Tableros de control ¿qué son? ¿cómo diseñarlos? ¿dónde usarlos?

En la comunicación de las estrategias claves, los indicadores e incluso los proyectos de las organizaciones, cobran una gran importancia los tableros de control como herramientas para presentar el estado de estos elementos de la medición corporativa. En este artículo vamos a explorar la definición, las características y el uso de los tableros de control como herramientas de gestión de la información en los procesos, las unidades de negocio y en general en las organizaciones.

Y ¿qué es un tablero de control?

El tablero de control es una herramienta gerencial que tiene por objetivo principal presentar el estado actual de uno o varios elementos de la medición (indicadores, planes, estrategias, iniciativas) de la gestión de una compañía, bien sea a nivel global o por cada una de sus áreas o procesos. Existen definiciones más complejas que incluyen algunos otros aspectos. Sin embargo, esta definición redondea los rasgos más importantes.

Características de un buen tablero de control

Existen algunos puntos que es necesario revisar al momento de crear un tablero de control, para tener la seguridad de que esta herramienta funcionará y cumplirá con sus propósitos. A continuación, presentaremos algunas de las características cruciales para construir un buen tablero de control:

• Visualmente claro: aunque de entrada parece algo trivial, una de las características más importantes de un buen tablero de control es su visualización. En el análisis de datos, y para saber con claridad cómo vamos, es importante que lo que se muestra en el tablero esté soportado en gráficas, semáforos de cumplimiento e íconos que sean entendibles para el equipo de trabajo. A partir de ellos, será posible empezar a tomar acción.
  
  
• Integral: imaginemos por un momento un comité de dirección en donde se tienen que presentar los avances en los indicadores financieros de la compañía, los proyectos de expansión y el estado del plan de marketing. Cada uno de los líderes de estos procesos llega con su propia presentación ejecutiva para mostrar su gestión, formatos diferentes, fuentes variadas de información y, al final, islas de datos que generan demora y baja eficiencia en nuestro comité. Ahora pensemos en un comité en donde, gracias a un tablero de control bien diseñado, tenemos acceso a los indicadores financieros más importantes, conexión con el avance de los proyectos y con los planes que genera la compañía, en una sola pantalla, en un solo sistema, con gráficas interactivas de avance y semáforos de cumplimiento. Suena bien ¿no? A esto nos referimos con que los tableros de control deben ser integrales y tener la capacidad de traer y presentar los datos de los diferentes sistemas de medición de la organización.

Tipos de tableros de control

Según el uso que se les puede dar en las organizaciones, los tableros de control se pueden clasificar en tres grupos:

Operativo

Su principal objetivo es llevar a cabo el seguimiento de los procesos o unidades de negocio de la organización, y de esta manera presentar y tomar decisiones a tiempo. Idealmente debe contener información, por ejemplo, del área financiera: ventas, cobros, cartera, producción.

Directivo

Este tipo de tablero tiene como propósito  revisar los resultados internos de la organización por sus diferentes áreas, haciendo seguimiento a los indicadores de resultado y en una perspectiva a corto plazo.

Integral o Estratégico

Asociado principalmente con la metodología Balanced Scorecard, se encarga de agrupar la información por perspectivas, objetivos, iniciativas e indicadores, para la alta dirección de la organización y, de esta manera, conocer el comportamiento de la estrategia y su ejecución.

¿Cómo diseñar un excelente tablero de control?

Teniendo en mente aprovechar al máximo una gran herramienta, como es el tablero de control, es importante tener en cuenta:

1. Conocer la audiencia: un punto muy importante en el trabajo con tableros de control es saber a quién van dirigidos, pues no es lo mismo presentar información a niveles directivos que a niveles operativos, se debe tener en mente el equipo que lo usará e incluso en dónde se visualizará (celulares, computadores o pantallas de tv).
   
   
2. Establecer el objetivo: la invitación en este punto es a preguntarse: ¿cuál es la meta de tener un tablero de control ? ¿Cuáles son las preguntas que debería responder este tablero con la información que se presentará ? De esta manera podemos definir el por qué de  nuestro tablero.
   
