De acuerdo con un estudio realizado por Standish Group en el 2.015, a 50000 proyectos de todo el mundo, un 29% de proyectos fueron exitosos. Analizando los resultados de diez años consecutivos se ha observado un aumento del 10% en la tasa de éxito.
En Pensemos, les queremos presentar algunas de la razones del aumento de la tasa de éxito, de acuerdo a lo indagado por Standish Group.
1. Alineamiento con la estrategia de la compañía
Se logra cuando las razones o motivos para llevar a cabo el proyecto, así como los beneficios que se esperan, están alineados con la estrategia de negocio de la organización. La alineación estratégica nace de una comprensión objetiva e imparcial de la situación. Para lograr esta comprensión se tiene en cuenta lo que ocurre interna y externamente y también las necesidades de los grupos de interés. Se mantiene un equilibrio entre el núcleo invariable (los valores y el propósito de la empresa) y la búsqueda de progreso (el cambio y la innovación).
2. Resultado final específico para un periodo determinado.
Se tiene un resultado final claro y bien definido a partir de la investigación tanto de las posibilidades como de las necesidades requeridas.
3. Liderazgo participativo.
Los líderes no forzan el cambio, pero si lo orientan, van en la parte delantera. Si los empleados ven un compromiso fuerte del líder, eso mismo es lo que el líder puede esperar a cambio.
4. Cronograma definido con una secuencia clara de actividades interdependientes.
Se tiene claro que los planes requieren ajustes sobre la marcha y se validan los efectos intencionales y no intencionales de esos cambios. Se monitorea el progreso de los planes, indicadores de gestión y sus resultados, obteniendo información de todas las partes interesadas y permaneciendo ágiles. Se identifican, documentan y actualizan los supuestos clave acerca del plan para garantizar que los supuestos sigan siendo relevantes y así el plan también lo sea. En la fase de planeación estratégica se toman en cuenta los costos materiales, económicos, o humanos y se procura prever posibles imprevistos, que atrasen o detengan el avance del proyecto. En la fase de planeación también se establece una metodología, con la que se procurará hacer los distintos trabajos necesarios para su realización con el fin de poder estimar lo más acertadamente el tiempo requerido para cada actividad.
5. Medios de comunicación eficientes
En este punto es necesario tener en cuenta que un Gerente de Proyecto usa el 80% del tiempo de comunicándose. Debido a esto se usa un lenguaje simple, se asegura que el interlocutor entienda lo que se quiere transmitir, formaliza y controla permanentemente los diferentes canales de comunicación usados y se escucha y entiende la comunicación desde el punto de vista de quien origina el mensaje. Si desea conocer más sobre comunicación asertiva lo invitamos a que lea nuestro artículo titulado: Planeación Estratégica: Consenso en las conversaciones difíciles.
6. Gestión adecuada de restricciones
Se hace una planeación eficaz de las actividades a realizar y de las contingencias, y se cuenta con un sistema eficiente para vigilar, evaluar y controlar los recursos. En la etapa de planeación se evalúan y adquieren los recursos que se requieran para realizar el proyecto, ya sean estos recursos materiales (económicos, tecnológicos, etc.), o humanos, procurando que sean suficientes y estén a la mano a la hora de ejecutar lo planeado.
7. Beneficios esperados, claramente definidos
Se tiene claramente definido el valor, tangible e intangible, que se espera obtener con la implantación del proyecto. Se cuenta con un análisis comparativo de diferentes escenarios, tales como “no llevar a cabo el proyecto”, “hacer sólo parte del proyecto” o “implantación completa del proyecto”.
La gestión del cambio que implica el proyecto identifica y gestiona las consecuencias percibidas como negativas por algunas de las personas y partes implicadas en el proyecto.
Si estas características son implementadas en tus proyectos aumentarás la probabilidad de éxito y no un proyecto fallido, entendiendo el éxito del proyecto no solo como el cumplimiento del alcance en el tiempo y con el presupuesto definido, sino también el cumplimiento de los beneficios esperados por las diferentes partes interesadas.
Todos estos beneficios los puedes obtener aplicando la metodología de Balanced Scorecard en tu organización, si quieres conocer un poso más te invitamos a leer nuestro artículo: 7 beneficios de medición del Balanced Scorecard para su organización.
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