Cuando se habla de gestión de proyectos corporativos, la mayoría de las personas piensa en «grandes empresas». Sin embargo, cualquier negocio tiene proyectos que gestionar: desde lanzar un nuevo producto al mercado hasta cumplir con un objetivo anual.
La gestión de proyectos es la disciplina que se encarga de planificar, coordinar y controlar todos los aspectos de un proyecto, desde su inicio hasta su final. ¿Qué tan complejo puede ser un proyecto? Pues bien, depende del tamaño y la magnitud del mismo.
Un pequeño negocio puede tener un equipo reducido que trabaja en conjunto para llevar a cabo un objetivo común; mientras que, por otro lado, las grandes empresas cuentan con departamentos y equipos especializados que trabajan en proyectos más complejos.
Por ejemplo, una pequeña empresa puede decidir lanzar un nuevo producto o servicio, y el equipo de trabajo se encargará de planificar, desarrollar y ponerlo en marcha.
Mientras tanto, una gran empresa puede estar trabajando en varios proyectos a la vez, desde la renovación de una tienda hasta el lanzamiento de una campaña publicitaria. En ambos casos, la tecnología es una gran ayuda.
Por tal motivo, en este artículo le ofreceremos algunos consejos para gestionar sus proyectos corporativos en la pospandemia, independientemente del tamaño de su empresa. Aparte, le presentamos una lista de los mejores programas de gestión de proyectos. ¡Tome nota!
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Un software de gestión de proyectos, que también se conoce como gestor de proyectos o PMS, es una aplicación informática diseñada para ayudar a los responsables de proyectos a planificar, organizar y controlar todos los aspectos de sus trabajos.
La idea es simplificar el trabajo del líder de proyecto al proporcionar una interfaz gráfica intuitiva y un conjunto completo de herramientas para administrar todos los aspectos de un proyecto, desde la asignación de tareas hasta el seguimiento del progreso.
Algunos PMS también incluyen funciones avanzadas como la gestión de riesgos y la integración con otros sistemas empresariales. No obstante, los PMS más básicos pueden ser muy útiles para coordinar el trabajo de un equipo y asegurarse de que todos los miembros estén al tanto del progreso del proyecto.
Beneficios de los software de gestión de proyectos
La gestión eficaz de proyectos es importante para el éxito de cualquier empresa, ya que permite a las organizaciones planificar y llevar a cabo sus objetivos de negocio.
Los proyectos corporativos son particularmente complejos y requieren una coordinación estrecha entre un gran número de personas con diversos roles y responsabilidades.
El uso de un software de gestión de proyectos puede ayudar a simplificar este proceso y garantizar que todos los miembros del equipo estén al tanto del progreso del proyecto.
Algunos de los beneficios de usar un software de gestión de proyectos incluyen
- Permitir a los líderes de proyecto planificar y organizar el trabajo de forma más eficiente.
- Ayudar a coordinar el trabajo de un equipo grande y diversificado.
- Simplificar el seguimiento del progreso de un proyecto.
- Permitir identificar y solucionar problemas antes de que afecten al proyecto.
- Poder mejorar la comunicación entre los miembros del equipo.
¿Cómo elegir el software de gestión de proyectos adecuado para tu compañía?
Existe una gran cantidad de softwares de gestión de proyectos en el mercado y puede ser difícil saber cuál escoger.
La selección del software adecuado dependerá del tamaño y la complejidad de los proyectos que desee gestionar, así como de las necesidades de su equipo.
Algunas preguntas que debe hacerse al elegir un software de gestión de proyectos son las siguientes:
- ¿Cuántas personas necesitarán usar el software?
- ¿Qué tipo de proyectos necesitarás gestionar?
- ¿Necesita funciones avanzadas como la gestión de riesgos o la integración con otros sistemas empresariales?
- ¿Cuánto está dispuesto a pagar?
- ¿Qué nivel de soporte técnico necesita?
Los mejores software de gestión de proyectos
Una vez que haya respondido las preguntas anteriores, podrá elaborar una lista de los softwares de gestión de proyectos que mejor se adapten a sus necesidades.
A continuación, le presentamos un listado de los mejores programas de gestión de proyectos.
Asana: Asana es un software de gestión de proyectos muy popular que ofrece una amplia gama de funciones avanzadas. Es especialmente útil para grandes proyectos que requieren una coordinación estrecha entre varios equipos.
Asana también se integra con una gran variedad de otras aplicaciones empresariales, lo que facilita aún más la gestión de proyectos.
Pensemos: este software utiliza la metodología Project & Portfolio Management lo que permite tener una visión global de todas las etapas de un proyecto individual, así como gestionar el portafolio completo de iniciativas. Facilita la gestión de tiempos, recursos, riesgos y objetivos desde un mismo software.
Es uno de los mejores software de gestión de proyectos y está recomendado para empresas del sector privado y para entidades públicas.
