Un Proyecto es la forma de crecer, de llegar a otro punto, de conseguir un cambio o una mejora, es por esto por lo que el mundo está cada vez más proyectizado, tanto a nivel laboral y profesional como en el propio desarrollo personal. Los proyectos, ubicados en diferentes portafolios, son los que están permitiendo a las organizaciones lograr sus objetivos estratégicos.
En este artículo usted encontrará la definición clara de Gestión de Proyectos, podrá conocer las fases que deben cumplirse para tener un proyecto exitoso y también podrá identificar las principales metodologías que se utilizan actualmente para la Gestión de Proyectos.
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
De acuerdo con el Project Managment Institute (PMI) “la gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto con la finalidad de satisfacer necesidades”
La aplicación de estos conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas permite planificar y orientar la realización de un proyecto, desde su inicio hasta su conclusión; ayuda a resolver problemas en menor tiempo y facilita la culminación de las actividades cumpliendo con los requisitos principales en el tiempo planeado.
Sus objetivos son:
- Optimizar los procesos de producción
- Sacar el mayor provecho de los recursos disponibles
- Encontrar métodos de trabajo productivos para que las metas y objetivos planteados se cumplan
Joy Gumz, especialista TIC que trabaja para ISAO Standards Organization y NASA Appel, explica que:
“Las operaciones mantienen las luces encendidas, la estrategia proporciona una luz al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la organización”.
Para que la Gestión de Proyectos sea exitosa requiere de las fases y metodologías que se enuncian a continuación:
Fases esenciales de la Gestión de Proyectos
1. Análisis de la viabilidad del proyecto
Este primer paso permite entender el alcance, los retos y las posibilidades de la realización de un proyecto. Aquí es cuando se deben analizar los tiempos, el capital humano y los recursos financieros y no financieros que se necesitan para alcanzar el objetivo planteado. También deben considerarse otros aspectos, como el tipo de herramienta que se utilizará para el seguimiento (por ejemplo, un software), el alcance que se desea cubrir con el proyecto y, por supuesto, qué tan factible es cumplir con plazos, aprovechar el financiamiento y presentar un buen resultado.
La importancia de esta etapa consiste en que determina la viabilidad del proyecto. Si después del análisis no se evidencia un balance positivo de todos los elementos a considerar para el proyecto, entonces no debería realizarse tal cual está. No solo porque sería riesgoso, sino porque podría traducirse en un fracaso para la empresa, un desperdicio de tiempo y dinero.
2. Planificación del Proyecto:
Una vez que la viabilidad está confirmada, es momento de comenzar con la planificación del proyecto. En este punto se debe definir todas y cada una de las tareas que deben realizarse a lo largo del proyecto, quiénes las llevarán a cabo, cuántos equipos se necesitarán, cuáles serán sus calendarios para cumplir con los tiempos esperados y los resultados que se entregarán. Se considera un plan de trabajo adecuado aquel que tenga en cuenta la cantidad de trabajo, así como el tiempo necesario para completar cada tarea, el presupuesto planeado y los riesgos (tanto inherentes como residuales).
Al mismo tiempo, se debe tener una descripción puntual de los recursos financieros que se invertirán, indicando de manera transparente la manera como se administrarán y quién se encargará de hacerlo.
Es fundamental tener una comunicación fluida para que la planeación sea lo más participativa posible, generando un alto sentido de pertenencia con el proyecto en todos los miembros del equipo. Una vez que se haya llegado a una planificación acordada por todos los involucrados en la estrategia, se debe convertir en un documento que esté al alcance de los equipos y colaboradores para que puedan consultarlo. Cuanto más a la mano tengan la información, más sencillo será que todos comprendan su rol dentro del proyecto y cumplan con los objetivos.
3. Ejecución del proyecto:
Todo lo planificado comienza a realizarse en esta etapa. Se les da un seguimiento a las tareas conforme se van ejecutando, y se realiza un registro de los obstáculos encontrados, la manera en que se superaron y los objetivos que se alcanzaron.
Al mismo tiempo, es importante mantener un entorno de trabajo adecuado en el que los equipos cuenten con las herramientas necesarias, con una dirección que entienda sus necesidades y que provea una buena guía.
4. Control del proyecto:
Los gerentes de los equipos y el director del proyecto compartirán impresiones del desarrollo del trabajo hecho, a medida que se lleva a cabo. Gracias al seguimiento realizado en la etapa anterior, se podrá comprobar si se cumplen los objetivos como se planificaron y si es necesario hacer modificaciones.
Gracias a los datos recolectados, en esta etapa se realiza: el seguimiento de las tareas planeadas, la gestión de entregables, la generación de incidentes y riesgos identificados, y los reportes que se entregarán a los directores para mostrar la evolución del proyecto
5. Cierre del proyecto:
Esta es la etapa final en la que no solo se verifica el cumplimiento de los objetivos del proyecto, sino que se comprueba si la gestión fue correcta y se identifican las situaciones de las que se puede aprender para futuros proyectos. Después de recopilar la documentación de cada proyecto, se liquida su presupuesto.
En esta etapa es importante que se cuente con todo el material necesario para analizar los resultados y aprender de los errores y aciertos: cuáles decisiones fueron o no fueron favorables, en dónde se invirtieron más recursos de los necesarios y si las expectativas iniciales fueron cubiertas por los resultados obtenidos en la culminación del proyecto.
Es muy valioso que se mantenga un repositorio de conocimiento de los diferentes proyectos para futuras referencias.
Para el desarrollo de estas fases, se pueden usar las diferentes metodologías que se enuncian a continuación.
