La idea detrás del emprendimiento es la chispa que da inicio a todo pero, si no va acompañada una buena gestión de las finanzas, es muy difícil ejecutarla con éxito.
Llevar las finanzas y los números al día es parte integral en la gestión del emprendimiento. Aunque para algunos el tema de finanzas no sea el más interesante, definitivamente es uno de los aspectos más importantes.
Si las cuentas no van bien, la empresa no va bien. No importan las ganas y la dedicación que le pongamos al asunto.
Hay muchos emprendedores que sienten que sus conocimientos sobre finanzas no son suficientes para manejar este aspecto de su organización y queremos, con este artículo, intentar darles una mano.
7 tips y buenas conductas para tener bajo control las finanzas de tu emprendimiento
Como dijimos antes las finanzas son obligatorias y necesarias para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Ya que debemos lidiar con ellas sí o sí, intentaremos ayudarte para que lo hagas de la manera más sencilla e intuitiva posible.
Dividimos los tips en tres grupos de acuerdo con la actividad a la que están asociados y veremos de qué se trata cada uno. De esta manera, puedes ir por fases o simplemente centrarte en los que más te interesan o son relevantes para tu emprendimiento.
1. Automatización y digitalización
Es hora de que tu emprendimiento dé el paso hacia la era digital. Estos son algunos softwares que te ayudarán en tu día a día:
ERP
Un ERP es un software de gestión de las actividades diarias. Se les suele llamar también programas de facturación ya que, técnicamente, giran alrededor de ella, aunque son mucho más.
No todos los softwares son iguales pero los mejores programas de facturación incluyen y te permiten conectar todos los departamentos de tu empresa; desde el almacén hasta las ventas, pasando por recursos humanos. De esta manera se pueden tener bajo control todos los aspectos de la empresa en un solo sitio.
En lo que respecta a las finanzas, se integran con el banco, automatizan el control de los movimientos y los incluyen en el libro diario, nos avisan de las tasas y nos ayudan a presentar los modelos para los impuestos.
Utilizar un ERP significa despreocuparse de gran parte de las finanzas de nuestro emprendimiento.
CRM
Un CRM es un gestor de las relaciones con los clientes. A través de este software podemos unificar los datos de los clientes, registrar su comportamiento y mejorar y centralizar la atención al cliente.
De todas las interacciones que tengas con tus clientes y potenciales clientes, los datos más relevantes se almacenan allí. Estos datos pueden ir desde los datos de contacto, pasando por sus hábitos de compra, los productos más valorados, hasta el grado de satisfacción con la empresa. Puedes generar informes o simplemente acceder a los datos de un cliente particular en pocos segundos.
Probablemente a esta altura te preguntes qué tiene que ver esto con las finanzas. Como bien sabes, los clientes son la principal fuente de ingresos. Sin ellos no hay ventas y sin ventas, no hay emprendimiento.
Una buena atención al cliente, una venta eficaz y rápida y un producto segmentado y personalizado nos ayuda a afianzarlos. Si podemos simplificar y automatizar este proceso, ellos estarán satisfechos y nosotros ahorraremos tiempo y dinero.
Además, con los datos de los informes de los que hemos hablado anteriormente, podemos crear estrategias de marketing personalizadas y hechas a la medida de cada cliente. Podemos también tener una idea más global de qué perfíl de cliente se vió más atraído o finalmente realizó la compra de un determinado producto.
Conocer los perfiles y hábitos de compra de los clientes, nos puede ayudar a afianzar los clientes actuales y a realizar acciones que atraigan a más clientes con estas características, o enfocarlas hacia un perfíl distinto y ampliar el espectro de nuestra clientela.
Softwares de gestión estratégica
No existe (aún) una sigla para englobar este tipo de programas, pero se trata de unas de las herramientas más útiles, aunque aún no son tan utilizadas. Queremos ayudar a eliminar progresivamente este desconocimiento y hacer que sean utilizadas cada vez por más gente.
Este tipo de softwares nos ayudan con la gestión de nuestra empresa, nos ayudan a determinar las mejoras, metas u objetivos que nos queramos imponer y a tomar las acciones necesarias para cumplir estos objetivos.
