7 beneficios del Balanced Scorecard en su organización

Medir el desempeño de una organización, ya sea pública o privada, es la clave para optimizar su estrategia y alcanzar el éxito. La metodología Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral permite hacer un seguimiento constante y continuo de la gestión organizacional gracias a que proporciona herramientas que ayudan a consolidar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos. Es por esta razón, que aquí en Pensemos, queremos mostrarle 7 de los beneficios de medición que le brindará implementar la metodología BSC en su organización ¡Acompáñenos!

¿Qué es el Balanced Scorecard?

Para iniciar vale la pena repasar los fundamentos acerca del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral, como se le conoce en español. El Balanced Scorecard (BSC) es una metodología utilizada para administrar y hacer seguimiento a la estrategia de una organización.

El método del BSC se basa en un correcto equilibrio y alineación entre los elementos de la estrategia global y los elementos operativos de la misma. Los elementos globales son: la misión (nuestro propósito), la visión (a qué aspiramos), los valores centrales (en qué creemos), las perspectivas y los objetivos. Por su parte, los elementos operativos son: los indicadores clave o KPI (ya sean indicadores inductores o de resultado) e iniciativas estratégicas (proyectos que lo ayudan a alcanzar sus objetivos).

Beneficios del Balanced Scorecard para su organización

1. Transformación de la visión en objetivos medibles

Una de las funciones principales de metodología BSC consiste en traducir la visión de la organización en acciones concretas que puedan desarrollarse y medirse. Con este fin, una de las herramientas más importantes que introduce el Cuadro de Mando Integral son los indicadores (KPI’s) que ayudan a ligar la estrategia de una organización con los planes de acción.

Es decir, son los indicadores los que ayudan a monitorear de forma concreta el desempeño de los objetivos de la organización. Los indicadores ayudan a medir la gestión, de modo que ayudan también en la optimización de esta, pues apoyan la implementación de las estrategias correctas para el cumplimiento de las metas. Los indicadores miden y ayudan a corregir errores en la estrategia.

Esto quiere decir que una de las principales cualidades de la metodología consistirá en dejar de lado la abstracción de la visión de una organización y convertirla en iniciativas estratégicas o planes de acción que podrán ser medidas y ajustadas según las necesidades que se vayan creando.

Desde el punto de vista de medición, el BSC implementa indicadores para cada una de las iniciativas estratégicas. Los indicadores son una herramienta de medición que permite tener claridad sobre aspectos específicos de la ejecución de las iniciativas y del cumplimiento de metas. la revisión periódica de los indicadores es fundamental para reajustes en la estrategia y optimización de la gestión.

2. Alineación de toda la estrategia

Como mencionamos anteriormente, el BSC permite traducir la visión de una organización en acciones concretas que ayudan al cumplimiento de metas. La metodología alínea todos los elementos que componen la planeación estratégica: los indicadores están alineados con las iniciativas estratégicas, del mismo modo que las iniciativas lo están con los objetivos y las líneas estratégicas. ¿Qué quiere decir esto? que los esfuerzos de toda la organización están debidamente concentrados y alineados hacia la misma búsqueda de cumplimiento de metas.

La configuración de un mapa estratégico organiza la estrategia de una organización en relaciones causa-efecto lo que fortalece el trabajo conjunto de todos los miembros pues evidencia las relaciones entre los esfuerzos de unos y otros.

3. Optimización de la comunicación entre miembros de la organización

La implementación de la metodología Balanced Scorecard está acompañada de la creación de un mapa estratégico que permite una representación visual de toda la estrategia de la organización. ¿Por qué el mapa estratégico es beneficioso desde el punto de vista de medición? Porque permite la comunicación de forma sencilla de la estrategia con todos los miembros de la organización, lo que implica que todos tendrán claridad sobre la visión.

Asimismo, si la comunicación interna se optimiza, cada miembro podrá transmitir de forma más eficiente el avance que ha tenido en sus labores en relación con el cumplimiento de metas. En este sentido, el seguimiento de actividades es mucho más efectivo y se puede tener certeza de cuáles son específicamente las actividades que están retrasando el desempeño de la organización.

4. Estimulación de transformaciones estratégicas

Uno de los beneficios más importantes del BSC, y al que no suele dársele mucha relevancia, es la capacidad de aprendizaje que promueve. La metodología del Cuadro de Mando Integral fortalece el aprendizaje por medio de lo que se conoce como el “double-loop learning” o aprendizaje de doble bucle en español.

Usualmente, cuando una organización detecta un error en alguna de sus operaciones la corrige inmediatamente, pero no suele investigar por qué ha existido esta falla, es decir, no se remite a lo estructural sino que únicamente soluciona lo operacional. El aprendizaje de doble bucle promueve la reflexión basada en las experiencias previas, por lo que su resultado será realizar cambios, incluso, a los mismos pilares estratégicos para optimizar el funcionamiento global de la organización.

