Tomando como premisa, que mientras más preparado se esté para el fracaso, mejor se sabrá evitar; en este artículo encontrarás los factores que varios Directores de Proyectos identificaron como las razones que han provocado los fracasos de sus proyectos.
Pero, antes de enumerar estos factores, es importante definir qué es un proyecto fallido:
Es bien conocido que un proyecto fallido no es solo el que presenta desvíos negativos en los plazos y/o en el presupuesto, sino también aquel proyecto que aunque cumple con el presupuesto definido y se realiza en el tiempo determinado entrega un producto o servicio que no gusta al cliente y/o no cumple con sus expectativas
Las 10 causas más comunes de por qué fracasan los proyectos son:
1. Los objetivos no están claros.
Esto es razonable al principio de un proyecto de tamaño medio y de mediana complejidad. Esta situación es normal al inicio, pero a medida que se avanza en la definición del alcance de éste, no existe ninguna razón para mantener los objetivos poco claros o ambiguos. Los objetivos alinean la estrategia y son fundamentales para avanzar con claridad hacia la meta. En Pensemos te enseñamos como crearlos y algunos ejemplos.
2. La no identificación de los interesados (stakeholders) y su grado de compromiso.
Todas las personas o instituciones que puedan verse influenciadas por el proyecto o puedan influir en el desarrollo de los proyectos tendrán un grado de participación en el éxito o fracaso de éste. Sin la colaboración y compromiso de los interesados, los proyectos difícilmente cumplen sus objetivos. Los interesados que requieren más esfuerzo para su gestión son los indiferentes.
3. Una planeación pobre o ausente.
Una adecuada planificación comienza con la misión del proyecto, es decir, por qué existe. Parte de un análisis claro del caso de negocio y una definición clara de sus objetivos, metas, principales riesgos, supuestos y restricciones.
4. Un control débil.
La no aplicación de técnicas y herramientas adecuadas para el control, que son identificadas como mejores prácticas, generalmente dificultan que el gerente general y el patrocinador conozcan en tiempo real el estado de avance del proyecto.
Manejar siempre un enfoque global o concentrarse siempre en los detalles, son extremos que generan problemas en el control. Se requiere un control con enfoque global, pero sin olvidar los detalles. Revisa antiguos proyectos para ver en dónde sueles tener descuidos y así aprender a planificar de forma más rigurosa en el futuro.
5. Equipos de trabajo poco motivados.
Esta situación se presenta por una clara ausencia de liderazgo.
6. Inadecuada administración de los riesgos.
Todo proyecto está envuelto en una atmósfera de incertidumbre en donde los riesgos, tanto con efectos positivos como negativos, están presentes y deben ser identificados y resueltos.. Si no se gestionan adecuadamente los riesgos, es muy probable que se cumpla la Ley de Murphy, si algo puede salir mal, así será. Para ello es importante identificarlos desde el inicio del proyecto.
7. No existe un procedimiento robusto para la gestión de cambios.
Si los cambios se van ejecutando a medida que se van produciendo, sin analizar el impacto para el proyecto; este, tarde o temprano estará fuera de control. Es importante, no olvidar que los proyectos se dividen en tareas o actividades dependientes y que si nos retrasamos en una, es muy probable que todo el proyecto se retrase.
8. Mala o ausente comunicación.
Si no se dedica periódicamente tiempo a mejorar las habilidades de comunicación del equipo, es muy probable que se presenten problemas. Un adecuado plan de comunicaciones resulta crítico para el proyecto. El plan debe destacar el medio a utilizar, la frecuencia de la comunicación, sus destinatarios y el procedimiento de retroalimentación. Y quien lidera el proyecto debe estar dispuesto a tener conversaciones difíciles.
9. No saber decir “no”.
Los proyectos que continúan consumiendo recursos a pesar de saber que los plazos y los presupuestos autorizados están más que sobrepasados, afectan de manera importante la credibilidad del equipo del proyecto. El director debe saber decir “no” y replantear o cancelar el proyecto.
Aquellos procesos o herramientas tecnológicas que no funcionen adecuadamente, deben ser ajustados en el menor tiempo posible, aunque ello suponga pagar el precio de rescindir un contrato con antelación.
Trabajar con equipos que no hacen sino crear problemas supone que vas a tener que invertir más tiempo y dinero en contratar a otra gente que solucione sus errores.
10. Plazos de entrega excesivamente ajustados:
Cuando los plazos de un proyecto se calculan a la baja, la consecuencia no es un simple retraso del calendario. Para empezar, hay que remunerar a los trabajadores por el tiempo extra de trabajo, por lo que hay que añadir nuevos gastos al presupuesto inicial. Por otro lado, se afecta la credibilidad de los equipos de ventas que confiaban en que el producto saldría a tiempo y, al no ser así, se han perdido lucrativos acuerdos o lo que es peor se ha afectado la credibilidad. Es importante fijar unos plazos de entrega sensatos.
Una vez identificadas las causas veremos tres aspectos principales a examinar para combatir esas causas:
Gestión del tiempo:
Una planificación de la línea de tiempo ayudará a crear plazos informados. Esto te permitirá saber con exactitud cuánto tiempo se necesita para planificar tareas y proyectos y usar datos reales para la toma de tus decisiones.
Monitorizar el avance de los proyectos y la productividad del equipo permite mejorar la competitividad y maximizar los recursos de las empresas.
Gestión de tareas:
Crea tareas y subtareas y asígnarlas a los miembros del equipo que consideres. Gestiona la documentación relativa a cada una de ellas, mediante reportes individuales que permitan ver los avances que se han realizado. Existen herramientas tecnológicas que ayudan a visualizar el desarrollo y la ejecución de proyecto al mínimo detalle.
Gestión de personas:
Los proyectos requieren la capacidad de coordinarse y comunicarse de manera efectiva. Aunque las interacciones cara a cara son indispensables, es importante contar con una herramienta que permita programar una reunión, crear su agenda y registrar comentarios desde un solo espacio de trabajo.
Con el dominio de los tres, se trabajará para asegurar que el proyecto se entregue a tiempo, contenga todas las partes necesarias y sea un esfuerzo de colaboración.
Conozca las razones y ventajas de gestionar por proyectos en su organización.
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