Plan Anual de Adquisiciones: qué es y pasos clave para elaborarlo (ejemplos)

La planificación estratégica es la brújula que guía a las entidades públicas hacia el cumplimiento de sus metas. El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) no es solo un trámite administrativo, sino una poderosa herramienta que, cuando se utiliza correctamente, impulsa la eficiencia, garantiza la transparencia y promueve la competencia justa entre proveedores. Si usted está al frente de la gestión pública y busca optimizar cada recurso, le invitamos a conocer los pasos clave para crear un PAA efectivo.

El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es una herramienta fundamental en la gestión pública, utilizada por las entidades estatales para identificar, registrar, programar y divulgar las adquisiciones de bienes, obras y servicios durante un periodo fiscal. 

Sus principales objetivos son:

1. Facilitar a las Entidades Estatales la identificación, registro, programación y divulgación de sus necesidades de bienes, obras y servicios.
2. Diseñar estrategias de contratación basadas en la agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

En otras palabras, el PAA actúa como una hoja de ruta que establece las prioridades y tiempos de las adquisiciones. Dentro del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) se deben incluir las adquisiciones correspondientes a los proyectos de inversión pública, asegurando así una planificación integral y coordinada de los recursos destinados a la formulación de proyectos de inversión pública.

El PAA no es solo un documento administrativo; está orientado a facilitar la participación de operadores ecomicos interesados en los procesos de selección de contratistas, con el fin de fomentar la competencia y, como resultado, obtener mejores condiciones en las compras.

Además, el Plan de Compras no es una opción, sino una obligación legal para todas las entidades estatales, que deben publicarlo en las plataformas del SECOP (Sistema Electrónico para la Contratación Pública), ya sea en SECOP I o SECOP II, de acuerdo con la Auditoría General de la República de Colombia.

No cumplir con esta obligación puede acarrear consecuencias adversas, como sanciones administrativas y la imposibilidad de ejecutar ciertos procesos de contratación​.

Objetivos del Plan Anual de Adquisiciones

En términos simples, el PAA tiene dos objetivos clave. En primer lugar, facilitar la gestión interna. Permite a las entidades estatales identificar, registrar y programar las adquisiciones necesarias durante el año fiscal. Esta identificación precisa de las necesidades garantiza que la entidad se mantenga organizada y pueda prever sus compras, evitando improvisaciones y gastos no planificados.

En segundo lugar, mejorar la eficiencia en la contratación, ya que permite diseñar estrategias basadas en la agregación de demanda. Este enfoque da a las entidades la posibilidad de agrupar necesidades similares para optimizar los procesos de compra, reducir costos y minimizar errores en la contratación.

Por ejemplo, una entidad pública que necesita adquirir equipos de oficina, como computadoras e impresoras, podría agrupar estas compras en una licitación única en lugar de separarlas. De esta manera, se aprovechan mejor los recursos y se evita la duplicación de esfuerzos.

Finalmente, de acuerdo con la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, este plan es un instrumento de planeación contractual que brinda información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que estos participen de las adquisiciones que hace el Estado. 

Pasos para elaborar un Plan Anual de Adquisiciones

La creación de un Plan de Compras demanda un proceso sistemático que permita a las entidades públicas prever y planificar sus necesidades de contratación. A continuación, se describen los pasos clave para su elaboración:

1. Planeación de adquisiciones

Este es el primer paso, y uno de los más críticos. En esta etapa de identificación de las necesidades de bienes, obras y servicios, cada área de la entidad debe identificar sus necesidades para el año fiscal, es decir, los bienes y servicios que requerirán para cumplir con sus funciones y objetivos. Esta fase implica una consulta interna íntegra y la consolidación de todas las solicitudes en un solo documento maestro. Las áreas deben especificar los bienes y servicios requeridos, junto con sus características técnicas y el presupuesto estimado.

Por ejemplo, tomando como caso el PAA de una universidad pública, la Facultad de Ingeniería podría identificar la necesidad de adquirir nuevos laboratorios de simulación, mientras que la Facultad de Ciencias de la Salud podría necesitar equipos médicos para sus prácticas clínicas.

