Las metas estratégicas alcanzadas son importantes, sin embargo, no es posible administrarlas porque son el resultado de la ejecución de la estrategia. Pero las que sí se pueden administrar son las acciones y la efectividad de los equipos de trabajo para lograr dichos resultados.
En Pensemos, a través de la experiencia y el acompañamiento de nuestros clientes, hemos encontrado 8 beneficios de implementar los indicadores de gestión en las organizaciones. ¡Acompáñenos!
1. Permiten la medición de objetivos y metas de la organización.
Aunque pueden confundirse fácilmente, los KPI con los objetivos de la empresa, en realidad se diferencian porque los primeros son la medición de objetivos que permiten hacer el seguimiento del desempeño de las metas establecidas. Por ejemplo, si el objetivo de su empresa es incrementar la venta de productos de alto precio cada mes, sus indicadores de gestión le mostrarán qué tan cerca o lejos está de alcanzar ese objetivos y llegar a la meta.
Los indicadores de desempeño son vitales en el cumplimiento de los objetivos estratégicos porque mantienen estos objetivos siempre presentes al tomar decisiones. Es esencial que la estrategia sea comunicada eficientemente a toda la organización, de este modo cuando cada KPI es asignado a un responsable, se logra que los objetivos estratégicos sean conocidos por cada persona. Para visualizar la correcta alineación entre los indicadores de gestión y la estrategia de su organización puede hacer uso de un mapa estratégico.
Esta es posiblemente la razón más importante y lógica por la que se usan los indicadores de desempeño. Sin embargo, existen otros beneficios que se hacen visibles dentro del proceso de ejecución de la Planeación Estratégica.
2. Crean una atmósfera de aprendizaje en la empresa
No todas las campañas comerciales o nuevos productos alcanzan las metas definidas. Sin embargo, hacerle seguimiento al cumplimiento de las metas, ya sea este bueno o malo, crea la posibilidad de aprender. Usando indicadores de gestión, los equipos pueden ver exactamente cómo se están desempeñando en un momento dado. Ya no tienen que esperar hasta el final de un trimestre o proyecto para tabular los resultados.
La información que se genera al medir los Indicadores de gestión conducen a conversaciones importantes y difíciles que requieren consenso dentro de los equipos de trabajo, el diálogo que ellas se genere es clave para que las decisiones que se tomen cobijen las necesidades y apunten a la misión y visión de la organización.
Cuando observa una lectura desfavorable en un indicador de desempeño, tiene la oportunidad de hablar con la persona o el equipo responsable del indicador de gestión específico. Esta es una gran oportunidad para que les enseñe a los empleados cómo hacer las cosas de manera diferente y a desempeñarse mejor para alcanzar los objetivos establecidos.
Además, se podrán realizar las modificaciones necesarias si los objetivos y metas no son realistas acorde a la perspectiva del equipo.
3. Brindan información fundamental para la toma de decisiones
Los indicadores de gestión proporcionan una foto instantánea del rendimiento general de su empresa. Cuando se encuentra en un mercado altamente competitivo, esa información puede ser una parte crucial para "vencer" a la competencia de su industria.
Los datos en tiempo real que proporcionan los indicadores de desempeño le permiten realizar ajustes sistemáticos evitando hacer cambios frenéticos al final de cada mes para alcanzar sus objetivos.
Algunas compañías usan los indicadores para medir qué tan bien están alcanzando ciertos estándares que pueden no estar directamente relacionados con sus negocios. Por ejemplo, medir un factor externo como proteger el medio ambiente puede ser una prioridad para su negocio y esto puede ser algo que ayude a mejorar la reputación de su empresa en medio de la creciente presión política.
4. Fomentan la rendición de cuentas y transparencia
Puede ser que sus indicadores de gestión sean SMART o sean FAST , cualquiera que sea su naturaleza tener la información actualizada y verificada genera la cultura de transparencia dentro de la organización. Las decisiones serán tomadas con metodología, asertividad y justificación, no sólo con la intuición y apreciaciones subjetivas.
