Indicadores de Gestión: Guía definitiva

En algunas empresas las mediciones internas se han limitado a la recolección de datos e información que no brindan el insumo necesario para la toma de decisiones. En muchas ocasiones, estos datos no dan razón de lo que está sucediendo, y por lo tanto, no permiten predecir el comportamiento de la organización a futuro.  Al no estar definido lo que se quiere medir, tampoco se sabrá cómo mejorar y por el contrario, se puede producir un deterioro de los logros alcanzados. En Pensemos, hemos conocido a través de nuestros clientes la ardua labor que conlleva recolectar los datos correctos y entregarlos a las personas correctas para obtener el mejor desempeño posible en su organización. Por esta razón, hoy hemos preparado la Guía Definitiva de Indicadores de Gestión, y esperamos que sea útil en la elaboración e implementación de la Planeación Estratégica de su organización. 

¿Qué son los Indicadores de Gestión?

Un indicador de gestión o indicador de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) es una forma de medir y evaluar si una organización, unidad o proyecto está logrando sus metas y objetivos estratégicos. Por lo tanto, los Indicadores de gestión son instrumentos vitales que en conjunto proporcionan la información sobre el desempeño y permiten a los líderes tomar las decisiones correctas para enfocarse en las oportunidades de mejora que ofrecen los niveles actuales de desempeño y alcanzar las metas establecidas en la Planeación Estratégica.

Los indicadores de gestión (KPI) no son cualquier métrica que se esté recolectando en la organización o proyecto. La condición fundamental de los indicadores de gestión es que sean estratégicos e influyan directamente en el logro de objetivos y metas.

Para que un indicador de gestión se considere estratégico debe poseer al menos las siguientes características:

• Accionable: Que las personas con su trabajo diario o con proyectos específicos puedan influir en el resultado esperado del indicador.
• Cuantificable: Sus  métricas deben ser objetivas basadas en hechos estadísticos y observables. Cerciórese que la medida no cambia dependiendo de quién la mide, esto genera confianza en el sistema.
• Comprensible: Cualquier miembro de la organización debería tardar menos de un segundo en comprender cómo se ha desempeñado un indicador y menos de 10 segundos para comprender el análisis. Una clave útil para este fin es contar con gráficos y tablas fáciles de leer que se puedan analizar rápidamente.  
• Repetible: Al elegir un indicador, usted deberá procurar que tenga utilidad más de una vez, de modo que usted pueda hacer seguimiento a la evolución de la métrica a lo largo del tiempo para poder analizar tendencias críticas.
• Oportuno: Como mínimo, los indicadores estratégicos deben considerarse anualmente, y. máximo, mensualmente; para obtener información pertinente sobre el desempeño del Plan Estratégico. 

Para profundizar en este aspecto visite nuestros artículos: Seis mejores prácticas para el uso de sus indicadores y  Qué son indicadores de gestión o desempeño (KPI) y para qué sirven

Beneficios de los indicadores de gestión.

Los indicadores de gestión correctamente elaborados e implementados le hacen bien a su organización en los siguientes aspectos:

Crean una atmósfera de aprendizaje en la empresa.

La información que se genera al medir los Indicadores de gestión conducen a conversaciones importantes y difíciles   que requieren consenso dentro de los equipos de  trabajo. El diálogo que se genera a partir de dichas conversaciones, es clave para aprender:  Si la lectura del indicador es favorable se revisarán las acciones o prácticas que incidieron para continuarlas siempre con la perspectiva de mejora. Si la lectura del indicador de desempeño es desfavorable es una gran oportunidad para que les enseñe a sus empleados cómo hacer las cosas de manera diferente y a desempeñarse mejor para alcanzar los objetivos establecidos.

Brindan información fundamental para la toma de decisiones.

Los indicadores de gestión proporcionan una foto instantánea del rendimiento general de su empresa. Cuando se encuentra en un mercado altamente competitivo, esa información puede ser una parte crucial para "vencer" a la competencia de su industria. La elección correcta de los mismo resulta crucial para su eficacia. En nuestro artículo ¿Cómo elegir los indicadores correctos para su Cuadro de Mando Integral? encontrará consejos para realizar de manera exitosa la elección.   

Fomentan la rendición de cuentas y transparencia.

La clave es su visibilidad. Tener un propósito claro y visible por el cual trabajan en la empresa los líderes y sus equipos promueve el valor de la responsabilidad de encaminar sus acciones y proyectos hacia las metas estratégicas, generando espacios de retroalimentación y participación.   

Miden el progreso y analizan patrones a lo largo del tiempo. 

Si mide los mismos indicadores de gestión  trimestre tras trimestre,(o con la misma periodicidad) puede comenzar a detectar patrones en sus números. Hay innumerables formas en que estos patrones pueden ayudarlo en su organización. Tal vez pueda predecir cuándo será su trimestre más lento y usar ese tiempo para hacer una actualización del sistema o una iniciativa de capacitación para toda la empresa. Esto le permite entender los procesos con mayor profundidad y utilizar el comportamiento para su beneficio.

Permiten la medición de los objetivos y las metas de la organización.

