El cuadro de mando integral (CMI), o Balanced Scorecard en Inglés, es una metodología de planeación estratégica que permite tener diferentes perspectivas sobre su organización y sobre las áreas de mejoramiento que pueden brindarle mejores resultados.
Usted y su organización son excelentes candidatos para usar un software de Balanced Scorecard si…
● En la mayoría de las reuniones de análisis estratégico, los líderes de cada unidad de negocio pasan de mano en mano una memoria USB que contiene la versión actualizada del informe gerencial. ¿Alguna vez vio un archivo que tenía las palabras “Final Definitivo Último” en su nombre?
● Es parte de su rutina esperar a que lleguen 17 hojas de cálculo de los 17 procesos de su compañía y usted es el responsable de crear los 4 informes estratégicos de su organización.
● Frecuentemente llega sin preparación a sus revisiones gerenciales porque los responsables de los 78 indicadores clave de su organización se retrasaron al enviarle la información para consolidarla.
● En sus reuniones para revisar las 27 iniciativas estratégicas de su compañía se dedican a desenmarañar un montón de datos, en lugar de llegar con un análisis preparado con antelación y con la capacidad para tomar decisiones.
Sin embargo, es posible que haya encontrado que la mayoría de los proveedores de software para Balanced Scorecard hablan de la misma manera, utilizan los mismos términos e inclusive sus vendedores se visten parecido. Es por esta razón que hemos decidido reunir este listado de preguntas para elegir un software de Balanced Scorecard, con el propósito de que se asegure de obtener el máximo retorno por cada dólar que invierta.
Estrategia
Algo que usted quiere medir es el grado en que cada proveedor está convencido de su solución completa, es decir, de las herramientas metodológicas que utiliza y de su producto de software. Una manera efectiva de medirlo es entender cuál es la estrategia que cada proveedor tiene definida y el método que usa para ejecutar dicha estrategia. También le va resultar valioso conocer de qué forma cada proveedor utiliza su solución para su propio beneficio. Para lograr esto pueden serle útiles las siguientes preguntas.
1. ¿Cuál es la estrategia que tiene definida el proveedor?
2. ¿Cuándo fue la última vez que revisaron los indicadores definidos en la planeación estratégica?
3. ¿Cómo logran comunicar la estrategia a todos los líderes y que cada uno tenga clara su contribución al desempeño global de la compañía?
4. ¿Cómo mantienen actualizados los indicadores de todas las funciones y áreas de la organización?
5. ¿Cuáles son los valores corporativos del proveedor?
6. Elija uno de esos valores y pregunte, ¿De qué manera interpretan y viven ese valor en específico?
7. ¿El vendedor puede contarle cómo fue la última vez que utilizó ese valor corporativo?
Clientes
Al elegir un proveedor para software de Balanced Scorecard usted desea encontrar una compañía que recientemente haya tenido éxito implementando su solución en otros clientes que tenían retos parecidos a los que enfrenta su organización. En general, vale la pena entender qué tan satisfechos están otros clientes e, idealmente, tener acceso directo para conversar con esos clientes.
8. ¿Cuál es el listado de clientes por sectores que actualmente atiende el proveedor?
9. ¿Es posible conversar directamente con algunos de esos clientes?
10. ¿El proveedor cuenta con una base sólida de clientes que usted conoce?
11. ¿Cuándo fue la última vez que un cliente dejó de trabajar con el proveedor? ¿Por qué?
Proceso de implantación
Implementar una solución de software consta de dos componentes principales: personas y tecnología. Algo que usted debe entender al elegir un proveedor de software de Balanced Scorecard es de qué manera se van a tener en cuenta esos dos componentes durante el proceso de implantación de la solución para asegurar que la solución final sea exitosa. También es relevante conocer
12. ¿Cómo es el proceso de implantación que realiza el proveedor?
13. ¿Cómo es el proceso de capacitación que se lleva a cabo durante el proyecto?
14. ¿Quién va a dirigir el proyecto?
15. ¿Qué tipo de experiencia tiene esta persona?
16. ¿Qué resultados ha obtenido para empresas parecidas a la mía?
17. Cuando realizan implementaciones ¿qué prefieren?,¿entregar a tiempo y apenas bien, o tarde y exceder las expectativas?
18. ¿Qué se va a requerir de mí y de mi equipo?
19. ¿Qué tanta dedicación me va a requerir estar al tanto del proyecto?
Compañía
Usualmente, implantar una herramienta de Balanced Scorecard toma entre 3 y 6 meses. Sin embargo, la expectativa es que la solución creada dure entre 5 y 10 años. Más allá de contar con un excelente software y buenas prácticas, es importante asegurarse de que usted se siente a gusto con las personas y con la compañía con que va a trabajar, ya que va a mantener una relación por un periodo prolongado de tiempo.
20. ¿Me gustan las personas con las que voy a estar trabajando en esta compañía?
21. ¿Ellos han nombrado quién sería mi gerente de cuenta, consultor de implantación, agente de soporte para resolución de dudas, etc.?
22. ¿Cuánto tiempo lleva el proveedor en el mercado?
23. ¿Es posible conocer a estas personas antes de aprobar la propuesta o el contrato?
24. ¿El proveedor cuenta con un sitio web especialmente útil para mis necesidades?
Software
Finalmente, usted desea fijarse en la herramienta de software que le ofrece el proveedor. A continuación algunas preguntas que le ayudarán en ese proceso.
25. ¿Se trata de un software de escritorio o accedido en Internet?
26. ¿El software es fácil de utilizar?
27. ¿Para actualizar los indicadores se puede traer información de otros sistemas de forma automática?
28. ¿El software permite crear Mapas Estratégicos?
29. ¿El sistema permite visualizar reportes personalizados a mis necesidades?
30. ¿El software me da apoyo durante las reuniones de análisis estratégico?
31. ¿Permite el software la comunicación en todos los niveles?
32. ¿El sistema permite administrar las iniciativas?
33. ¿Si requiere un análisis de datos avanzado el proveedor ofrece algún componente para hacer Inteligencia de Negocios?
Entonces, para recapitular, si usted inició buscando en Google “software balanced scorecard”, seguro notó un poco más de 625.000 resultados. Ahora, utilizando estas preguntas puede reducir su listado de opciones a una sola (que es lo que realmente necesita).
En Pensemos hemos implementado el Balanced Scorecard en organizaciones del sector privado y del sector público con gran éxito. Por eso, no dude en contactarnos para resolver cualquier duda que usted tenga sobre el BSC. Además, déjenos saber qué otras preguntas cree relevantes a la hora de elegir un software de Balanced Scorecard, estaríamos más que contentos de incluirlas y de darle el crédito.