   
3. Definir las métricas: una vez tenemos claro el objetivo y la audiencia que utilizará nuestro tablero de control, el siguiente paso será escoger cuáles métricas agregar, las que presenten relevancia en las áreas de interés del equipo, por ejemplo, en el área comercial indicadores de ventas, de prospección, de valor de negocios ganados. En este punto es esencial elegir correctamente los indicadores para su tablero de control, para lo cual puede usar el artículo enlazado.
   
   
4. Escoger el tipo correcto de gráficas: utilizar las gráficas adecuadas ayuda a que nuestro tablero de control sea más funcional, revisemos las más usadas:
    
   1. Gráfica de barras: funcionan muy bien porque es un tipo de gráfico conocido, claro y compacto, ideal para comparar ágilmente valores de una misma categoría.
   2. Gráfica de líneas: una excelente opción cuando se quieren presentar tendencias o patrones en el tiempo.
      
      
   3. Gráficas de torta: muy útiles si se quiere que con un vistazo rápido las personas que lo visualicen sepan cuál es el valor más grande, pero no, si se quieren presentar datos con mayor precisión.
      
   4. Minigráficos: si en nuestro tablero de control se presentan muchas métricas, esta opción —conocida también como sparklines— funciona bien para mostrar las tendencias de nuestras mediciones.

5. Redondear los números: pensando en mantener una visualización limpia de la información no se debería presentar demasiado detalle, es decir, mostrar a la gerencia general las ventas acumuladas del año puede ser muy detallado si se muestra como: $ 1.500.010.025,63, sería mucho más simple visualmente algo como: 1.500 MM.

Usos

Nos vamos a encontrar los tableros de control en las diferentes áreas de las empresas e incluso en algún punto con el tablero de control integral de toda la compañía. Dependiendo de la audiencia que se nombraba más arriba así será el uso de estas importantes herramientas, pensadas no solo para la presentación de datos sino también como soporte para la toma de decisiones a todos los niveles. Vamos a ver algunos de ejemplos de tableros de control:

• Tablero de control integral

El tablero de control integral es una herramienta gráfica de la metodología Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral) que nos presenta en una sola pantalla los objetivos estratégicos de la compañía, el estado de sus indicadores e incluso la vinculación de las iniciativas estratégicas, organizado según las perspectivas financiera (salud financiera y la rentabilidad de la organización), procesos, clientes y aprendizaje. Puede seguir nuestro ejemplo exhaustivo para crear un tablero de control integral si desea desea profundizar sobre este tema.

• Tablero de control de procesos

Cada proceso de la compañía debería contar con su propio tablero de control, en donde el líder y su equipo tengan un resumen de las mediciones más relevantes para coordinar las actividades, tanto de corto como de largo plazo, y así cumplir sus objetivos: este es el propósito del tablero de control de procesos.

• Tablero de control de marketing

En el área de marketing el objetivo principal es conocer la relación entre el crecimiento de la empresa y las actividades que se llevan a cabo en este proceso. Son varios los indicadores específicos que se manejan como: leads, tasas de apertura de correos, crecimiento en redes sociales, entre otros. 

• Tablero de control de ventas

Pensados para presentar el estado del crecimiento del negocio y su proceso de ventas, en donde se puedan visualizar las métricas de prospección, venta promedio, acumulado, ventas por ejecutivo, entre otras. En el siguiente ejemplo se muestra un tablero de control con varias opciones gráficas para representar cómo van las ventas de una compañía:

Es importante manejar tableros de control para apoyar la toma de decisiones y mostrar los avances en las diferentes iniciativas y procesos de las organizaciones. Nuestro Software BSC Suite Visión Empresarial es una herramienta útil para la creación personalizada de tableros de control, no dude en contactarnos si desea más información sobre nuestro software de gestión. También recuerde que puede suscribirse a nuestro blog para seguir recibiendo información sobre los tableros de control y la metodología Balanced Scorecard.