El Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) ha sido para las entidades un gran avance en el proceso de optimización de los recursos en pro de la satisfacción de los grupos de interés. Esto se ha logrado con base en la articulación de los diferentes ámbitos que se manejan en las organizaciones del sector público, con el fin de dar cumplimiento no solo a toda la normatividad asociada, sino además, generar un valor añadido que conlleve el logro de los objetivos, siempre de la mano de la integridad, la transparencia y la confianza en el actuar de los servidores públicos.
Ahora bien, pese a que el modelo es una guía que da las pautas para manejar y administrar las entidades públicas desde todos sus ámbitos, hay ciertos elementos que pueden ser tomados como buenas prácticas, pues harán que la gestión institucional sobresalga con respecto a la satisfacción de las necesidades de sus grupos de valor.
Recomendaciones para la implementación del MIPG
A continuación, se listan algunas recomendaciones a tener en cuenta al momento de la implementación del MIPG.
División de responsabilidades. Todos sumamos al logro
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión es una metodología robusta que considera todas las aristas dentro de las instituciones públicas, en consecuencia, para lograr que este modelo obtenga los resultados esperados, necesita que todos los procesos institucionales estén involucrados en su implementación.
En contravía de lo anterior, una de las dificultades que enfrentan las entidades en la implementación del modelo es la percepción de que toda la responsabilidad la tiene la oficina de Planeación. Entonces es necesario dejar claro que el rol de dicha oficina es coordinar la interacción entre todos los actores y procesos internos de la entidad, para el desarrollo de los diferentes temas que abarca este sistema de gestión.
De este modo, una de las herramientas que se pueden utilizar para lograr avances significativos en la implementación del MIPG, consiste en dividir la carga entre los diversos procesos internos, tomando siempre como referencia la capacidad técnica frente a la temática a implementar, logrando dar solución de manera efectiva a los requerimientos planteados.
Este proceso debe hacerse, en la medida de lo posible, a través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, quien es el encargado de hacer seguimiento y dar las pautas para la implementación del modelo. Del mismo modo, se hace indispensable, que, una vez designados los líderes institucionales, cabezas visibles en el desarrollo de las políticas del modelo, se involucren equipos de trabajo que apoyen su implementación, teniendo en cuenta que los procesos misionales cobrarán una importancia significativa en aquellos ejercicios asociados a rendición de cuentas, participación ciudadana, racionalización de trámites e innovación.
Planeación Institucional, motor de cambio en las entidades
Quizá, este sea uno de los elementos que más se nombra hoy día en las instituciones, pero, en el día a día, es el menos aplicado para conseguir los resultados esperados.
La planeación es el punto de partida para lograr los objetivos, es aquella guía que permite minimizar la incertidumbre frente a los retos propuestos para las organizaciones. No obstante, en muchos casos, a esta gran herramienta no se le da la importancia que requiere y los planes e indicadores generados no concuerdan con la necesidad institucional o en su defecto, se generan un sin número de tareas operativas que generan muy poco o ningún valor.
Pero no solo se trata de no tomarse el tiempo para planear. También hace falta entender que la planeación tiene diferentes aristas que proporcionan los instrumentos para lograr lo propuesto. Es en este punto, donde la Gestión Presupuestal entra a jugar un papel preponderante dentro de todo el ejercicio de planeación. Es por esto que, como buena práctica dentro de la gestión pública, la planeación de largo, mediano y corto plazo debe estar estrechamente relacionada con la capacidad presupuestal de las instituciones, adelantando este ejercicio de programación de manera simultánea, con el fin de garantizar que la proyección de actividades se encuentre alineada con los recursos disponibles en la entidad.
Adicionalmente, podemos sumar a este ejercicio, la gestión de las compras o de contratación, pues será este, el método por medio del cual, muchas de las actividades se podrán desarrollar, no solo dentro del tiempo previsto, sino dentro del presupuesto avalado.
