La gestión de portafolio de proyectos ha tomado cada vez más relevancia en las organizaciones, ya que permite cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución, y así lograr los objetivos estratégicos institucionales.
Una adecuada gestión de portafolios que comparten recursos, financiamiento, interesados y riesgos, requiere una centralización de portafolios, con sus programas y proyectos relacionados. Esta centralización amerita una mayor atención de la alta gerencia para hacer los proyectos correctos, en el momento correcto y de la manera correcta.
Es por ello por lo que en este artículo se darán a conocer los aspectos fundamentales para gestionar adecuadamente un portafolio de proyectos, es decir, para priorizar la combinación de proyectos y garantizar el éxito en todos ellos. También se darán a conocer los beneficios que un proceso de gestión del portafolio de proyectos puede traer a su organización.
La gestión de portafolios de proyectos surge porque los proyectos no son unidades independientes y rara vez es posible administrarlos de forma aislada. Los proyectos siempre están conectados, ya sea por presupuesto, cronograma o recursos, todos se superponen. Algunos de ellos se traslapan para el mismo cliente, todos con los mismos recursos, algunos de ellos para poder obtener liquidez, otros para ganar premios y obtener reconocimiento y otros para mejorar los productos actuales o crear nuevos productos.
Para gestionar los portafolios de proyectos, primero es necesario identificar los programas y proyectos que los componen, categorizarlos, monitorearlos, evaluarlos, integrarlos, seleccionarlos, priorizarlos, optimizarlos, balancearlos, autorizarlos, gestionar su transición, controlarlos y terminarlos correctamente. Es necesario tener claras las reglas de ingreso, desarrollo, abandono, implementación y escalamiento de cada uno de los proyectos que los componen. La gestión de portafolio de proyectos no se ocupa principalmente de ejecutar proyectos, sino que se centra en elegir en qué proyectos participar y cómo financiarlos, en función de si van acorde o no con los objetivos de la empresa.
De acuerdo con la Guía Práctica denominada Implementing Organizational Project Management, editada por el PMI en 2014, los elementos clave para una implementación de un proceso de gestión del portafolio de proyectos son los siguientes:
1. Crear un inventario y establecer una estrategia
Primero, identificar todas las ideas de proyecto mediante la recopilación de información clave como la necesidad o problema, el objetivo general del proyecto, los riesgos de no ejecución y la identificación inicial de interesados clave del proyecto.
Luego, clasificar estas ideas de proyecto de acuerdo con los objetivos estratégicos y las estrategias comerciales que respaldan. La finalidad de esta clasificación es asegurar que los proyectos y programas incluidos en el portafolio estén alineados con la estrategia general de la compañía y que, además, los recursos sean asignados a las prioridades definidas de manera que se eviten los gastos innecesarios.
Se requiere identificar y definir claramente los indicadores claves de desempeño de los proyectos, las metas de desempeño del portafolio de proyectos que se desean alcanzar y, elaborar y mantener las estadísticas de todos los proyectos actualizadas. Adicionalmente, es importante diseñar una metodología y documentar las Mejores Prácticas para el portafolio y los proyectos específicos de la organización, difundir esa información, capacitar al personal e implementar la metodología. Por ello, programe capacitaciones en todos los niveles de la empresa y gestione el conocimiento organizacional para el mejoramiento continuo. Recuerde que el “apoyo viene del entendimiento”, si las personas conocen, entienden, si entienden confían y si confían apoyan.
Se debe crear un equipo de “implementación de mejores prácticas de gestión de portafolio” conformado por un líder capaz de llevar a cabo todo el programa de mejoramiento, junto con un equipo de “gestión del cambio” con conocimientos y capacidades transversales que les permitan colaborar con todos los tipos de proyectos de la organización. Es recomendable que este equipo de Implementación conforme la Oficina de Dirección de Proyectos -PMO- y que esta sea normativa, colaborativa, asesora y de apoyo a los proyectos del portafolio.
