La emergencia sanitaria mundial por la COVID-19 ha impactado empresas de todos los tamaños y ha ocasionado que se acelere la digitalización de los procesos. ¿Estábamos preparados? ¿Lo estamos ahora? En el siguiente artículo hablaremos sobre cómo abordar el trabajo remoto sin perder de vista el enfoque de procesos y sistemas de gestión, auditorías remotas y disponibilidad de la información para la toma de decisiones.
Durante este año nuestras vidas sufrieron grandes cambios y a nivel empresarial, quizás uno de los mayores retos es mantener la seguridad de la información y darle continuidad al negocio trabajando desde casa. La conectividad de los empleados, el acceso a los sistemas de información, la costumbre de imprimir para analizar, firmar y guardar en el archivador, son obstáculos que hemos tenido que sortear. Además, si pensamos en la continuidad de las buenas prácticas y los sistemas de gestión, lo primero que sale a relucir es el cese en la realización de auditorías programadas, elemento vital para evidenciar que seguimos cumpliendo los procedimientos en casa.
¿Quizás debimos prever este riesgo? Ojalá lo hubiéramos hecho, así no nos hubiese tomado por sorpresa. Pero ahora que nuestro propósito es minimizar el impacto en la organización, y por ende en los sistemas de gestión, debemos tener en cuenta los siguientes tres consejos.
La auditoría remota es uno de los métodos de auditoría descritos en el Anexo A1 de ISO 19011: 2018. El valor de este método de auditoría reside en su potencial para proporcionar flexibilidad frente al logro de los objetivos de la auditoría, tal y como indica el International Accreditation Forum (IAF) sobre la realización de auditorías remotas.
Esta norma surge en el año 1990 como ISO 10011-1 y hasta este año no era popularmente conocida, sin embargo, con la contingencia generada por la pandemia, la norma se hizo relevante y quedó demostrado su valor.
Esta norma internacional proporciona orientación sobre: la auditoría de los sistemas de gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión. Asimismo, ofrece orientación sobre la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el proceso como auditores.
A continuación, compartimos 6 aspectos clave que deben ser tenidos en cuenta al momento de pedir, al ente certificador la realización de las auditorías de forma remota:
RIESGO |
OPORTUNIDAD |
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Conexión Inestable |
Si estoy en campo abierto es más probable. |
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Pocos recursos disponibles (ancho de banda) |
El desarrollo de la auditoría se hace lento y no se puede validar al final la totalidad de información requerida. |
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Cortes de energía inesperados |
Se pierde la conexión y se debe detener la auditoría. |
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Costo de viáticos |
Al no existir este gasto, el costo de la auditoría es menor. |
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No presencialidad |
El auditor se pierde del entorno en el cual se desarrolla la auditoría lo cual podría hacer que omita detalles importantes. |
Algunas personas pueden sentirse más tranquilas al no tener al auditor en frente. |
Pérdida de Información |
Por accidente, el auditor borra la información virtual a la cual le estamos dando acceso. |
En las organizaciones existen datos que se encuentran en múltiples fuentes: Mails, Excel, Word, Google drive, redes sociales, página web, software financiero, contabilidad, CRM, software operativos, etc.
Estos datos deben ser transformados en información y dispuestos para la toma de decisiones. Algunas empresas se apoyan en Excel como herramienta de transformación, otras lo hacen a través de software de análisis de datos creado para tal fin. ¿Quién lo hace mejor? Todo depende. A continuación, le presentaremos un análisis de las ventajas y desventajas de usar Excel como herramienta de transformación de datos:
Existen diversas plataformas que pueden ayudar a las organizaciones a escalar sus análisis y empoderar a todos en la empresa.
Si su empresa es grande o pequeña o si sus datos son muchos o pocos, el análisis y las herramientas de análisis de datos están al alcance. La posibilidad de acceder a un software de Gestión de Calidad en la nube ha disminuido los obstáculos de acceso a la tecnología para pequeñas empresas, y actualmente es la tendencia número uno del mercado, independientemente del tamaño de la organización.
Automatizar la gestión de calidad le permitirá:
En Pensemos queremos entregarle siempre la información oportuna para que la gestión de su organización esté orientada a la generación de resultados y a la satisfacción de las partes interesadas. Recuerde que una gestión impecable se traduce en valor para sus clientes. En este proceso podemos acompañarlo y guiarlo en la implementación y automatización de sistemas de gestión, realización de auditorías y vinculación de la gestión de riesgos en la planeación estratégica. No dude en contactarse con nosotros si tiene alguna duda o desea más información. También puede suscribirse a nuestro blog para conocer más sobre la planeación y gestión estratégica de una organización.