Planear y gestionar son dos tareas fundamentales dentro de una organización pública. De esto depende que la atención al ciudadano sea eficiente, eficaz y oportuna. Sin embargo, a veces el desarrollo de estas se ve impedido por falta de organización o de enfoque. Por eso, el estado creó el MIPG (Modelo integrado de planeación y gestión) que unifica el Sistema de gestión de calidad, el Sistema de desarrollo administrativo y el Modelo estándar de control interno (MECI) para generar mejor conexión entre las actividades internas y para guiar a los servidores en el ejercicio de la gestión. Aprenda cómo el MIPG se convierte en un aliado de las entidades públicas para que todos los procesos internos estén enfocados en lo importante y se desarrollen de la mejor manera.
¿Dónde surge el MIPG?
Desde la entrada en vigor de la constitución de 1991, el estado se ha esforzado por apoyar a las entidades públicas en el ejercicio de la gestión y de la planeación, y por proporcionar herramientas para el cumplimiento de las metas estatales en términos de calidad de la gestión y satisfacción ciudadana. Desde entonces se han ideado e implementado varios modelos para este fin que poco a poco han evolucionado al ritmo de los aprendizajes y las experiencias que se obtienen.
El mejoramiento continuo de los modelos de planeación y gestión se ha dado a partir de la identificación de oportunidades de crecimiento y de las mejores prácticas internacionales, para avanzar en el mejoramiento de la administración pública. Hoy en día, de la mano de 10 entidades líderes, se ha actualizado el MIPG para articular los sistemas de Gestión y Control Interno, con el objetivo de unificar y armonizar los procesos, y así tener un panorama integral de la gestión de las entidades.
Todo esto quiere decir que el modelo del MIPG que existe hoy en día es la evolución de más de más de 20 años de los procesos de gestión y planeación de las entidades públicas.
Su última actualización, en septiembre de 2017, estuvo enfocada a unificar el Sistema de gestión de calidad, el Sistema de desarrollo administrativo y el Modelo estándar de control interno (MECI). Así, al ser un modelo unificado se evitarán reprocesos para dedicar más tiempo a gestionar con calidad, se optimizan tiempos y recursos.
Objetivos principales del MIPG
Todos los trabajadores de una entidad pública trabajan coordinadamente hacía unos objetivos claros: la atención y la respuesta a los ciudadanos. En ese sentido, los objetivos del MIPG dentro de una entidad pública son:
- Fortalecer el liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motor de la generación de resultados de la administración pública.
- Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación para la generación de bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de los ciudadanos.
- Desarrollar una cultura organizacional sólida fundamentada en la información, el control, la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.
- Promover la coordinación interinstitucional para mejorar su gestión y desempeño.
- Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación de las entidades públicas.
No hay que olvidar que todos los objetivos del MIPG están encaminados hacia una gestión pública que genere resultados con valores, satisfacción y confianza en los ciudadanos. En otras palabras, todos los esfuerzos del MIPG serían inútiles si no se vieran reflejados en más y mejores beneficios a la ciudadanía.
¿Cómo opera el modelo?
El MIPG se desarrolla a través de 7 Dimensiones Operativas que describiremos a continuación. Cada una se considera como una pieza fundamental dentro de una gestión articulada, eficaz y eficiente. A su vez, cada dimensión operativa corresponde a un conjunto de políticas, prácticas, elementos e instrumentos con un propósito común. La ejecución de cada una depende en cierta medida de las características particulares de cada entidad pública.
- Talento humano: Los trabajadores de una entidad pública son el activo más importante. En gran medida, sus conocimientos y capacidades son el agente clave para alcanzar objetivos y resultados. Según el MIPG, el talento humano debe:
1. Estar vinculado mediante mérito propio, bajo la normatividad que regula los empleos públicos.
2. Tener un perfil adecuado para atender las prioridades estratégicas y satisfacer las necesidades de los grupos de valor.
3. Ser Conocedor de las políticas institucionales y de Direccionamiento Estratégico y Planeación, de los procesos de operación.
4. Estar comprometido a llevar a cabo sus funciones bajo atributos de calidad en busca de la mejora y la excelencia.
5. Estar comprometido con los valores del servicio público.
- Direccionamiento estratégico: esta dimensión se asegura de que las entidades tengan claro su horizonte a corto, mediano y largo plazo. Esto es fundamental para que una entidad pública sepa priorizar sus recursos, focalizar su talento humano y enfocar sus procesos a los resultados. El direccionamiento estratégico debe:
1. Estar orientado hacia el propósito para el cual fue creada la entidad.
2. Tener clara definición de roles y responsabilidades.
3. Estar basado en principios de integridad y legalidad.
4. Ser comunicado e interiorizado por todos los servidores y contratistas.
5. Tener metas estratégicas coherentes con el propósito de la entidad y las necesidades de los ciudadanos.
6. Permitir la articulación interinstitucional y alianzas estratégicas, así como la inclusión de mejores prácticas.
- Gestión con valores para resultados
El MIPG verifica que la gestión de las entidades esté orientada hacia el logro de resultados en el marco de la integridad. Por eso, pone en marcha cursos de acción o trayectorias de implementación definidas en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación. La gestión de una entidad se soporta en:
1. El trabajo por procesos, que debe tener en cuenta los requisitos legales, las necesidades de los ciudadanos, las políticas internas de la entidad y los cambios del entorno, para arrojar los mejores resultados.