2. Gestión de la aprobación de las adquisiciones

No todas las necesidades tienen el mismo nivel de importancia. Por ello, una vez identificadas, las entidades deben clasificarlas en función de su urgencia, importancia estratégica, prioridad y disponibilidad presupuestaria. Este proceso garantiza que las adquisiciones más críticas se realicen primero y que haya una organización eficiente de las solicitudes de adquisición.

3. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones
Publica el plan anual de adquisiciones para dar paso a la ejecución y seguimiento del mismo. Además, establece un cronograma con los tiempos en los que se llevará a cabo cada proceso de contratación. Es importante incluir las fechas aproximadas para la elaboración de los pliegos de condiciones, la apertura de la licitación, la adjudicación del contrato y la ejecución es fundamental para garantizar que las compras se realicen de manera oportuna y sin contratiempos.

Por ejemplo, para un proyecto de construcción de infraestructura vial, el cronograma debe especificar cuándo se realizará la licitación para los materiales, la contratación del personal especializado y el inicio de las obras.

4. Ajuste de adquisiciones
Permite ajustes, adaptándose a cambios y nuevas necesidades, para que las adquisiciones planeadas sean viables desde el punto de vista financiero. 

5. Historial de cambios
Habilita la consulta de las diferentes versiones del Plan anual de adquisiciones y las modificaciones que se han realizado.

6. Publicación y divulgación del PAA
La publicación del PAA es obligatoria y debe realizarse en las plataformas del SECOP I o SECOP II. La transparencia en este proceso permite que los proveedores potenciales conozcan de antemano los proyectos de adquisición del Estado y se preparen para participar en los procesos de licitación. Esto promueve una mayor competencia y, a la vez, garantiza que el proceso de compra sea equitativo. Abordaremos este punto con más detalle a lo largo del artículo.

7. Revisión de avance
Durante el año, es fundamental realizar un seguimiento de la ejecución del PAA. Las entidades deben tener sistemas de control que les permitan verificar si las adquisiciones se están realizando según lo planeado o si es necesario realizar ajustes. Aquí los dashboards interactivos y los reportes detallados serán claves para un seguimiento constante del progreso, asegurando que se cumplan los objetivos en términos de presupuesto, ejecución y tiempos.

Por ejemplo, un dashboard interactivo podría incluir una visión general del PAA, donde se muestre un gráfico de progreso que indique el porcentaje de adquisiciones completadas frente a las planeadas. Además, se pueden incorporar indicadores clave de rendimiento (KPIs), como el porcentaje del presupuesto utilizado y el número de adquisiciones realizadas por categoría, por ejemplo, tecnología, servicios y suministros.

Para facilitar el proceso, Colombia Compra Eficiente ha creado una serie de videos tutoriales que guían paso a paso en la configuración y gestión del PAA en el SECOP II. El playlist completo está disponible en YouTube, abajo encuentras el primero de estos videos.  

Si su entidad está utilizando el SECOP I en lugar del SECOP II, puede encontrar información relevante en este enlace.

¿Qué debe contener el Plan Anual de Adquisiciones?

A continuación, se detallan los elementos clave que debería contener el Plan Anual de Adquisiciones. La siguiente lista ha sido elaborada con base en esta Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones publicada por Colombia Compra Eficiente.

Declaración estratégica

Incluir información relevante de la entidad, como:

1. Nombre
2.  Dirección
3. Teléfono
4. Página web
5. Perspectiva estratégica (incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y el presupuesto anual)
6. Información del contrato
7. Valor total del Plan Anual de Adquisiciones
8. Valor de contratación de menor cuantía
9. Valor de contratación de mínima cuantía
10. Fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones

Este es un ejemplo de cómo puede lucir el contenido de la declaración estratégica del Plan Anual de Adquisiciones.
Fuente: Colombia Compra Eficiente

Detalle de los bienes, obras o servicios

La Entidad Estatal debe listar los bienes, obras y servicios que ha identificado, así como las necesidades determinadas. En caso de desconocer el producto y precio exactos, se debe incluir una descripción de la necesidad y los posibles códigos de los bienes y servicios que podrían satisfacerla. Es crucial trabajar con las personas que mejor conocen las necesidades para describirlas y especificar los resultados buscados. 

