Sistemas de gestión: 3 consejos para sobrevivir a la COVID-19

La emergencia sanitaria mundial por la COVID-19 ha impactado empresas de todos los tamaños y ha ocasionado que se acelere la digitalización de los procesos. ¿Estábamos preparados? ¿Lo estamos ahora? En el siguiente artículo hablaremos sobre cómo abordar el trabajo remoto sin perder de vista el enfoque de procesos y sistemas de gestión, auditorías remotas y disponibilidad de la información para la toma de decisiones.

Durante este año nuestras vidas sufrieron grandes cambios y a nivel empresarial, quizás uno de los mayores retos es mantener la seguridad de la información y darle continuidad al negocio trabajando desde casa. La conectividad de los empleados, el acceso a los sistemas de información, la costumbre de imprimir para analizar, firmar y guardar en el archivador, son obstáculos que hemos tenido que sortear. Además, si pensamos en la continuidad de las buenas prácticas y los sistemas de gestión, lo primero que sale a relucir es el cese en la realización de auditorías programadas, elemento vital para evidenciar que seguimos cumpliendo los procedimientos en casa.

¿Quizás debimos prever este riesgo? Ojalá lo hubiéramos hecho, así no nos hubiese tomado por sorpresa. Pero ahora que nuestro propósito es minimizar el impacto en la organización, y por ende en los sistemas de gestión, debemos tener en cuenta los siguientes tres consejos.

1. Realización de auditorías remotas basados en la ISO 19011

La auditoría remota es uno de los métodos de auditoría descritos en el Anexo A1 de ISO 19011: 2018. El valor de este método de auditoría reside en su potencial para proporcionar flexibilidad frente al logro de los objetivos de la auditoría, tal y como indica el International Accreditation Forum (IAF) sobre la realización de auditorías remotas.

Esta norma surge en el año 1990 como ISO 10011-1 y hasta este año no era popularmente conocida, sin embargo, con la contingencia generada por la pandemia, la norma se hizo relevante y quedó demostrado su valor.

Esta norma internacional proporciona orientación sobre: la auditoría de los sistemas de gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión. Asimismo, ofrece orientación sobre la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el proceso como auditores.

A continuación, compartimos 6 aspectos clave que deben ser tenidos en cuenta al momento de pedir, al ente certificador la realización de las auditorías de forma remota:

1. Protección de datos personales: las personas que participan de la auditoría remota deben autorizar que la misma sea grabada y por lo tanto quede disponible el uso de su voz e imagen.
2. Riesgos y oportunidades: debe identificar todo aquello que puede incidir para que no se cumpla el objetivo del programa de auditorías. Recuerde que, si el efecto es negativo es un riesgo, y si el efecto es positivo es una oportunidad. Algunos ejemplos serían:

1. Competencias del equipo (auditores y auditados): es fundamental validar que el auditor y el auditado tengan dominio de la tecnología que se va a usar en la auditoría.
2. Confidencialidad de la información, Seguridad de la información y Acceso a la información: se debe especificar de qué manera se va a mostrar la documentación que solicite el auditor, si toda la información se encuentra digitalizada y si se cuenta con permisos de acceso. En caso contrario es importante definir de qué manera se comparte la información que está impresa y preguntarse si es permitido darle acceso al auditor a las carpetas virtuales o software de gestión. Por último, no olvide cerciorarse de que la red a través de la cual se va a compartir la información es segura.
3. Factibilidad: contemplar aspectos que puedan incidir en la factibilidad de la realización de una auditoría remota es crucial. Por ejemplo, si se trata de una auditoría en la cual se deba hacer un recorrido en planta y validar parámetros de una máquina, se debe evaluar la factibilidad de acceso a esos datos. 
4. Sincronicidad de la auditoría: recuerde que pueden sugerir que la auditoría sea sincrónica o asincrónica. Esto significa que el auditor puede realizar una revisión de información anticipada.

2. Transformación de los datos y su disponibilidad para la toma de decisiones

En las organizaciones existen datos que se encuentran en múltiples fuentes: Mails, Excel, Word, Google drive, redes sociales, página web, software financiero, contabilidad, CRM, software operativos, etc.

