Un estudio establece que un adulto común toma cerca de 35.000 decisiones conscientes cada día, y cuando se trata de personas que cumplen su rol en cargos directivos, que vigilan de cerca el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización, este número podría ser mucho mayor.
En lo corrido de 2023 he tenido la posibilidad de participar en numerosas mesas de trabajo en torno a los procesos de toma de decisiones, y esta experiencia me hace pensar que dicha información es veraz. Dando por cierto lo anterior, salta a la vista la incógnita sobre la calidad de dichas decisiones, y si en mi organización tenemos el proceso adecuado para tomar las mejores decisiones, basándonos en la información que nos proveen diferentes mecanismos.
En Pensemos hemos acompañado el proceso de toma de decisiones en todos los niveles directivos y de gestión, es por esto que, queremos ofrecerle este artículo en donde recopilamos los principales pasos que debe seguir un proceso de toma de decisiones efectivo, abordando los desafíos y dando valiosas recomendaciones al respecto. Antes de ir al paso a paso, analicemos la situación por un momento.
¿Por qué es tan difícil tomar una decisión?
Si es un gerente, director o líder, es normal que a veces sienta miedo al tomar decisiones importantes, ya que sus acciones tienen un gran impacto en el equipo que lidera. Además, en ocasiones el tiempo es limitado y puede que la información disponible no sea tan clara en cuanto al camino a seguir. El miedo a equivocarse y la fatiga de tener que tomar decisiones constantemente pueden generar inseguridad en usted. Sin embargo, es importante recordar que tomar decisiones es clave para alcanzar el éxito, aunque también puede llevar al fracaso. La clave está en confiar en sus conocimientos y habilidades, y continuar mejorando sus procesos de toma de decisiones para lograr el mejor resultado posible.
Principales pasos a seguir en el proceso de toma de decisiones
La toma de decisiones es un proceso complejo que implica cómo y cuándo elegir algo. Sin embargo, puede sentirse más preparado si ha desarrollado un proceso racional para tomar decisiones. Aunque es probable que desarrolle su propio proceso con el tiempo, es útil tener un marco básico. Por eso, a continuación veremos esos pasos clave en el proceso de toma de decisiones que le ayudarán a tomar decisiones gerenciales más efectivas:
Paso 1: identificar claramente la decisión a tomar
A primera vista este primer paso es obvio, pero la verdad es que, en muchos casos, esta suele ser la primera barrera en la toma de decisiones. Es imposible resolver un problema sin entenderlo a fondo, por lo que es importante familiarizarse con él para tener una idea precisa de lo que se está decidiendo. La sugerencia práctica en este primer punto es que, si alguien ha planteado el problema, se le deben hacer preguntas abiertas para obtener respuestas detalladas y claras.
En metodologías avanzadas de mejora de procesos como Lean, a este paso se le llama “Ir al Gemba”, que no es otra cosa que ir al lugar donde suceden las cosas, observar el proceso, entender la manera en que se está desarrollando el trabajo, hacer preguntas y aprender acerca del problema y la decisión que debe tomarse.
Si hay varias decisiones que deben tomarse para resolver el problema, es recomendable dividirlas en pasos individuales y seguir este proceso para cada una de ellas. De esta manera, se pueden eliminar decisiones si un paso resuelve más de una de ellas.
Paso 2: revisar información relevante
Una vez que haya definido la decisión que debe tomar, para tomar una decisión informada, debe hacerse un balance de toda la información disponible. Sin embargo, revisar una gran cantidad de información puede volverse abrumador y caótico. Por eso, es recomendable mantenerse organizado utilizando estrategias como diagramas de flujo, notas adhesivas de diferentes colores o en el mejor de los casos, contar con reportes adecuados como tableros de control. De esta forma, podrá evitar perder documentos importantes en un mar de papeles.
Además, es importante involucrar a otros miembros del equipo en la recopilación de información relevante, ya que sus perspectivas frescas pueden enriquecer el análisis de la información y ayudar a encontrar soluciones más efectivas al problema.
Paso 3: pensar en alternativas y sopesar la evidencia
¿Cuántas opciones existen para resolver esta decisión? Si ha revisado su información con atención, es probable que haya evaluado diversas alternativas. Aunque podría haber múltiples soluciones, no es momento de elegir la mejor opción aún. En esta etapa, es importante enfocarse en enumerar las posibilidades mediante la formulación de preguntas y la escucha atenta de comentarios que vengan del equipo de trabajo y grupos interesados.
Una vez que haya identificado las posibles soluciones, llega el momento de analizar detenidamente los pros y los contras de cada una. Tome el tiempo necesario para reflexionar sobre otros líderes y los resultados que han obtenido al tomar decisiones similares. Considere también las posibles ganancias y pérdidas que podría experimentar con cada alternativa posible.