Que la metodología BSC promueva el aprendizaje de doble bucle finalmente conducirá a que las organizaciones que la implementen no teman hacer transformaciones de fondo a sus iniciativas o indicadores estratégicos, pues constantemente existirá una revisión experiencial del comportamiento de la organización y se fomentará un crecimiento basado en el cambio y en la introducción de acciones de mejora periódicas.   

5. Da estructura a su estrategia

6. Mantiene su estrategia a la vista y como foco de la generación de estadísticas

Todos hemos vivido la frustrante circunstancia en que nuestra organización construye un minucioso plan estratégico, para luego imprimirlo, encuadernarlo, y luego nunca volverlo a ver. Dentro del BSC es esencial realizar la revisión periódica de su estrategia, y esto solo puede hacerlo si su estrategia está organizada como lo mencionamos arriba.

Las reuniones de análisis estratégico o RAEs en forma mensual o trimestral, combinadas con una actualización anual de la estrategia, le garantizarán que vuelva a referenciar su estrategia con regularidad y la vuelva el foco de su proceso de generación de estadísticas e indicadores clave. El proceso de revisión de la estrategia le dará vida a la misma y hará que ella haga parte de la forma en que administra su organización.

Además, sabrá cuál es el estado actual de cumplimiento en la ejecución de la misma, con lo cual estará en una mejor posición para cumplir sus objetivos.

7. Mejor gestión de la información

El Balanced Scorecard ayuda a las organizaciones a diseñar indicadores clave de desempeño para cada uno de los objetivos estratégicos. Esto asegura que la organización y cada una de sus áreas están midiendo lo realmente importante. Con base en nuestra experiencia, hemos encontrado que las organizaciones que aplican el BSC tienden a tienen procesos de gestión de la información de alta calidad y presentan un mejor proceso de toma de decisiones.

Desventajas del Balanced Scorecard

1. Información que puede ser abrumadora

A pesar de que se trata de una metodología bastante estructurada y con una lógica definida, existe un alto volumen de información sobre el tema que puede resultar confusa. Ten en cuenta que si tratas de aprender el método con el quinto libro de Norton y Kaplan, es probable que te sientas sobrecargado y con poca claridad sobre el camino a seguir.

2. La estrategia no se puede copiar a partir de ejemplos

Si bien es cierto que solemos aprender a través de ejemplos, la realidad es que la estrategia es única para cada ejemplo. Por ello se puede iniciar con un ejemplo, pero rápidamente se encontrará tomando distancia

3. Requiere un fuerte patrocinio por parte de los líderes para tener éxito

El factor de éxito más importante al momento de desplegar una iniciativa del Cuadro de Mando Integral o BSC es contar con el apoyo de los líderes de la organización.

4. Puede parecer una metodología muy rígida

Hemos presenciado casos en que el BSC no es la mejor herramienta para asegurar la ejecución de la estrategia, ya sea porque la cultura o la manera en que se toman decisiones no se ajusta a la estructura lógica que le da el cuadro de mando integral.

5. Puede ser muy difícil mantener a todos en la misma página

Hemos visto incontables organizaciones que intentan administrar su cuadro de mando integral en Excel o PowerPoint y terminan perdiendo su tiempo. Estamos seguros de que no es su culpa. Administrar el BSC en Excel puede generar problemas de precisión de la información, de control de versiones y al integrar la información de las 15 áreas de negocio de la compañía.

Adicionalmente, aunque Excel es una herramienta que parece gratuita, hay una serie de costos ocultos (como el costo asociado con los errores de ingreso de datos o el costo de un proceso de revisión manual). Cuando suceden estas cosas, es probable que los líderes vean el Balanced Scorecard como la fuente del problema en lugar de la herramienta utilizada para resolverlo.

A modo de conclusión, es necesario tener en cuenta que el Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral no solo ofrece beneficios en términos de medición, el BSC no es solo un conjunto de KPI’s. También ofrece beneficios de fondo para la estrategia, optimiza la comunicación, la ejecución y el seguimiento.

La metodología Balanced Scorecard permite un análisis completo de muchos elementos que componen el funcionamiento de una organización. Por otra parte, como lo pudimos observar existe un buen número de desventajas que pueden hacer del BSC algo impracticable, un software de Balanced Scorecard es una herramienta que facilita la implementación y apropiación de este método de gerencia, pues establece una representación visual de toda la estrategia y un acceso a la información más sencillo.

El software Suite Visión Empresarial permite integrar varias herramientas de gestión que le permitirán optimizar la estrategia de su organización. Hemos preparado para usted una lista del top 30 de Balanced Scorecard para que conozca a los principales proveedores de este tipo de herramientas, conózcala aquí. Si desea más información sobre el método BSC o sobre el software Suite Visión Empresarial, no dude en contactarnos.   

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