Una vez establecidos los objetivos, estos programas nos ayudan a realizar un seguimiento de todas las acciones que se llevan a cabo y se están desarrollando. Existen varios tipos dentro de este clase de softwares que se centran en un aspecto específico de la gestión:
- Podemos planificar nuestra estrategia, controlar de manera global el desarrollo del negocio y medir y mejorar cómo se está llevando a cabo nuestra estrategia a través de un software de Balanced Scorecard - BSC
- Utilizar un software para el sistema de gestión de calidad para administrar de forma sencilla rápida y personalizable todos los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad de nuestra empresa.
- Monitorizar el estado de nuestras instalaciones y equipos, de modo que nos aseguremos que siempre están en óptimo estado y funcionando correctamente.
Junto con estos enumerados, existen varias herramientas más que nos pueden ayudar a conseguir nuestros objetivos a través del plan de gestión estratégico.
Los softwares de gestión no solo se limitan al sector privado, también pueden ser de gran ayuda para quienes necesiten ayuda para medir, planificar o revisar su plan de desarrollo en la gestión pública.
2. Planificación y objetivos
Es importante conocer los objetivos para hacer una planificación óptima. Por eso creemos que es importante que estas dos acciones vayan de la mano.
Ponte objetivos a corto y largo plazo
Hemos hablado anteriormente de los objetivos y las metas y lo importantes que son. Ahondaremos un poco más en el tema ya que son una parte fundamental para la gestión de un emprendimiento.
A menudo pensamos en el éxito, en llegar a lo más alto y sacarle el máximo rendimiento a nuestro negocio. Eso está bien, pero debemos tener en cuenta que la ruta hacia el éxito es muy larga y muchos negocios se quedan por el camino.
El equilibrio es la clave. Ni los objetivos a largo plazo deben ser inalcanzables, ni los objetivos a corto plazo deben ser diminutos.
Además, nuestros objetivos deben ser específicos y estratégicos. Los objetivos estratégicos son aquellos que cada organización pretende alcanzar en un periodo de tiempo, generalmente mayor al año.
Dentro de estos objetivos estratégicos se incluyen las acciones que se llevan a cabo para alcanzarlos y la visión y la misión de la empresa.
Así como debemos ponernos objetivos, también debemos controlar periódicamente si estamos yendo en el camino correcto. Para esto nos ayudan los KPIs o indicadores de gestión.
No son universales ni todos los indicadores de gestión integral pueden aplicar a nuestro caso, pero sí que podemos escoger aquellos que mejor encajen y nos ayuden a alcanzar nuestros objetivos.
Pueden ser de alto nivel para medir los objetivos estratégicos o de bajo nivel para medir situaciones más específicas de los departamentos o trabajadores. Sea cual sea, es importante tenerlos claros y escoger con precisión cuál utilizar para tener el mejor resultado posible.
Control de los gastos
Planificar los gastos y tenerlos bajo control es clave para el buen manejo de las finanzas.
Debemos conocer y monitorear todos los gastos fijos periódicos: impuestos, facturas de servicios, arrendamientos, contratos, licencias, etc. Esos gastos que, independientemente de cuanto movimiento haya en nuestro negocio, estarán ahí siempre.
En una situación ideal, el nivel de gastos y el de ingresos siempre está balanceado o, incluso mejor, existe un superávit. Sabemos que esto no siempre funciona así, ya que, aunque podemos intentarlo, es muy difícil controlar o calcular todos los ingresos en un determinado periodo de tiempo.
Con más razón aún, debemos tener bajo control los gastos fijos. En el caso de los ingresos, todos los que no son fijos, son buenas noticias. Mientras que con los gastos, es todo lo contrario, los gastos no programados son los llamados “imprevistos”.
Por desgracia, por mucho que lo intentemos, es imposible no tener imprevistos. Tener un emprendimiento implica tener imprevistos. Y, como no podemos controlarlos ni saber cuándo aparecen, hay que estar siempre preparado.
Dejar un fondo especial para imprevistos es la forma más común ―y eficaz― de hacerles frente.
3. Análisis y mejoras
Recolectar datos por recolectar es un sinsentido. Si hacemos uso de herramientas de gestión, como las mencionadas anteriormente, tendremos en nuestras manos mucha información sobre nuestra empresa, las ventas, las finanzas y los clientes.
