En la comunicación de las estrategias claves, los indicadores e incluso los proyectos de las organizaciones, cobran una gran importancia los tableros de control como herramientas para presentar el estado de estos elementos de la medición corporativa. En este artículo vamos a explorar la definición, las características y el uso de los tableros de control como herramientas de gestión de la información en los procesos, las unidades de negocio y en general en las organizaciones.
El tablero de control es una herramienta gerencial que tiene por objetivo principal presentar el estado actual de uno o varios elementos de la medición (indicadores, planes, estrategias, iniciativas) de la gestión de una compañía, bien sea a nivel global o por cada una de sus áreas o procesos. Existen definiciones más complejas que incluyen algunos otros aspectos. Sin embargo, esta definición redondea los rasgos más importantes.
Existen algunos puntos que es necesario revisar al momento de crear un tablero de control, para tener la seguridad de que esta herramienta funcionará y cumplirá con sus propósitos. A continuación, presentaremos algunas de las características cruciales para construir un buen tablero de control:
Según el uso que se les puede dar en las organizaciones, los tableros de control se pueden clasificar en tres grupos:
Su principal objetivo es llevar a cabo el seguimiento de los procesos o unidades de negocio de la organización, y de esta manera presentar y tomar decisiones a tiempo. Idealmente debe contener información, por ejemplo, del área financiera: ventas, cobros, cartera, producción.
Este tipo de tablero tiene como propósito revisar los resultados internos de la organización por sus diferentes áreas, haciendo seguimiento a los indicadores de resultado y en una perspectiva a corto plazo.
Asociado principalmente con la metodología Balanced Scorecard, se encarga de agrupar la información por perspectivas, objetivos, iniciativas e indicadores, para la alta dirección de la organización y, de esta manera, conocer el comportamiento de la estrategia y su ejecución.
Teniendo en mente aprovechar al máximo una gran herramienta, como es el tablero de control, es importante tener en cuenta:
5. Redondear los números: pensando en mantener una visualización limpia de la información no se debería presentar demasiado detalle, es decir, mostrar a la gerencia general las ventas acumuladas del año puede ser muy detallado si se muestra como: $ 1.500.010.025,63, sería mucho más simple visualmente algo como: 1.500 MM.
Nos vamos a encontrar los tableros de control en las diferentes áreas de las empresas e incluso en algún punto con el tablero de control integral de toda la compañía. Dependiendo de la audiencia que se nombraba más arriba así será el uso de estas importantes herramientas, pensadas no solo para la presentación de datos sino también como soporte para la toma de decisiones a todos los niveles. Vamos a ver algunos de ejemplos de tableros de control:
El tablero de control integral es una herramienta gráfica de la metodología Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral) que nos presenta en una sola pantalla los objetivos estratégicos de la compañía, el estado de sus indicadores e incluso la vinculación de las iniciativas estratégicas, organizado según las perspectivas financiera (salud financiera y la rentabilidad de la organización), procesos, clientes y aprendizaje. Puede seguir nuestro ejemplo exhaustivo para crear un tablero de control integral si desea desea profundizar sobre este tema.
Cada proceso de la compañía debería contar con su propio tablero de control, en donde el líder y su equipo tengan un resumen de las mediciones más relevantes para coordinar las actividades, tanto de corto como de largo plazo, y así cumplir sus objetivos: este es el propósito del tablero de control de procesos.
En el área de marketing el objetivo principal es conocer la relación entre el crecimiento de la empresa y las actividades que se llevan a cabo en este proceso. Son varios los indicadores específicos que se manejan como: leads, tasas de apertura de correos, crecimiento en redes sociales, entre otros.
Pensados para presentar el estado del crecimiento del negocio y su proceso de ventas, en donde se puedan visualizar las métricas de prospección, venta promedio, acumulado, ventas por ejecutivo, entre otras. En el siguiente ejemplo se muestra un tablero de control con varias opciones gráficas para representar cómo van las ventas de una compañía:
Es importante manejar tableros de control para apoyar la toma de decisiones y mostrar los avances en las diferentes iniciativas y procesos de las organizaciones. Nuestro Software BSC Suite Visión Empresarial es una herramienta útil para la creación personalizada de tableros de control, no dude en contactarnos si desea más información sobre nuestro software de gestión. También recuerde que puede suscribirse a nuestro blog para seguir recibiendo información sobre los tableros de control y la metodología Balanced Scorecard.