Estos datos deben ser transformados en información y dispuestos para la toma de decisiones. Algunas empresas se apoyan en Excel como herramienta de transformación, otras lo hacen a través de software de análisis de datos creado para tal fin. ¿Quién lo hace mejor? Todo depende. A continuación, le presentaremos un análisis de las ventajas y desventajas de usar Excel como herramienta de transformación de datos:

Ventajas de usar Excel para gestionar sus datos

• Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente: copiar, ordenar, consolidar.
• Puede sumar filas y columnas, insertar y eliminar celdas.
• Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.
• Puede crear gráficos facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de este. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.
• Permite realizar análisis con tablas dinámicas.

Limitaciones de usar Excel para gestionar sus datos

• Transparencia
  Excel dificulta la realización de seguimiento a los cambios y su comprensión del contexto al trabajar con una hoja de cálculo.
  
  ¿Con qué frecuencia hemos observado una hoja de cálculo o una tabla dinámica sin tener idea del origen de los datos, la fecha en la cual fueron extraídos o qué pasos lógicos o decisiones comerciales se aplicaron para llegar a las conclusiones?
• Repetibilidad
  Estructurar datos en Excel requiere tiempo. El trabajo de un usuario de Excel implica la preparación repetida de datos actualizados en el mismo formato para producir cada .
• Automatización
  Excel tiene capacidades de automatización limitadas. Requiere una programación en Visual Basic y poner macros delante de las hojas de cálculo para lograr algún nivel de automatización. Vincular macros, scripts y fórmulas es complicado cuando llega el momento de actualizar o modificar un informe. Además, estas habilidades están más allá de las capacidades de la mayoría de los usuarios finales.
• Escalabilidad
  La falta de rendimiento de Excel cuando utiliza grandes cantidades de datos o ejecuta fórmulas complejas, lo hace inadecuado para su uso en la combinación de datos a gran escala. Además, las limitaciones en el número de filas y columnas permitidas dentro de una sola hoja de cálculo significan que ni siquiera es posible el análisis de big data.
  
  En conclusión, Excel es nuestro gran aliado, pero hay que tener en cuenta que no fue creado para análisis modernos ni fue creado para análisis automatizados a escala.

3. Software en la nube para sistemas de gestión digitales

Existen diversas plataformas que pueden ayudar a las organizaciones a escalar sus análisis y empoderar a todos en la empresa.

Si su empresa es grande o pequeña o si sus datos son muchos o pocos, el análisis y las herramientas de análisis de datos están al alcance. La posibilidad de acceder a un software de Gestión de Calidad en la nube ha disminuido los obstáculos de acceso a la tecnología para pequeñas empresas, y actualmente es la tendencia número uno del mercado, independientemente del tamaño de la organización.

Automatizar la gestión de calidad le permitirá:

• Agilizar la preparación de datos para el análisis.
• Generar estadísticas avanzadas sin demoras.
• Trasladar la responsabilidad a los líderes de los procesos y que estos puedan delegarla a sus equipos de trabajo. 
• Reportar de manera detallada y personalizada el cumplimiento o incumplimiento de las actividades. 
• Centralizar las evidencias que se generan a diario en pro del cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad y que son vitales para demostrar mejora continua. 
• Involucrar y actualizar a los líderes de los equipos en la gestión de los compromisos.
• Lograr que cada persona tenga claras sus responsabilidades, que sea visible si las cumple o las incumple, las causas y efectos en la organización de estas acciones y la efectividad de las acciones planteadas para cerrar esas brechas.

En Pensemos queremos entregarle siempre la información oportuna para que la gestión de su organización esté orientada a la generación de resultados y a la satisfacción de las partes interesadas. Recuerde que una gestión impecable se traduce en valor para sus clientes. En este proceso podemos acompañarlo y guiarlo en la implementación y automatización de sistemas de gestión, realización de auditorías y vinculación de la gestión de riesgos en la planeación estratégica. No dude en contactarse con nosotros si tiene alguna duda o desea más información. También puede suscribirse a nuestro blog para conocer más sobre la planeación y gestión estratégica de una organización.