Principales Metodologías de Gestión de Proyectos
Scrum
Este modelo de gestión de proyectos nació en los años 80. Fue establecida como metodología para gestión de proyectos por Ikujiro Nonaka y Takeuchi cuando analizaron la forma en que algunas empresas de esa época, como Canon y Fuji, desarrollaban sus productos nuevos.
Scrum es un avance en formación que utilizan los jugadores de rugby y ahora es una manera de organizar equipos que deben trabajar rápido, en el desarrollo de software principalmente. Se le conoce como el marco de trabajo Scrum.
Aplicando esta metodología, las tareas se organizan en periodos cortos, llamados sprint, desde una semana hasta un mes, para que las entregas se realicen con una periodicidad más corta. Se realizan las siguientes ceremonias:
- El Sprint Planning al comienzo del Sprint
- Daily Scrums a diario
- Un Sprint Review al final del Sprint para inspeccionar el incremento realizado.
- Y, finalmente, una Retrospectiva para inspeccionar el equipo y levantar mejoras que se apliquen en el siguiente Sprint.
- Adicionalmente se ha incorporado también una reunión de Grooming o Refinement, que sirve para, dentro del Sprint, afinar y aclarar ciertas historias de usuario que pudieron quedar pendientes durante el Sprint Planning.
Lean
Esta metodología se basa en la idea de hacer más con menos. Aunque surgió en Toyota, su uso se ha ido extendiendo a distintos sectores, pues ha sido una buena opción para los que no quieren desperdiciar nada. Lean busca crear el mayor valor para el cliente, minimizando los recursos, el tiempo, la energía y el esfuerzo, a través de:
- Entender lo que realmente está pasando en el lugar donde se crea el valor, gemba.
- Mejorar los procesos mediante los cuales los productos y servicios son creados y entregados.
- Desarrollar la capacidad de las personas, a través de la resolución de problemas y el coaching.
- Desarrollar líderes y un sistema de gestión eficaz.
Gantt
Creado a inicios del siglo XX, el diagrama de Gantt demuestra que las buenas ideas superan la prueba del tiempo. Fue concebido por Henry Laurence Gantt y consiste en un apoyo visual que permite organizar las actividades en barras para tener a simple vista cuáles tareas se desarrollan en determinadas fechas, quiénes son los responsables y la relación que existe entre ellas para un seguimiento adecuado.
Agile
Agile es una de las metodologías más conocidas. Es más una manera de realizar la gestión de proyectos que una herramienta, como lo son otros softwares, así que puede aplicarse a distintas industrias. Se concentra en promover un trabajo en equipo saludable y ágil, que deje atrás el uso del papeleo, esté abierto a los cambios y también involucre al cliente en la toma de decisiones.
Esta metodología es conocida, además, por contar con un manifiesto de 12 principios.
Waterfall
También conocido como «modelo en cascada», es el más tradicional y se basa en las cinco fases esenciales en la gestión de proyectos que ya te mencionamos. Las de esta metodología son: ingeniería de ideas, diseño de sistema, implementación, prueba y validación, y mantenimiento.
Kanban
Este modelo también nació en Toyota en 1940, y es de los más sencillos de utilizar, ya que nació como un simple tablero (aunque ya existe software para utilizarlo), en el que se identifican tareas por códigos de color y que pueden moverse a lo largo de las etapas indicadas. De esa manera todos saben cómo va el avance del proyecto y quién está a cargo.
Six Sigma
Fue creado para reducir los errores al mínimo y se basa en modelos estadísticos para evitarlos y eliminarlos en poco tiempo. Fue iniciado en Motorola en los años 80 y confía en los números para que los procesos sean tan eficientes y productivos como sea posible, evitando así errores en los productos.
Programación extrema
Surgió a finales de los años noventa y consiste en una técnica con ciclo de vida corta, enfocada en el cliente y que tiene como objetivo la mejora de la calidad de un producto. La idea central es que se pueda crear un producto que cumpla con lo que el cliente pide, pero que es tan sencillo en sus soluciones que también es posible modificarlo en caso de que se pidan futuras adecuaciones.
PRINCE2
Su nombre completo es Proyectos en Ambientes Controlados. Fue creado en el Reino Unido y está enfocado en el producto. Se puede utilizar en proyectos de cualquier tamaño e industria, ya que este método separa los niveles de gestión para que puedan trabajar en distintos proyectos. La metodología tiene una lista de siete principios que deben cumplirse para que el proyecto se considere PRINCE2.
PERT
PERT son las siglas en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos. Fue creada en 1957 por el Departamento de Defensa de Estados Unidos, en plena Guerra Fría. Su finalidad es utilizar un modelo estadístico para analizar el tiempo que llevará completar las tareas de un proceso, pues su intención es saber exactamente la duración de un proyecto. Ayuda a clasificar tareas según su prioridad y a crear cronogramas para seguirles el paso.
Adaptive Project Framework
El principio de esta metodología es olvidarnos del modelo lineal de la gestión de proyectos, cuya desventaja reside en que no siempre es tan flexible como las situaciones lo piden. El marco de proyecto flexible, como se le conoce en español, permite gestionar los cambios a medida que se presentan, pues no todos los elementos necesarios podrán ser definidos al inicio de cualquier proyecto.
En este artículo hemos visto en qué consiste la Gestión de Proyectos y los beneficios que obtiene la empresa al implementar su estrategia mediante proyectos, sus principales fases y también las metodologías más usadas. Esperamos que haya sido una lectura de provecho.
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