2. El uso de las TIC para facilitar la comunicación fluida con la ciudadanía.
3. El compromiso con la preservación del medio ambiente.
4. Trámites simples y eficientes que faciliten el acceso de los ciudadanos a sus derechos.
5. La promoción de espacios de participación ciudadana para generar acciones de mejora.
6. Los procesos judiciales en los que intervenga la entidad cumplen parámetros de pertinencia y oportunidad dentro del ámbito de la legalidad.
7. La rendición de cuentas sobre su gestión de forma permanente, promoviendo la transparencia, la participación y la colaboración de los grupos de valor y grupos de interés.
8. Mecanismos de fácil acceso y comprensibles para que los ciudadanos presenten sus PQRSD y respuesta oportuna a las mismas.
- Evaluación de resultados
Conocer de manera permanente y constante los avances de la gestión y los logros de las metas propuestas es indispensable para mejorar continuamente. La evaluación de los resultados debe:
1. Tener claro qué se va a medir, cómo se va a medir y en qué momento.
2. Hacer evaluaciones que permitan a la entidad saber si logró sus objetivos y metas en los tiempos previstos.
3. Contar con un seguimiento y evaluación de cada proyecto, plan, programa o estrategia, realizado por los colaboradores que los tengan a cargo.
4. Tener indicadores que permitan establecer el grado de avance o el logro de los resultados esperados.
5. Medir y tener en cuenta la percepción de la ciudadanía.
6. Tomar decisiones basadas en los resultados de los seguimientos y evaluaciones.
- Información y comunicación
Toda entidad pública debe estar vinculada con su entorno. Tener una comunicación clara entre sus empleados y hacia los ciudadanos facilita la ejecución de sus operaciones a través de todo el ciclo de gestión. La información y la comunicación debe:
1. Tener información clara para la gestión interna y para atender los requerimientos de los ciudadanos.
2. Tener disponible información en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los ciudadanos con claras condiciones de tiempo, modo y lugar en las que podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus trámites.
3. Tener la información necesaria para el análisis y gestión de los procesos de la entidad y la toma de decisiones basada en la evidencia.
4. Tener información disponible, completa y confiable para el análisis, la identificación de causas, la generación de acciones de mejora y la toma de decisiones.
5. Garantizar canales de comunicación apropiados para difundir información sobre las políticas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los resultados de gestión de la entidad. Esto promueve la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos.
6. Gestionar la información para asegurar la conservación de la memoria institucional y la evidencia en la defensa jurídica de la entidad.
- Gestión del conocimiento
La Gestión del Conocimiento y la Innovación fortalece de forma transversal a las demás dimensiones, pues el conocimiento que se produce en una entidad es clave para su aprendizaje y su evolución. La dimensión de la gestión del conocimiento debe:
1. Recopilar información de los productos generados por todo tipo de fuente.
2. Recopilar la Memoria institucional y hacerla disponible para consulta y análisis.
3. Fomentar espacios de trabajo que promuevan el análisis de la información y la generación de nuevo conocimiento.
4. Generar alianzas estratégicas o grupos de investigación donde se revisen sus experiencias y se compartan con otros, generando mejora en sus procesos y resultados.
- Control interno
El Control Interno es la clave para asegurar razonablemente que las demás dimensiones de MIPG cumplan su propósito. Este debe asegurarse de que:
1. Se cumplan los estándares de conducta y de integridad que direccionan el quehacer institucional.
2. Existan niveles de autoridad y responsabilidad que faciliten la consecución de los objetivos institucionales.
3. Los servidores estén alineados con los objetivos de la entidad.
4. Identificar riesgos y gestionarlos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
5. La información se comunique al interior y exterior de la entidad.
6. Haya una auditoría interna que garantice la calidad de la gestión.
En Pensemos queremos entregarle siempre la información más oportuna para que la gestión y la planeación de su entidad esté orientada al cumplimiento de resultados y a la satisfacción de la ciudadanía. Recuerde que una gestión impecable se traduce en valor público para los ciudadanos. El software MIPG de Pensemos le ayudará a gestionar de manera eficiente todos los módulos que establece el modelo, pues le dará una visión clara de cada uno de ellos. Somos expertos en implementar y hacer seguimiento del Plan Estratégico Institucional e implementación del MECI. No dude en contactarse con nosotros si tiene alguna duda o si desea más información.
