuencia en la cual se desarrolla, el propósito por el cual es necesario aplicarlo, los registros de su ejecución y, por último, pero no menos importante, que hacer en caso de que se evidencie que no se cumple con los parámetros establecidos para avanzar en la ejecución de las demás actividades.

Para concluir, existe una relación estrecha entre las actividades que se desarrollan y los instrumentos de gestión que buscan la mejora continua de las entidades.

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