También es importante asegurar el patrocinio ejecutivo y el presupuesto correspondiente, teniendo en cuenta que la implementación de un proceso de gestión del portafolio de proyectos es un proyecto estratégico de la organización. El equipo de proyecto debe establecer un buen objetivo para el proyecto, organizar y clasificar las iniciativas identificadas en el diagnóstico, procurando elaborar una matriz de priorización, junto con un mapa de ruta para el proyecto, de manera que se puedan obtener victorias rápidas en las fases iniciales del proyecto.
2. Determinar las fortalezas y debilidades actuales del portafolio de proyectos
Cada proyecto se debe evaluar individualmente teniendo en cuenta los hitos, el potencial retorno de inversión, la periodicidad de informes y la asignación de recursos. Después de recopilar datos, se sugiere organizarlos por categoría. Estas categorías, en general, incluyen proyectos completados, cancelados, y categorías de crecimiento y supervivencia. Al realizar este análisis, se deben hacer preguntas que tengan como objetivo revelar si hay duplicación o si algunos proyectos existentes no deberian estas juntos por razones de eficiencia, pudiendo incluso detenerse por completo.
Estas preguntas pueden ser:
- ¿El proyecto se alinea con la estrategia?
- ¿La relación del esfuerzo requerido y los beneficios esperados hace el proyecto viable?
- ¿Cuenta con el compromiso de la organización?
También se debe evaluar el riesgo general del portafolio del proyecto en conjunto, comparando la probabilidad de éxito técnico con el beneficio anticipado del proyecto. Tener un buen proceso de comunicación permite que todas las variables clave se analicen a fondo.
3. Asegurar la adecuación
A continuación, realice un análisis de adecuación que mostrará si los recursos críticos están trabajando en proyectos críticos y si los proyectos que decide llevar a cabo realmente se alinean con todas las iniciativas estratégicas que la empresa desea emprender. Algunos de los principios a evaluar son:
- El grado de ajuste estratégico entre el portafolio y la empresa: Se necesita un equilibrio entre las oportunidades de crecimiento a corto plazo, los objetivos a largo plazo y la búsqueda de innovación a largo plazo.
- Distribución de proyectos: la cantidad y la naturaleza de los proyectos se deben alinear con los diferentes objetivos estratégicos teniendo en cuenta su valor económico.
- Ganancias esperadas: se debe evaluar la probabilidad de que el producto final genere las ganancias esperadas.
- Evaluación de los riesgos asociados: es importante adoptar un enfoque amplio e inclusivo del riesgo y no solo medirlo en términos financieros, sino también incluir el cronograma, los recursos, el alcance y los riesgos tecnológicos.
4. Gestionar el proceso
Es necesario revisar periódicamente el portafolio de proyectos y tomar las decisiones necesarias sobre la reasignación de presupuesto y recursos, o la repriorización basada en la información descubierta durante las etapas anteriores del proceso. Es posible que también se deban reprogramar los proyectos que se hayan decidido mantener.
La colaboración entre el equipo que gestiona el portafolio y la alta dirección es absolutamente crítica para tomar estas decisiones y terminar con un portafolio que tenga una combinación saludable de riesgo y recompensa.
Estos son los tipos de preguntas que la gestión de portafolio de proyectos permite responder en esta etapa:
- ¿Cómo saber si se están tomando buenas decisiones?
- ¿Cómo saber si los equipos y los proyectos están en el camino correcto?
- ¿Qué deberíamos estar haciendo realmente?
- ¿Es realmente una buena idea?
- ¿Qué proyectos deberíamos estar priorizando en este momento?
- ¿Cómo podemos enfocar nuestros recursos de manera más eficiente?
- ¿Cómo podemos ejecutar estos proyectos de forma concurrente y rentable?
5. Probar y adaptarse
Probablemente, el proceso adecuado de gestión del portafolio de proyectos no se encontrará de inmediato. Se requiere adaptarse y hacer cambios a medida que se va avanzando en la implementación. El significado de adaptación es bastante diferente para cada empresa (como debería ser) pero, en general, es una buena idea dar a conocer el nuevo portafolio a algunas partes interesadas, tomando en cuenta comentarios según sea necesario. También puede ser necesario probar diferentes modelos de gestión de portafolio de proyectos y software de portafolio y gestión de proyectos.