Además, es importante considerar cómo afectaría su decisión a los miembros del equipo y a las partes interesadas. ¿Qué cambios tendrían que enfrentar? No se apresure en esta etapa, ya que lo importante es tomar una decisión con la que se sienta cómodo y seguro.
Paso 4: hora de actuar - tomando la decisión
Ha llegado el momento de tomar su decisión final. Examine cuidadosamente la información y las alternativas disponibles y evalúe su evidencia. Luego, toma su decisión. Confíe en sus habilidades y prepárese para hacer esa elección importante. Lo siguiente es poner en práctica su decisión. Debe crear un plan que lo lleve a usted y a su organización a lograr los objetivos propuestos. La planeación estratégica puede requerir tiempo, pero solo podrá disfrutar de los beneficios de una decisión exitosa si implementa correctamente su plan de acción.
Paso 5: realizar seguimiento al resultado de la decisión
Algunas personas consideran que este paso es adicional, pero si desea mejorar su capacidad de toma de decisiones, es esencial. Reflexionar sobre su proceso paso a paso y el resultado de su decisión es importante para internalizar su trabajo y prepararse para la mejora continua. Incluso puede descubrir que tomó buenas decisiones de manera inconsciente; exponerlas claramente ante usted asegurará que continúe repitiendo el buen comportamiento en el futuro, ya que el objetivo de la reflexión no es convencerse de que tomó todas las decisiones correctas. El objetivo es ser honesto sobre lo que funcionó y lo que no, para que pueda aprender de cada decisión.
Algunas preguntas útiles en este paso serían: ¿Logró resolver el problema que identificó en primer lugar? ¿Qué tan bien recopiló la información? ¿Se están cumpliendo sus metas? ¿Aprovechó todos los recursos disponibles?
Al aprovechar el conocimiento de sus compañeros de trabajo y colegas, podrá identificar todas sus opciones. Si olvidó incluir a alguien en ese proceso, es posible que haya perdido una oportunidad. Tome notas mientras realice la revisión, anotando lo que aprendió del proceso y piense si haría algún cambio al tener que tomar la misma decisión. De esta manera, estará preparado cuando las decisiones se vuelvan más difíciles.
Desafíos en el proceso de toma de decisiones:
Tener demasiada información:
Con la gran cantidad de información disponible es fácil sentirse abrumado. Por otro lado, tener muy poca información también puede ser problemático, lo que aumenta la posibilidad de prejuicios. Con la práctica, puede aprender a priorizar y elegir la información más importante. Si necesita investigar más para tomar una decisión informada, no dude en hacerlo.
Las habilidades de investigación siempre son útiles y le permitirán priorizar lo que encuentre. Pero sea realista; como gerente, es probable que tenga restricciones de tiempo y de acceso a información, por lo cual, delegue e involucre al equipo en este aspecto cuando sea posible. El objetivo no es estar 100 % seguro, sino tener los recursos necesarios para tomar una decisión informada.
Exceso de confianza:
Aunque es importante tener confianza en su proceso de toma de decisiones, también es posible que tome una decisión equivocada. Es parte de la vida. Sin embargo, si no reconoce esta posibilidad, puede volverse más propenso a cometer errores o fallar. Tener confianza es bueno, pero el exceso de confianza puede llevar a errores innecesarios. Demasiada confianza en sí mismo puede alejarlo de los demás, limitar su perspectiva en la toma de decisiones o hacer que asuma demasiadas responsabilidades.
Identificación incorrecta del problema:
El primer paso en su proceso de toma de decisiones es crucial, ya que establece el tono para el resto de la investigación y consulta. Si no identifica correctamente lo que está tratando de decidir, no podrá llegar a la mejor decisión. Algunas decisiones son complejas y requieren más tiempo, por lo que es importante tomarse todo el que sea necesario y permitido en la situación.
Involucrar a todos:
A veces, será el único tomando la decisión final. Como gerente, tiene la responsabilidad final, pero escuchar los comentarios y trabajar en colaboración es importante. Sea claro con su equipo si la decisión será colaborativa o no para establecer expectativas transparentes. ¿Votarán como equipo o recibirá sus opiniones para tomar la decisión final usted mismo? Sea lo más transparente posible sobre los criterios que utilizará para tomar la decisión, el proceso y cronograma que seguirá. Si el resto de los miembros del equipo no pueden ponerse de acuerdo, su decisión será más desafiante y la comunicación clara será aún más importante. Ser un buen gerente implica prestar atención a cómo funciona todo el equipo y, en ocasiones, fortalecer las habilidades de comunicación y resolución de problemas.
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