Todas las entidades públicas que manejen recursos del estado deben tener un accionar transparente y efectivo. Por este motivo es tan importante el control interno de las entidades que pertenecen a la Administración Pública. El Modelo Estándar de Control Interno-MECI proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo. El modelo puede ser adaptado a las necesidades específicas de cada entidad, pero es fundamental que sea aplicado para proporcionar orientación hacia el cumplimiento de objetivos institucionales. Hoy en Pensemos queremos contarle a profundidad en qué consiste el MECI, su historia, sus características, principios, objetivos, etapas de implementación y más. ¡Acompáñenos!

¿Qué normativa establece el MECI?

El Departamento Administrativo de la Función Publica es la entidad del gobierno que contribuye al mejoramiento y fortalecimiento continuo de la gestión de los servidores públicos y las instituciones en todo el territorio nacional. Por este motivo, puso a disposición de las entidades públicas el Modelo Estándar de Control Interno-MECI a partir de la entrada en vigencia del decreto Decreto 1599 de 2005 que decreta: “Adóptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993”.

El MECI fue construido de una forma participativa por Jefes de Control Interno de orden nacional y territorial, la academia, el Comité Interinstitucional de Control Interno Nacional CICINAL, organismos de control, el Instituto de Auditores Internos IIA, entre otros.

¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO?

El MECI, proporciona una estructura para el Sistema de Control Interno de las entidades públicas, por este motivo es necesario tener claridad sobre qué es el Control Interno. La Ley 87 de 1993 señala que se entiende por Control Interno: “el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una organización, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos precisos”.

¿QUÉ NO ES EL CONTROL INTERNO?

En algunas ocasiones la mejor forma de entender algo, es comenzar entendiendo lo que no es. Por eso, hemos recogido algunos ejemplos de situaciones  que se asocian con el control interno, pero que no representan su esencia. En general podemos decir que el control interno:

• No es una búsqueda de errores para acusar
• No es un agente que busca atemorizar
• No es un control policivo, ni perseguidor
• No es una manera de hacer lenta la gestión
• No es el Control Interno Disciplinario
• No es la Oficina de Control Interno
• No es control fiscal
• No es algo externo sino algo intrínseco a las funciones del Estado
• No se encarga de co-administrar ni refrenda actos administrativos

¿QUÉ ES EL MECI?

Como mencionamos anteriormente y según el Decreto 1599 de 2005, el Modelo Estándar de Control Interno se establece para las entidades del Estado con el fin de facilitar el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno y proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las Entidades del Estado, su propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

El Modelo está, además, compuesto por 4 grandes grupos de objetivos específicos que son; Objetivos de control de cumplimiento, Objetivos de control de planeación y gestión, Objetivos de control de evaluación y seguimiento y Objetivos de Control de información y comunicación.

Existen tres principios o pilares que caracterizan al MECI y que son aplicables al Sistema de Control Interno:

• Autocontrol: Es la capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función. Bajo este principio, todas los procesos, actividades y tareas bajo la responsabilidad del servidor se desarrollarán con fundamento en los principios establecidos por la Constitución Política de Colombia.  

• Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar al interior de las entidades los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

• Autogestión:  Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DEL MECI?

Estructura antigua

Para entender la estructura del MECI, es necesario tener en cuenta que el modelo tuvo una actualización en el año 2008. En el pasado, el Modelo estaba integrado por Subsistemas, Componentes y elementos de control de esta manera:

Estructura actualizada

Actualmente la estructura del MECI se compone de 2 módulos y un eje transversal dedicado a la información y comunicación. Cada uno de los módulos se encuentra compuesto por 3 componentes y el Modelo cuenta con 13 elementos de control. Los módulos son:

1. Módulo de Control de Planeación y Gestión

Aquí se encuentran los componentes y elementos que aseguran que la planeación y la ejecución de la planeación tendrán los controles necesarios para su realización en la entidad. Uno de los objetivos más importantes de este módulo es introducir en la cultura organizacional el control a la gestión en los procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo y de evaluación. Los componentes que se encuentran aquí son:

• Componente de Talento Humano
• Componente de Direccionamiento Estratégico
• Componente de Administración del Riesgo

Este módulo tiene una estrecha relación con los planes de mejoramiento continuo de la entidad. Considera los aspectos que permitan valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos. Tiene el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad. Los componentes que se encuentran aquí son:

• Componente de Evaluación y Seguimiento
• Componente de Auditoría Interna
• Componente de Planes de Mejoramiento

Como dijimos, además de los módulos que componen el MECI, existe un Eje transversal de Información y Comunicación.

3. Eje transversal de Información y Comunicación

Es el eje que atraviesa los dos módulos del Modelo debido a que las entidades suelen utilizarlo durante todo el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). La Información y la Comunicación juegan un papel fundamental en la dimensión estratégica debido a que vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de las operaciones internas. Es muy importante que este eje se involucre en todos los niveles y procesos de la organización.

La estructura actual del MECI se visualizaría de esta manera:

¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN DEL MECI?

Como hemos detallado a lo largo de este artículo, el MECI es un instrumento al servicio de la Administración Pública.  Todas las entidades que pertenezcan al sector público deberán establecer, documentar, implementar y mantener su Sistema de Control Interno de acuerdo con los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI. Con este fin, según el Modelo, las entidades deben seguir las siguientes 4 etapas para su implementación.