Los bienes, obras y servicios identificados deben ser enumerados utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el máximo nivel posible de detalle.
Este es un ejemplo de cómo puede lucir el contenido del detalle de bienes, obras y servicios del Plan Anual de Adquisiciones.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Información para los interesados en el PAA

Es recomendable proporcionar los datos de contacto del funcionario o contratista encargado de las adquisiciones. Esto permite que los interesados puedan obtener información adicional y aclarar cualquier duda sobre el PAA.

Principales objetivos

Se recomienda que el Plan Anual de Adquisiciones contenga la siguiente afirmación sobre los principales objetivos del plan: 

El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones consiste en ejecutar el principio de planeación al que se encuentran obligadas las entidades públicas, además de permitir que la Entidad Estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas.

Advertencia

Se sugiere que el Plan Anual de Adquisiciones incluya la siguiente declaración:

El Plan Anual de Adquisiciones, es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la Entidad Estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios señalados en él. Sin embargo, la aprobación de este, según los principios generales contenidos en el artículo 3 de la Ley Orgánica de Planeación – Ley 152 de 1992 –, estará a cargo del Ordenador del Gasto de la Entidad Estatal.

Aspectos legales del Plan Anual de Adquisiciones

El PAA está regulado por el Artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, que establece la obligación para las entidades estatales de elaborar y publicar una lista de los bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año fiscal. 

Esta lista debe incluir: la descripción de la necesidad o bien que se busca, el tipo de obra o servicio requerido, con su respectiva identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, el valor estimado del contrato, el tipo de recursos que financiarán la adquisición, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada de inicio del proceso de contratación.

Beneficios de un PAA bien estructurado

Elaborar un Plan de Adquisiciones eficiente trae múltiples beneficios para las entidades públicas. 

• Transparencia: la publicación oportuna del PAA permite a los operadores económicos conocer las oportunidades de contratación, promoviendo la competencia.
• Eficiencia: al planificar las adquisiciones con antelación, las entidades pueden coordinar mejor sus compras, evitando retrasos y sobrecostos.
• Mejor control presupuestario: el PAA permite que las adquisiciones se realicen dentro de los límites del presupuesto disponible, evitando gastos excesivos.
• Mayor coordinación interna: facilita la comunicación entre las diferentes áreas de la entidad, asegurando que todas las necesidades estén alineadas con los objetivos estratégicos.

Se trata de una herramienta indispensable para la gestión eficiente de los recursos públicos. Su correcta elaboración y publicación no solo cumple con la normativa vigente, sino que también facilita la transparencia, mejora la competencia entre proveedores y optimiza la ejecución del presupuesto.

¿Cómo publicar el Plan Anual de Adquisiciones?

El pasado 18 de septiembre de 2024, Colombia Compra Eficiente emitió la Circular Externa No. 003, que establece la obligatoriedad del uso de sistema SECOP II para todas las entidades estatales. A partir del 31 de octubre de 2024, y en fechas posteriores, todas las entidades mencionadas en este anexo 1 deberán gestionar sus procesos de contratación exclusivamente a través de este software.

Para facilitar esta transición, desde la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente se ha implementado una capacitación, diseñada para instruir a los funcionarios en el uso adecuado de la plataforma. Esta medida asegura que los organismos públicos puedan adaptarse rápidamente a la nueva normativa. Además, el uso obligatorio del SECOP II también ha sido destacado como un paso crucial en este proceso. Las entidades pueden registrarse para recibir la capacitación aquí.

Guía rápida para la gestión del Plan Anual de Adquisiciones

A continuación, se presenta una guía rápida que le permitirá gestionar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) de su entidad en el SECOP II. Es importante considerar que, para cargar el PAA en esta plataforma, la Entidad Estatal debe contar con una cuenta activa y los usuarios deben estar registrados. 