Hoy en día, los datos son el bien más valioso que podemos tener. Si bien por sí solos no tienen valor, si sabemos cómo utilizarlos, pueden significar un cambio radical para nuestro emprendimiento.
Estudia los datos de tu empresa
Anteriormente hemos hablado de los objetivos y de los KPIs. Además de servir para controlar si estamos yendo por un buen camino para cumplir nuestros objetivos estratégicos, también podemos utilizarlos para hacer un análisis general de la situación actual de nuestra empresa.
Analizar los datos está bien, pero sin algo con lo que medirlos este esfuerzo de recopilación es vano. Los KPIs nos ayudan a analizar los datos en perspectiva y a ver si, efectivamente, la empresa está tomando las acciones necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos planteados y poder pronosticar la situación de nuestra empresa en el futuro.
Hay que revisar periódicamente estos datos y cotejarlos con los indicadores, ya que una corrección a tiempo puede evitarnos muchos problemas en el futuro.
Estudia el mercado y analiza la competencia
Dependiendo del mercado en el que nos movamos, podemos tener distintas vías para llegar a lo más alto.
Si tenemos un mercado ya establecido y poblado, con mucha competencia y varios años de explotación, nuestras opciones pueden ser:
- Hacernos hueco en este mercado, intentar destacar y así ganarle terreno y clientes a la competencia. Se trata de un mercado ya muy disputado y el porcentaje de demanda ya está definido. La gran mayoría de los clientes que ganemos, serán antiguos clientes de la competencia.
- Crear un mercado nuevo. Apostando en el I+D o con un producto totalmente novedoso, podemos abrir un mercado aún sin explorar, sin competencia, donde nosotros ponemos las reglas.
Evidentemente, la segunda opción es la que ofrece mayores posibilidades de crecimiento y en la que se obtienen más ganancias, no obstante también es la más complicada. No todos se pueden permitir empezar desde cero, sin contar, además, con la experiencia de otros.
Está en cada empresa evaluar su situación y producto, y apostar por la que se prefiera o se crea que puede ser más rentable.
Plantea mejoras
Todo negocio, emprendimiento o situación se puede mejorar. Siempre hay algo que se puede simplificar, hacer de otra manera u organizar de otra manera.
Partiendo de los datos que los softwares de gestión nos proporcionan, esta mejora se realiza sobre una base realista y concreta. Analizar correctamente los datos y los informes es uno de los puntos de partida para encontrar errores y solucionarlos.
Como comentamos anteriormente, los datos junto con los KPIs que utilizamos son una óptima manera de tener una idea general y realista de la situación actual de nuestra empresa.
A partir de estos mismos, veremos en qué puntos las cosas no están funcionando como debieran y cómo transformarlas para encauzar y lograr nuestros objetivos.
Todo esto es mucho más sencillo con un software de gestión que nos proporcione de manera clara y fiable estos datos, nos permita una visualización clara, nos garantice la accesibilidad y facilite la asignación de responsables. Podríamos tardar meses en conseguir lo que un programa nos puede dar en apenas unos segundos.
Hemos intentado abarcar un amplio espectro de áreas y posibilidades, de modo que estos tipos sean aplicables para la mayor cantidad de emprendimientos posibles.
Empezar automatizando procesos, para poder así dedicar más tiempo y fuerzas al resto de los procesos: planificar lo que sucede al interior de nuestro negocio, analizar los datos y el mercado general y, basándonos en todo eso, plantear mejoras para optimizar nuestro emprendimiento, es pensar en grande y propender por el crecimiento de nuestra organización.
Es un esquema básico, sencillo y universal, pero no por eso menos eficaz. Si sigues estos sencillos tips y los adaptas a tu negocio, no hay dudas que verás las mejoras en poco tiempo. En Pensemos somos expertos en la planeación y la ejecución de la estrategia, si quieres conocer más de estos temas no olvides subscribirte a nuestro blog.
Además hemos desarrollado un software de gestión estratégica que te permitirá alcanzar el nivel de organización que esperas con tu emprendimiento y se ajustará a tus necesidades. Contáctanos y te asesoraremos a través de todo el proceso de implementación de la herramienta.