Etapa 1: Planeación del diseño e implementación del Sistema de Control Interno

El momento de planeación es fundamental. En esta etapa es necesario que la Alta Dirección de la entidad establezca el compromiso de definir la organización del equipo de trabajo y de los diferentes niveles de implementación o ajustes de su Sistema de Gestión actual de acuerdo con el MECI. Al mismo tiempo, se hace necesario elaborar un plan de trabajo estructurado para el diseño y la implementación. En este primer momento, es dictatorial ejercer las siguientes actividades:

• Definir normas de funcionamiento
• Definir actividades de desarrollo e implementación
• Asignar responsabilidades
• Definir cronograma de actividades
• Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementación
• Llevar a cabo la capacitación del equipo de trabajo
• Realizar socialización a directivos de la entidad

En este segundo momento de la implementación es necesario hacer una evaluación sobre la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada elemento de control de la Entidad. Así, se deberá definir la actividad y responsables del diseño, ajuste o implementación utilizando la metodología, procedimientos e instrumentos que para tal efecto defina el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.

Etapa 3: Evaluación a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno

La evaluación es muy importante para que exista un funcionamiento óptimo del Sistema de Control Interno. Con este fin, la oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría o quien cumpla es función en la entidad pública, deberá llevar a cabo una evaluación permanente de los procesos de diseño, desarrollo e implementación del MECI, para así garantizar la efectividad del Sistema.

Etapa 4: Definición del normograma del Sistema de Control Interno

El establecimiento de un normograma es de gran ayuda para la implementación del MECI. Un normograma es una herramienta que permite a las entidades públicas delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su misión. En este sentido, se deberá elaborar el normograma del Sistema de Control Interno con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario, y de autorregulación que sean aplicables a la entidad, verificando, a través del MECI, el cumplimiento de todas las normas allí delimitadas.

¿QUÉ ENTIDADES ESTÁN OBLIGADAS A IMPLEMENTAR EL MECI?

En el artículo 1 del Decreto 1599 de 2005 se establece lo siguiente: ”Adóptase el Modelo  Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar  y mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de 1993”

Se debe tener en cuenta que el mismo artículo también plantea lo siguiente: “Campo de aplicación: La presente Ley se aplicará a  todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las  sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal”

¿CUÁLES SON LOS ROLES EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI?

Los roles de la Oficina de Control Interno en la implementación del MECI,  son los siguientes:

• Evaluar periódicamente el nivel de desarrollo e implementación.
• Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la implementación.
• Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas.
• Evaluar permanentemente el desempeño de los grupos de trabajo.
• Evaluar la gestión de responsables.
• Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el directivo responsable.
• Concluir y recomendar acciones de ajuste.
• Recomendar ajustes al diseño e implementación.

Por su parte,  el representante de la Alta Dirección tiene como funciones:

• Evaluar, desde el autocontrol, el diseño e implementación del MECI.
• Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno.
• Asegurar el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia

• Informar a la alta dirección.
• Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.
• Coordinar con los directivos o responsables de área o procesos.
• Hacer seguimiento a las actividades planeadas.
• Someter los resultados a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno.

Finalmente, las responsabilidades del equipo MECI  son las siguientes:

• Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la dirección.
• Capacitar a los servidores de la entidad.
• Asesorar en el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno.
• Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas.
• Trabajar en coordinación con los servidores designados por área.

¿SE PUEDEN IMPLEMENTAR O ARMONIZAR MECI Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD AL MISMO TIEMPO?

Se debe tener en cuenta que los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse simultáneamente, teniendo en cuenta que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que sea el mismo líder para los dos sistemas, así como el mismo equipo operativo   

Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestión de la Calidad, son herramientas que tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la acción de las  diversas organizaciones que los implementen Por lo general, estos Sistemas se soportan en elementos comunes, los cuales deberían ser identificados en etapas tempranas de la implementación, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos (NTCGP 1000:2009).

¿POR QUÉ AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DEL MECI?

Muchas entidades públicas han optado por implementar un sistema de automatización para llevar a cabo la gestión del MECI, estos son algunos de los beneficios de implementar un software para el control interno de las entidades públicas.

• Usted puede integrar el seguimiento a su plan estratégico con el seguimiento al Sistema de Control Interno. La herramienta facilitará su día a día y la carga no incrementará en los días previos a las auditorías.
• Usted puede gestionar el MECI y el Sistema de Gestión de Calidad y Riesgos desde un mismo lugar.
• Usted puede consignar y acceder en cualquier momento a la documentación requerida para gestionar la organización y responder al MECI.
• Usted puede hacer una distribución de actividades y tareas entres los miembros de su entidad de manera mucho más sencilla, al mismo tiempo que podrá visualizar los esfuerzos de cada uno de sus funcionarios.
• Usted puede efectuar los correctivos a tiempo para el cumplimiento adecuado del Modelo.

Un software MIPG le ayudará a gestionar de manera eficiente todos módulos y componentes que exige el Modelo Integrado de Gestión Pública cuyo séptima dimensión es el MECI. En Pensemos contamos con toda la experiencia necesaria para acompañarlo en la correcta implementación y seguimiento de su Plan Estratégico Institucional e implementación del MIPG en su entidad. Hemos acompañado al equipo de planeación de entidades públicas como Colciencias en la automatización de sus procesos de gestión. No dude en contactarse con nosotros si desea asesoría o más información sobre la implementación del Modelo Integrado de Gestión Pública - MIPG en su entidad o si quiere más información sobre el funcionamiento de nuestro software.