Desde hace algunos años todos los procesos de la Administración Pública se han ido modificando poco a poco para garantizar mayores niveles de desempeño, procesos más transparentes y, en especial, para consolidar una imagen positiva a los ojos de los ciudadanos. Todos estos cambios han llevado a las entidades que deben generar Planes Estratégicos Institucionales a optimizar constantemente la forma en que desarrollan su gestión y a la forma en que se realiza el seguimiento de todas las actividades vinculadas a la estrategia. Uno de los aspectos que hoy en día tiene una fuerte presencia en el sector público es el uso de un software de Balanced Scorecard. Por eso, hoy queremos compartir con usted más información sobre los rasgos generales de esta metodología y algunos ejemplos sobre cómo puede ser aplicada en el ámbito de la Gestión Pública. ¡Acompáñenos!
¿Por qué el Balanced Scorecard dentro de la Gestión Pública?
En la situación actual de las entidades públicas y de su relación con la ciudadanía, es indudable que las exigencias son mucho más altas y concretas. Hoy por hoy, la relación entidad-ciudadano está marcada por una actividad más fuerte en ambas partes: al mismo tiempo en que la entidad cuenta con un campo de acción más corto debido a las limitaciones del presupuesto público, los ciudadanos demandan mejores servicios con procesos más claros y controlados. En este sentido, las entidades deben reforzar una imagen de lo que podríamos llamar Instituciones Públicas de alto desempeño, orientadas a prestar unos servicios concretos para los ciudadanos. De hecho, en el actual panorama de la administración pública, en donde los líderes deben enfrentarse a retos estructurales, ambientes decisivos complejos y sistemas regulatorios cambiantes, se debe tener en cuenta los rasgos y criterios de desarrollo que pueden guiar a las entidades hacia la consolidación de una burocracia de alto desempeño, caracterizada por la implementación de nuevos modelos de innovación que eliminan impedimentos de desempeño como el miedo al cambio, una lenta toma de decisiones o la rigidez institucional. Para conocer más puede consultar un artículo anterior en el que habíamos descrito 4 prácticas para lograr un alto desempeño en la gestión pública.
Ahora bien, ¿qué papel juega el Balanced Scorecard dentro de estas dinámicas cada vez más severas y rigurosas? De forma sencilla, esta metodología le permite a las entidades del sector público llevar a cabo procesos de gestión con altos niveles de desempeño en donde puedan traducir la misión de la entidad y su planeación estratégica en actividades concretas y en indicadores específicos que garanticen un seguimiento estricto según los modelos de gestión establecidos por la ley.
Sin embargo, para que usted pueda ver de manera más concreta la forma en que el Balanced Scorecard puede optimizar la gestión en cualquier entidad del sector público, a continuación queremos compartir con usted algunos ejemplos fundamentales de la aplicación de este modelo a los territorios de lo público y de los beneficios que esto conlleva para el desempeño de la Administración Pública. ¡Acompáñenos!
1. Traducción de la visión y la misión de la entidad en aspectos estratégicos concretos
Para que una entidad pública pueda ver materializada su misión y su visión específica, debe tener la capacidad de vincular dos aspectos esenciales de toda la gestión. Primero, debe formular y diseñar una estrategia que realmente sea producto de estos dos aspectos (visón y misión), y segundo, tiene que garantizar una correcta implementación de dicha estrategia. Si alguno de los dos polos no se desarrolla a cabalidad la entidad simplemente no logrará sus objetivos principales que son, precisamente, llevar a cabo su visión y misión específica.
Al aplicar el BSC, la visión y la misión de la entidad podrán aterrizar a lineamientos estratégicos claros que conlleven a una consecución de objetivos y a un mejor nivel de desempeño. Esto se logra gracias a que existe un control estratégico más cercano y a que las fuentes de información sobre los aspectos externos que modifican la estrategia se actualizan constantemente en todos los niveles de la estrategia y en todas las unidades que trabajan con ella. De esta manera se evita uno de los problemas comunes de la planeación estratégica que consiste en concentrar la estrategia en unos pocos integrantes del equipo sin crear una alineación estratégica efectiva.
2. Implementación integral de los objetivos estratégicos basados en la misión de la entidad
Mientras que la formulación de la estrategia es una parte importante previa a todo el proceso de gestión pública, lo que realmente se convierte en un aspecto crítico es su correcta implementación. Es allí donde el seguimiento debe cumplir con estándares más rigurosos de control y donde todas las unidades de la entidad deben tener la capacidad de garantizar un buen nivel de desempeño según los objetivos que se planearon desde los niveles gerenciales.
Al realizar el proceso de implementación de objetivos estratégicos con el Balanced Scorecard las entidades tienen la capacidad de garantizar que todos los aspectos esenciales para su funcionamiento y para una consecución de objetivos satisfactoria son tenidos en cuenta. Dentro de los objetivos se tiene en cuenta factores como el personal, la normatividad, las relaciones directas con el ciudadano, etc. De esta forma, su entidad puede garantizar que los objetivos estratégicos se están evaluando y solucionando de forma constante para cumplir con los resultados planteados.
3. Consolidación de una comunicación más efectiva de la estrategia
Debido al nivel de especificidad de la visión y misión de las entidades del sector público, al momento en que estas se traducen en una estrategia se debe garantizar que todas las áreas y procesos que influyen en la entidad podrán trabajar sobre las mismas guías estratégicas.
Con la implementación del Balanced Scorecard las entidades públicas no solo logran comunicar la estrategia a todas las unidades que las conforman, sino que también permiten que la estrategia se desglose a todos los niveles de la estructura organizacional y se vinculen a las tareas diarias de cada uno de los funcionarios. Así, cada uno de ellos podrá asumir responsabilidades claras y tendrá un marco de acción más preciso para conseguir resultados. En este punto puede resultar útil establecer un ritmo periódico de reuniones de análisis estratégico que permita mantener la comunicación continua de la estrategia.
4. Mejoramiento de la perspectiva del cliente-ciudadano sobre el desempeño y el funcionamiento de la entidad
Como mencionábamos algunas líneas más arriba, en la gestión pública existe una relación mucho más activa entre la entidad y el cliente, que en este caso es el ciudadano. Aquí no solamente existe una exigencia de resultados sino que también entra en juego la percepción tanto de la imagen de la entidad en general como de sus procesos internos y sus modos de interactuar con la ciudadanía.
Al utilizar el BSC como método de Gestión Pública las entidades cuentan con la ventaja de que todos sus lineamientos estratégicos, al igual que su implementación y su traducción en indicadores específicos, pueden estar orientados a generar un mejor posicionamiento de la imagen misma de la entidad y, por ende, de la percepción que tiene la ciudadanía respecto al desempeño de esta.
Como puede notar, el Balanced Scorecard puede ser aplicado en prácticamente todos los niveles de la Gestión Pública de una entidad. Además, las posibilidades que crea respecto al mejoramiento del desempeño son numerosas. Esperamos que este artículo haya sido de su agrado y que haya generado en usted nuevas formas de comprender la Gestión Pública. Recuerde que si quiere saber más sobre nuestro software Balanced Scorecard y sobre los servicios que ofrecemos puede contactarnos en cualquier momento y nosotros con gusto lo asesoraremos.