Los indicadores de gestión deben relacionarse e influir en al menos un objetivo estratégico de su Planeación estratégica. Aunque pueden confundirse fácilmente, los KPI con los objetivos de la empresa, en realidad se diferencian porque los primeros son la medición de objetivos que permiten hacer el seguimiento del desempeño de las metas establecidas.  Por ejemplo, si el objetivo de su empresa es incrementar la venta de productos de alto precio cada mes, sus indicadores de gestión le mostrarán qué tan cerca o lejos está de alcanzar ese objetivos y llegar a la meta. Por lo tanto, es importante que primero elabore los objetivos estratégicos, para ello, visite nuestro artículo ¿Qué son los objetivos estratégicos y cómo crearlos? 

Si desea profundizar sobre los beneficios lee nuestro artículo 8 beneficios de los indicadores de gestión

Tipos de indicadores

Conocer las clases de indicadores que existen le ayudará a la hora de seleccionar los indicadores de desempeño correctos para su organización. Estos son 11 tipos de indicadores de gestión (KPI) que puede usar en su organización:

1. Indicadores Cualitativos vs. Cuantitativos.
2. Indicadores Inductores o Predictivos vs. Históricos o Rezagados.
3. Indicadores de Eficiencia vs. de Eficacia.
4. Indicadores de Entrada, Proceso, Salida o Resultado.
5. Indicadores Estratégicos vs. Operativos.
6. Indicadores de desempeño basados en Metodologías
7. Indicadores Externos vs. Internos
8. Indicadores de Largo Plazo vs. Corto Plazo
9. Indicadores Primarios o Simples vs. Secundarios o Compuestos
10. Indicadores Humanos vs. Tecnológicos
11. Indicadores por procesos o disciplinas: Recursos Humanos, Marketing, Entidades Públicas, Ventas y Financieros.

Recuerde que es importante tener un balance en los indicadores seleccionados. Es quiere decir que es aconsejable tener de todos los tipos para que la información suministrada en conjunto sea estratégica y útil al momento de tomar decisiones. 

Para la metodología de Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard podrá encontrar indicadores desde la 4 perspectivas visitando nuestro artículo  ¿Qué tipos de indicadores de gestión del Balanced Scorecard existen?

¿Cómo definir y crear indicadores de gestión?

A través de los siguientes 6 pasos podrá crear indicadores de gestión o KPI's para su organización.

1. Identifique la intención de la medición y lo que quiere medir: ¿Cuál es su resultado deseado? ¿Por qué este resultado importa?  El consenso sobre las definiciones, expectativas e intenciones de medición, son fundamentales para elaborar los indicadores de gestión con éxito. En la Planeación estratégica es más fácil definir qué se va a medir cuando se llega al acuerdo sobre el resultado que busca el objetivo estratégico.
2. Revise las alternativas de medición con una lluvia de ideas ¿Cómo va a medir el progreso? ¿Es suficiente un sólo indicador para la medición del objetivo? Una estrategia participativa es realizar  lluvias de ideas con su equipo de trabajo, para construir un repertorio de indicadores potenciales de modo que se puedan seleccionar los adecuados para los objetivos que pretendan medir. 
3. Seleccione las medidas correctas para cada objetivo estratégico. ¿Cómo puede influir en el resultado? Elija las métricas que tengan significado y relevancia, en relación con los objetivos estratégicos. Esta elección evita la sobrecarga en la recopilación de datos, pues las métricas seleccionadas proporcionarán la información necesaria para la toma de decisiones.
4. Defina indicadores de gestión compuestos. Si las medidas desarrolladas individualmente proporcionan datos útiles sobre los resultados de diferentes dimensiones o componentes asociados al objetivo estratégico, construya un índice que agrupe varias medidas bajo un mismo título, para ayudar en el análisis.
5. Establezca la línea base y la meta del indicador de gestión. ¿Cómo sabrá que ha logrado su resultado? ¿Quién es responsable del resultado de negocio?. La meta genera los umbrales  que son los puntos exactos donde un indicador muestra verde para un buen rendimiento, amarillo para satisfactorio, o rojo para deficiente. Este paso determina cómo se utilizan los datos. Establecer la línea base le permite determinar el punto de partida para hacer el seguimiento y evaluación de su desempeño
6. Garantice claridad respecto al temporizador de cada indicador ¿Con qué frecuencia revisará el progreso hacia ese resultado? Para que usted pueda tomar decisiones cruciales en los tiempos precisos, debe tener en cuenta que la información de sus indicadores debe ser suministrada oportunamente. Defina la periodicidad de la medición de acuerdo a su necesidad, eso hace parte de personalizar sus indicadores de gestión. 

Ejemplos de Indicadores de gestión 

En Pensemos hemos realizado la labor de proponer y mostrar diferentes ejemplos de indicadores de gestión (KPI's)  útiles para su organización.  

De acuerdo a la clasificación realizada arriba podrás encontrar ejemplos visitando nuestro artículo Ejemplos de Indicadores de Gestión.

Por areas de desempeño los podrás encontrar en los siguientes artículos:  Recursos Humanos, Marketing, Entidades Públicas, Ventas y Financieros.  

Esperamos que esta información le haya resultado útil. No dude en contactarse con nosotros si desea asesoría en su planeación estratégica o si desea conocer sobre nuestro software de gestión de la estrategia empresarial ¡Hasta una próxima oportunidad!