Trello: este es un software de gestión de proyectos visualmente atractivo que se centra en la simplicidad y la facilidad de uso. Es ideal para pequeñas empresas o equipos que necesiten una solución fácil de usar para coordinar sus actividades.
Basecamp: es otra opción popular para aquellos que buscan un software de gestión de proyectos intuitivo y fácil de usar.
Ofrece todas las herramientas necesarias para administrar proyectos de forma eficiente, y también cuenta con una gran cantidad de recursos educativos para ayudarle a sacar el máximo provecho de la herramienta.
Podio: este software se centra en la personalización y la flexibilidad, y ofrece una amplia gama de funciones avanzadas. Es especialmente útil para equipos que necesiten un software que se pueda adaptar a sus necesidades.
Wrike: se enfoca en la colaboración y ofrece una gran cantidad de funciones para facilitar el trabajo en equipo. Es ideal para grandes proyectos que requieren una coordinación estrecha entre varios equipos.
Smartsheet: se centra en la simplicidad y la facilidad de uso, y ofrece una amplia gama de funciones avanzadas. Es especialmente útil para aquellos que necesiten un software de gestión de proyectos intuitivo y fácil de usar.
Holded: este es un buen software de gestión de proyectos especialmente diseñado para pymes y trabajadores autónomos.
Mediante el programa de Holded podrá automatizar todas las tareas de su negocio desde cualquier lugar y dispositivo, como tabletas y teléfonos inteligentes. Esto se debe a que Holded dispone de una app que puede usar para gestionar sus proyectos.
Consejos para gestionar sus proyectos más eficientemente en la pospandemia
La pandemia de COVID-19 ha cambiado la forma en que muchas empresas trabajan, y es probable que estos cambios sean permanentes. Ya no es necesario que todos los empleados trabajen en el mismo edificio; de hecho, muchas personas están optando por trabajar desde casa.
Esto significa que las empresas necesitan encontrar nuevas formas de gestionar sus proyectos. Los softwares de gestión de proyectos pueden ser una solución ideal para esta nueva realidad.
Hay muchos programas disponibles y la mayoría de ellos ofrecen una gran cantidad de funcionalidades útiles, como la asignación de tareas, el seguimiento del progreso, la colaboración en tiempo real y mucho más.
Si su empresa todavía no ha adoptado un software de gestión de proyectos, ahora es el momento de hacerlo. Y si ya lo está utilizando, aquí hay algunos consejos para sacar el máximo provecho de esta herramienta:
Asegúrese de elegir el software adecuado para sus necesidades: no todos los programas son iguales y es importante encontrar uno que se adapte a los requerimientos de su empresa.
Aproveche las funciones de colaboración en tiempo real: esta es una de las principales ventajas del software de gestión de proyectos; esto es, la capacidad de colaborar en tiempo real con otros miembros del equipo. Utilice esta función para que todos los miembros del equipo estén al tanto del progreso del proyecto.
Utilice el software para simplificar la comunicación: el software de gestión de proyectos también puede simplificar la comunicación entre los miembros del equipo. En lugar de enviar correos electrónicos o llamar por teléfono, utilice el software para compartir información y archivos de forma rápida y eficiente.
Haga seguimiento del progreso: una de las mejores formas de garantizar que un proyecto se complete a tiempo es hacer un seguimiento del progreso. El software de gestión de proyectos le permite hacer un seguimiento de las tareas asignadas a cada miembro del equipo, lo que le ayudará a identificar rápidamente los retrasos o problemas.
Establece límites de tiempo: otra forma de garantizar que un proyecto se complete a tiempo es establecer límites de tiempo para cada tarea. El software de gestión de proyectos le permite establecer plazos para cada tarea y enviar recordatorios automáticos a los miembros del equipo para que se mantengan enfocados y cumplan con los plazos.
Tome el control de su proyecto: el software de gestión de proyectos le permite tomar el control de su proyecto y asegurarse de que se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Aproveche todas las funcionalidades que ofrece para simplificar la gestión de sus proyectos y mejorar la eficiencia del equipo.
Conclusiones
A pesar de que la pandemia del COVID-19 ha creado desafíos únicos para los gestores de proyectos, existen algunas buenas prácticas que pueden ser aplicadas para manejar proyectos exitosamente.
En este blog post clarificamos qué es un software de gestión de proyectos y por qué es importante para su organización tenerlo. Además, le contamos sobre los mejores programas de gestión de proyectos y cómo manejar efectivamente sus proyectos en la pospandemia.
Esperamos que esta información le sea útil y le ayude a gestionar sus proyectos en épocas difíciles que, aunque están siendo superadas, aún permanecen con nosotros, definiendo las operaciones de las empresas y el futuro del trabajo.
¿Ha intentado algunas de estas técnicas? ¿Ha usado algunos de estos programas? ¿Cuáles han sido sus mayores desafíos en la gestión de proyectos durante la pandemia del coronavirus o recientemente?