Administrar los riesgos, más que una labor operativa
La administración de riesgos se ha convertido en los últimos años en una de las herramientas de gestión más poderosas para alcanzar las metas institucionales. Analizar los impedimentos para lograrlas y a su vez, generar controles que permitan minimizar la ocurrencia de estos, es una de las mejores maneras de mitigar la incertidumbre derivada del futuro de las operaciones.
Pero el ejercicio va más allá de hacer una lista de condiciones que limitarán el cumplimiento de las metas, pues es necesario que todos los líderes organizacionales sean conscientes de la potencialidad de esta herramienta para lograr lo que se proponen. Si se logra dicha conciencia, las entidades podrán dar un giro de 180° a la gestión actual en la administración de los riesgos, pues para analizar el panorama completo se partirá de la gestión estratégica hasta llegar a la operación diaria de sus procesos.
En este sentido, es fundamental que los líderes tomen las riendas de este tema, lo conozcan a profundidad y además de ello lo apliquen con todo su equipo de trabajo, garantizando que todos estén alineados y vinculados con aquellos sucesos que pueden impedir el cumplimiento de sus objetivos y por ende, disminuir la satisfacción de sus grupos de interés.
Otra ventaja de estar alineados es la comprensión y ejecución de actividades de control, pero sobre todo de autocontrol en lo que se hace, aportando de manera significativa a garantizar la calidad en los productos que se generan, ya sea para sus pares internos como para la sociedad en sí misma.
Este trabajo, es una actividad que se debe realizar de manera constante y siempre bajo la supervisión y control del líder, quien es, la persona que debe guiar hacia el mejor camino y mayor eficiencia en la ejecución de todas las tareas que involucra dicho proceso.
Comités de gestión y control, más que reuniones para rendir cuentas
Al interior de las entidades públicas existen diferentes instancias para la toma de decisiones, sin embargo, a partir de la entrada en vigencia del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se les ha dado una relevancia aún mayor considerando que son estos estamentos quienes, por un lado analizan las mejores prácticas para mejorar de manera continua su gestión y por el otro, controlan a partir de diferentes factores los elementos más importantes de la institución.
Pero para obtener resultados significativos es necesario que estos dos comités estén íntimamente relacionados y articulados frente a las decisiones que deben tomar, siempre, generando ideas y análisis que propendan por alcanzar los objetivos institucionales.
En ambos comités existen miembros en común, por lo cual es un proceso que debería desarrollarse de manera natural, no obstante, lo que se vive al interior de las entidades, es que las decisiones adoptadas por uno y otro estamento no son conocidas por su homólogo, lo que resulta en muchas ocasiones en reprocesos o simplemente, un desgaste administrativo, tratando temas que ya han sido analizados a profundidad por el otro Comité.
Es por esto que, es fundamental que ambas representaciones estén enteradas de lo que pasa y de los temas que se llevan en cada uno, para generar las recomendaciones a tiempo.
Esta sincronización del trabajo mejora la gestión y disminuye el desgaste en el control, lo cual puede ser optimizado si desde el comienzo se realiza seguimiento de manera periódica buscando productos y/o servicios con la calidad, transparencia y oportunidad que siempre esperan los grupos de interés.
Alta gerencia: un rol fundamental
Para finalizar, es válido mencionar, que esto es un proceso que se logra paso a paso, con un alto compromiso por parte de la alta gerencia de las instituciones como lo establece cada sistema de gestión, en donde, deberán comprometerse de manera contundente frente a la implementación de las prácticas que este modelo proporciona. Todo esto está pensado para que las acciones tengan un impacto directo sobre la ciudadanía, quien es finalmente el principal afectado positiva o negativamente, de las decisiones que se tomen al interior de todas las entidades.
En Pensemos hemos trabajado de la mano de organizaciones públicas que han logrado cumplir con sus objetivos gracias a la implementación de nuestro software de MIPG. Si quiere implementar este Modelo Integrado de Planeación y Gestión en su organización, no dude en contactarnos y en suscribirse a nuestro blog para conocer más de este y otros temas relacionados. ¡Hasta la próxima!