Una vez que se ha implementado el proceso de gestión de portafolio de proyectos, su mantenimiento puede ser difícil. Aquí hay algunos consejos para lograr el éxito:
- La identificación precisa de los riesgos y las estrategias de remediación asociadas son fundamentales. La gestión de los riesgos identificados y la identificación de nuevos riesgos debe ser una actividad permanente.
- Si los proyectos ya no se alinean con la estrategia de la empresa deben ser cancelados.
- La administración de procesos, tareas y del tiempo de los miembros del equipo del proyecto debe ser sencilla, lo cual asegura que tengan libertad y flexibilidad para capturar los datos del tiempo y de las tareas según sea necesario.
- Se debe priorizar la obtención y consulta de datos precisos. El acceso a los datos debe ser en tiempo real para evitar afectar la capacidad de toma de decisiones, así como la capacidad para cumplir con los requisitos reglamentarios.
- Utilice las herramientas adecuadas para simplificar el proceso y realizar el seguimiento requerido.
- Empodere a los Directores de Proyectos y capacite a toda la organización.
- Evalúe la madurez de su organización y decida hasta dónde desea llegar.
- Diseñe e implemente la Guía de Mejores Prácticas de su organización para sus proyectos, programas y portafolios.
- Defina el ciclo de vida de sus proyectos, programas y del portafolio:
- Predictivo
- Incremental
- Iterativo
- Ágil
- Mixto
- Implemente enfoques de gestión de acuerdo con las características de sus proyectos:
- Tradicional.
- Ágil.
- Ambos.
- Implemente un Modelo de Priorización de proyectos que incluya tanto aspectos cualitativos como cuantitativos.
Beneficios de la gestión de portafolio de proyectos
Finalmente, enunciamos los beneficios que las organizaciones pueden obtener de la implementación de un proceso de gestión de portafolios de proyectos:
- Maximizar los beneficios que una empresa obtiene de los proyectos que emprende: lo ideal es contar con un portafolio que genere rentabilidad a largo plazo y aumente el retorno de la inversión en el desarrollo de nuevos productos. Además, es fundamental asignar los recursos económicos y de talento humano con el objetivo de aumentar el valor del portafolio.
- Invertir en proyectos nuevos (y frecuentemente rivales): la identificación clara de las potenciales ganancias de un proyecto darán la tranquilidad a la alta dirección para invertir en proyectos innovadores.
- Lograr un equilibrio en el portafolio de proyectos: garantizar una combinación adecuada de proyectos de alto y bajo riesgo, proyectos a largo y corto plazo, y proyectos de diferentes sectores y tecnologías.
- Pronosticar los riesgos individuales inherentes a cada proyecto y los riesgos generales del programa o portafolio que se pueden materializar si los riesgos individuales se materializan.
- Facilitar la comunicación con el equipo y con las partes interesadas para obtener la aceptación de las decisiones más impactantes y mejorar la transparencia, la gobernabilidad y la responsabilidad.
- Elegir la cantidad adecuada de proyectos: esto ayudará a maximizar los recursos y se puede lograr a través de listados jerarquizados y supervisando la oferta y la demanda, con el propósito de mantener la alineación estratégica.
- Evitar el gasto excesivo: la gestión de portafolios de proyectos permite ver fácilmente dónde se están sobre-asignando los recursos.
- Una organización puede reestructurar y mejorar sus métodos de ejecución de proyectos como parte de un proceso más amplio para cambiar la dirección operativa o estratégica de la empresa.
- La gestión del portafolio de proyectos también hace que una empresa sea más ágil y capaz de adaptarse al cambio con un mínimo de molestia o interrupción.
En este artículo hemos visto cinco elementos clave para la implementación de un proceso de gestión del portafolio de proyectos y algunos consejos para mantener este proceso funcionando adecuadamente, una vez implementado. Además, se han enunciado algunos beneficios que obtienen las organizaciones al implementar y mantener este proceso. Esperamos que haya sido una lectura de provecho. Recuerde que si quiere estar al tanto de nuestros últimos contenidos puede suscribirse a nuestro blog.
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