Los pasos clave son:

I. Crear el equipo del Plan Anual de Adquisiciones

Para asegurar un control más riguroso del PAA, el SECOP II permite a las entidades estatales crear un equipo con permisos diferenciados para la edición y publicación del plan. Esta opción es opcional y puede ser configurada por el usuario administrador de la entidad. Si se decide no utilizar esta opción, cualquier usuario registrado en la cuenta podrá modificar el PAA.

II. Crear el Plan Anual de Adquisiciones

Ya sea que se trabaje con equipos o no, los usuarios responsables deben ingresar al SECOP II para crear el Plan Anual de Adquisiciones. Este paso está destinado a cargar la información del PAA y preparar la documentación requerida para su publicación.

III. Publicar el Plan Anual de Adquisiciones

Una vez finalizada la edición del plan, se debe verificar que toda la data ingresada, como la "Información general", "Adquisiciones planeadas" y "Necesidades adicionales", sea completa y correcta. Tras revisar posibles duplicados en las adquisiciones, el plan puede ser publicado haciendo clic en "Finalizar".

IV. Modificar el Plan Anual de Adquisiciones

Si después de publicar el PAA es necesario realizar algún cambio, el sistema ofrece la opción de "Modificar" el plan. El formulario de modificación incluye una sección de "Versiones previas", donde se registran todas las versiones publicadas.

V. Asociar un Proceso de Contratación al Plan Anual de Adquisiciones

El SECOP II permite a las entidades asociar los procesos de contratación con las adquisiciones del PAA, lo que facilita una mejor trazabilidad entre la planeación y la ejecución contractual. Esta asociación puede realizarse tanto al crear el proceso como posteriormente, ingresando al apartado "Adquisiciones planeadas".

Cómo lo mencionamos anteriormente, para simplificar el proceso, Colombia Compra Eficiente ha desarrollado una serie de videos tutoriales que explican detalladamente cómo configurar y gestionar el PAA en el SECOP II. La lista completa de reproducción está accesible en YouTube. 

Si su entidad está operando con el SECOP I en vez del SECOP II, puede acceder a información pertinente a través de este enlace.

¿Cuál es la diferencia entre el Plan Anual de Adquisiciones y el plan de compras?

El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es una herramienta de planeación cuyo principal propósito es mejorar la eficiencia del proceso de contratación mediante el diseño de estrategias que agregan la demanda de la entidad. Además, facilita que los proveedores potenciales accedan a información oportuna sobre las futuras adquisiciones del Estado, fomentando una participación más activa en los procesos de contratación.

Por otro lado, el plan de compras se refiere a un concepto más amplio y general que abarca todos los bienes y servicios que una entidad tiene previsto adquirir durante un periodo determinado. Este está relacionado no solo con el aspecto contractual, sino también con la gestión presupuestal de los recursos que la entidad necesita para cumplir con sus objetivos operativos.

Ambos términos, en realidad, están estrechamente relacionados y pueden llegar a solaparse. Según el Decreto 1510 de 2013, el Plan Anual de Adquisiciones es equivalente al plan general de compras mencionado en la Ley 1474 de 2011 y a las disposiciones de la Ley Anual de Presupuesto. En otras palabras, se refieren a un mismo plan de contratación que debe consolidarse en un único documento, aunque el PAA se enfoque más en el aspecto de la programación contractual dentro del sector público.

Soluciones tecnológicas para optimizar el Plan Anual de Adquisiciones

A través de pasos bien definidos y un seguimiento constante, las entidades estatales pueden garantizar que sus adquisiciones se realicen de manera eficiente, maximizando el valor de los recursos disponibles.

Pensemos ofrece una solución digital específica para la gestión del Plan Anual de Adquisiciones, que aborda los principales procesos mencionados. Su plataforma permite la integración de toda la información en un único sistema, eliminando la dependencia de hojas de cálculo y correos electrónicos. Además, facilita la actualización del plan en tiempo real y ofrece dashboards que brindan visibilidad sobre el avance del plan en términos de ejecución y presupuesto, lo que resulta esencial para un seguimiento eficiente.

Para más información sobre la plataforma de Pensemos y cómo puede ayudar a optimizar la gestión de su software para Plan Anual de Adquisiciones, visite el enlace.