El Plan Estratégico Institucional es un requisito que el Gobierno Nacional exige a todas las organizaciones públicas con el propósito de regular su gestión, garantizar la transparencia, la consecución de sus objetivos y su divulgación entre la ciudadanía.
Particularmente, en Colombia, el Gobierno Nacional determina que este proceso es un requisito obligatorio en las entidades públicas, buscando con ello, una alineación entre la misión de las entidades y los propósitos, tanto del Plan Nacional de Desarrollo como del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Para cumplir con estos propósitos de la gestión institucional se tiene como base la Planeación Estratégica que permite medir la ejecución, el desempeño y calidad de los objetivos a alcanzar en el periodo de medición.
En este artículo hablaremos en detalle sobre cuáles son los objetivos, las fases y cómo llevar a cabo la ejecución del Plan Estratégico institucional. Esto le dará una comprensión global y amplia de cómo debe desarrollarse un modelo integrado de planeación y gestión al interior de una organización pública.
¿Qué es un Plan Estratégico Institucional?
Podemos definir el Plan Estratégico Institucional como una herramienta gerencial que buscan las entidades para plasmar en un documento claro y conciso los principales objetivos a alcanzar. Como se mencionó anteriormente, esta herramienta busca la alineación de las entidades con los objetivos del Gobierno Nacional que son representados a través del Plan Nacional de Desarrollo.
En este orden de ideas, los principales elementos a considerar en el marco del Plan Estratégico Institucional son los siguientes:
- Misión: Es el propósito o motivo por el que existe la organización y por lo tanto define y guía las actividades principales de la entidad.
- Visión: es la proyección de la situación esperada a mediano o largo plazo de la organización en busca de mejorar la efectividad en la gestión de sus actividades. Tiene en cuenta el contexto social, histórico, político, económico, etc., en el que se sitúa la organización y, por lo tanto, también considera las necesidades de la ciudadanía.
- Lineamientos estratégicos: Es la priorización que realiza la alta dirección de la organización en busca de alcanzar la visión a través del desarrollo de la misión, considerando que los diferentes recursos (físicos, financieros, humanos, tecnológicos) con los que cuenta la entidad son escasos.
- Objetivos estratégicos: son metas concretas que la entidad se propone cumplir a mediano y largo plazo con el propósito de concretar la misión, la visión y la política de calidad.
Fases para la Implementación del Plan Estratégico Institucional
Para un desarrollo óptimo de la Planeación Estratégica Institucional, se proponen las siguientes fases con el fin de lograr una articulación entre los diferentes actores y grupos de valor de la organización.
Fase 1: Definición del Marco Estratégico.
Dentro del Marco Estratégico encontramos la misión, visión, lineamientos estratégicos y objetivos que se encargan de orientar a su organización, sin dejar de lado el Plan Nacional de Desarrollo como horizonte.
Fase 2: Definición de Indicadores y Planes de Acción.
Es una fase integrada por la Gerencia media de la organización, la cual, tomando como referencia la definición del marco estratégico, plasma a través de indicadores puntuales, cuales serán las metas a alcanzar y a su vez, definen planes de acción a corto plazo.
Fase 3: Divulgación y Alineación Institucional
Una vez terminada la definición de los elementos plasmados en la Fase 1 y 2, es importante que el resto de la organización y los demás grupos de valor conozcan e interioricen los objetivos que se esperan alcanzar, cómo se piensan desarrollar y cómo colaboran en el cumplimiento de estos objetivos.
Esta fase permite una alineación de todos los actores en cuanto al desarrollo de la gestión institucional durante la vigencia de la Planeación Estratégica. Es importante que esta divulgación sea dirigida por el líder de la organización, quien es la persona que lidera todo este proceso al interior de la entidad.
Fase 4: Ejecución, seguimiento y mejora
Una vez definida e interiorizada la Planeación Estratégica, llega el momento de ejecutar las diferentes acciones proyectadas que permitirán alcanzar las metas y los objetivos planeados. En esta fase los colaboradores de los diferentes procesos de la organización intervienen de manera directa en la ejecución de los planes de acción.
Ahora bien, en paralelo a la ejecución de la Planeación, se debe realizar un seguimiento por parte de la alta dirección respecto al cumplimiento de las metas proyectadas, analizar los posibles inconvenientes y tomar las decisiones a tiempo con el fin de mitigar los riesgos asociados al incumplimiento de los objetivos. Estas decisiones, no solo se deben tomar a tiempo sino también, se deben divulgar a toda la organización con el fin que todos sepan cómo va la estrategia organizacional y cuáles han sido los cambios que se han generado para alcanzar los objetivos.
Todas estas etapas son mucho más sencillas de implementar cuando se cuenta con una herramienta de planeación que automatiza varios de los procesos y que permite una medición exacta, una socialización y visualización de la información clara, y un seguimiento riguroso.
En Pensemos tenemos años de experiencia trabajando en conjunto con las organizaciones públicas y privadas que han decidido implementar nuestro software y así optimizar la implementación, medición y mejora de su Plan Estratégico Institucional.
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