El proceso de ejecución de la estrategia de una organización es el motor que permite cerrar la brecha entre la situación actual y la meta a alcanzar. No basta con tener una correcta planeación, es necesario que todo el personal tenga claro qué acciones debe ejecutar para lograrlo. Como hemos hablado en otras ocasiones, son las iniciativas estratégicas las que ponen en marcha la planeación estratégica, es por esta razón que la medición del desempeño de ellas es fundamental para la gestión de cualquier organización. Por este motivo, aquí en Pensemos queremos compartir con usted cómo medir el desempeño de las iniciativas estratégicas del Balanced Scorecard.
Un buen seguimiento de las iniciativas estratégicas implica, en primer lugar, una buena organización desde el principio. El primer paso para establecer una buena gestión de las iniciativas estratégicas de una organización será identificarlas y priorizarlas. Primero se deben seleccionar las iniciativas correctas para alinearlas con los objetivos, en un segundo momento será necesario priorizar las iniciativas en función del impacto que tendrán en el cumplimiento de metas y definir su relevancia dentro de la planeación estratégica, un tercer momento consistirá en la selección de los indicadores que harán seguimiento a los planes propuestos por las iniciativas.
A continuación, le mostraremos algunas de las actividades más importantes a la hora de medir el desempeño de las iniciativas estratégicas de su organización:
Las reuniones estratégicas de una organización son clave a la hora de medir el desempeño de todas las perspectivas de la metodología BSC. Uno de los problemas que suelen tener las organizaciones en términos de gestión, es que la estrategia suele verse opacada por el torbellino de actividades diarias a las que la organización debe responder a diario. Es decir, suele dársele prioridad a la operación y no a la estrategia, lo que es un error. Las reuniones de análisis estratégico están en búsqueda de superar esta falla.
En las reuniones de análisis estratégico (RAE) debe existir un seguimiento al funcionamiento de las iniciativas estratégicas, a los planes de acción. Para medir el desempeño de las iniciativas en estas reuniones es necesario, en un primer momento, recabar información certera sobre el comportamiento de las iniciativas estratégicas y los cambios a los que se han visto sometidas. Las RAE deben basarse en información y datos de calidad, estos datos deben ser revisados con anterioridad de modo que las reuniones se centren en la solución de problemas y en la optimización de las iniciativas. El tipo de información que se analizará será, por ejemplo, cambios en el presupuesto o en los tiempos definidos de las iniciativas.
Otra de las actividades más importantes para medir el desempeño de las iniciativas estratégicas será el de hacer un reporte mensual de sus indicadores. Un consejo para que este tipo de reportes sea efectivo para la optimización de la estrategia es que, desde el inicio de la planeación, se seleccionen pocos indicadores para cada una de las iniciativas, pues, entre más indicadores existan, menos objetividad habrá en su análisis.
Hacer reportes mensuales sobre el comportamiento de las iniciativas estratégicas apoya que el seguimiento sea periódico y que la estrategia (BSC) se mantenga en movimiento. Los reportes mensuales deberán ser tanto cuantitativos como cualitativos. Desde el punto de vista cuantitativo, deberán contener informes sobre el porcentaje del avance ejecutado versus el planeado, y la relación con presupuesto. Por ejemplo si el avance del proyecto está atrasado y en cambio el presupuesto si se ha consumido probablemente subestimamos la complejidad del proyecto y haya que revisar su planeación, mientras que si presenta atrasos en el avance pero tampoco se ha consumido el presupuesto planeado quiere decir que son problemas de asignación de recursos. El informe cualitativo tendrá un análisis sobre el desempeño de la iniciativa, identificando las tareas con atrasos su causa y las acciones que deberán realizarse para corregir la desviación.
La realización periódica de estos informes del desempeño de las iniciativas permite que las organizaciones tengan una comunicación oportuna y de calidad para ajustar a tiempo el enfoque y desarrollo de la estrategia con el fin de incrementar el valor.
Toda organización debe funcionar acorde a sus realidades estratégicas, por lo que es inevitable que tenga que hacer modificaciones a la estrategia. En el momento en que el plan estratégico tiene algún tipo de transformación, se hace necesario que existan nuevas iniciativas y se descarten otras, o que las iniciativas ya existentes se transformen también en alguna medida.
La revisión del portafolio de iniciativas es el paso más importante a la hora de medir el desempeño. Pues es a partir de esta revisión que se implementarán las acciones correctivas que optimizarán la estrategia. La revisión permitirá hacer redistribuciones de tiempo, presupuesto y personal entre las diferentes iniciativas.
Como es evidente, la medición del desempeño de las iniciativas estratégicas es fundamental para una gestión óptima de las organizaciones. En la mayoría de los casos, el mal funcionamiento de la estrategia no depende de la planeación sino de la ejecución, medir y corregir la ejecución será una de las claves del éxito. Ahora, hacer un seguimiento periódico y eficiente del desempeño de las iniciativas exige que todas las personas responsables de ejecutar alguna tarea de la iniciativa tengan claro los plazos y recursos con que cuenta y pueda registrar las acciones que ejecuta hasta terminarla, de forma que el gerente del proyecto conozca en tiempo real el avance y los atascos que pueda tener cada colaborador, recordando que las urgencias del día a día podrían restarle la energía y tiempo para ejecutar las tareas de la estrategia. Por este motivo, un software de Balanced Scorecard, que cuente con un módulo de gestión del portafolio de proyectos, puede ser una herramienta muy útil para este fin. La Suite Visión Empresarial de Pensemos ofrece la posibilidad no solo de vincular las iniciativas y los objetivos estratégicos sino de facilitar la ejecución y control de los proyectos asociados y así aumentar las probabilidades del cumplimiento de sus metas. Si desea tener más información sobre cómo gestionar sus iniciativas estratégicas, no dude en comunicarse con nosotros. Encuentre aquí un listado con los 30 mejores software de Balanced Scorecard.
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