Tener un propósito claro por el cual trabajan en la empresa los líderes y sus equipos promueve el valor de la responsabilidad de encaminar sus acciones y proyectos hacia las metas estratégicas.
La publicidad y visibilidad de los indicadores de desempeños son fundamentales para reconocer los logros, las dificultades y las oportunidades de mejora. Dicho escenario fomenta la participación, retroalimentación y el mejoramiento continuo.
5. Elevan la motivación en los empleados
La cultura organizacional es extremadamente importante para el desempeño global de cada empresa. Una cultura que apoya y motiva a todos aquellos que hacen parte de ella está destinada a lograr mejores resultados que una que no lo hace. En este sentido, el seguimiento de los indicadores de gestión permite reconocer el trabajo arduo de los empleados, y garantizar su involucramiento y su sentido responsabilidad. Aquí puede encontrar útil nuestro artículo: ¿Cómo dar y recibir retroalimentación en la evaluación de desempeño?
A menudo puede ser difícil motivar a su equipo cuando los objetivos establecidos solo se pueden lograr una vez al trimestre o una vez al año. Sin embargo, puede ser muy gratificante y motivador para los empleados recibir informes positivos por cumplir ciertos KPI mientras tanto. Los resultados son a menudo instantáneos. Crea un sentido de propósito los mantiene enfocados en cumplir sus objetivos. El propósito en el trabajador es un elemento primario para su satisfacción laboral.
6. Controlan la salud de la organización
Los indicadores de desempeño son un “cuadro de mando” para la salud de la empresa. Solo se necesitan algunos indicadores de desempeño de alto nivel para controlar los signos vitales de su empresa. Por lo tanto, es importante que durante la formulación de indicadores se hayan tenido en cuenta todos los ámbitos en donde se desea accionar desde la Planeación Estratégica. En Pensemos hemos recopilado ejemplos de indicadores en las siguientes disciplinas: Recursos Humanos, Marketing, Entidades Públicas, Ventas y Financieros.
En ese sentido, primero asegúrese de elegir los indicadores de gestión correctos para su compañía, luego preocúpese por quién es responsable de ellos.
7. Miden el progreso en el tiempo.
Se podría decir que este también es el motivo esencial por el que los indicadores clave de desempeño son importantes. Resume todas las razones anteriores: lo que se mide se puede mejorar. La motivación, la cultura y las habilidades de los empleados, entre otros, contribuyen al desempeño. Los KPI simplifican la gestión del desempeño al permitir no solo que cada uno vea su propio avance, sino también el avance de los demás. Para llevar la gestión del desempeño un paso más adelante puede consultar nuestra completa guía sobre Balanced Scorecard.
8. Analizan patrones a lo largo del tiempo.
Si mide los mismos indicadores de gestión trimestre tras trimestre, puede comenzar a detectar patrones en sus números. Hay innumerables formas en que estos patrones pueden ayudarlo en su organización. Tal vez pueda predecir cuándo será su trimestre más lento y usar ese tiempo para hacer una actualización del sistema o una iniciativa de capacitación para toda la empresa. Esto le permite entender los procesos con mayor profundidad.
Una vez que haya seguido todo el proceso su Planeación Estratégica deberá funcionar dentro de su organización. Una buena idea para hacer seguimiento y gestionar todos los componentes de su Plan Estratégico es obtener un software Corporate Perfomance Management, una herramienta de gestión que facilita a las organizaciones la administración del proceso de formulación de estrategias, su traducción en acciones prácticas y el monitoreo de su desempeño y su ejecución de manera simple. Si tiene alguna duda sobre este tema, no dude en comunicarse con nosotros. En Pensemos contamos con la experiencia necesaria para acompañarlo en el proceso. ¡Hasta una próxima oportunidad!
