En días pasados tuve la oportunidad de moderar un Webinar, en donde mostramos de la mano de un experto, cuáles son las estrategias más usadas para tener una adecuada ejecución y gestión de proyectos. El día de hoy, quiero compartir con usted los principales aprendizajes de esa experiencia, así que, ¿está listo para descubrir los secretos del éxito de la gestión de proyectos? Acompáñeme mientras nos sumergimos en las 5 claves estratégicas principales para convertirse en un gerente de proyectos de primer nivel. ¡Empecemos!
Primera clave: la importancia del liderazgo
El liderazgo es el ingrediente mágico que hace que un gerente de proyectos tenga éxito. Es como tener un superpoder, sin las capas y los disfraces llamativos. Para ser un verdadero líder, usted necesita inspirar y motivar a su equipo en la identificación de sus brechas de habilidades y conocimientos, y así estar en la capacidad de proveer o conseguir para ellos las herramientas necesarias para cerrar dichas brechas.
El ideal es lograr llevar su equipo de proyectos al nivel de calidad y estándares requeridos por el alcance, y no tener que bajar el alcance y objetivos del proyecto al nivel actual de su equipo, ¡este es el verdadero rol del líder de proyectos! Para lograrlo, las habilidades de comunicación efectiva son cruciales. Después de todo, no puede simplemente enviar señales de humo para transmitir su punto de vista y esperar que ellos entiendan las necesidades del proyecto por simple intuición. Tiene que articular claramente su visión y objetivos con su equipo. Tal vez, incluso considere tomar una clase de oratoria si sus palabras tienden a tropezar y dar vueltas como un acróbata torpe.
La toma de decisiones y la resolución de problemas son el pan de cada día en este ámbito. Debe poder tomar decisiones difíciles más rápido que una bala y resolver problemas como un detective, haciendo las preguntas correctas e indagando con los miembros del equipo. Aquí tiene que navegar por las personalidades y dinámicas, y mantener a todos encaminados. Por último, pero no menos importante, la capacidad de adaptarse y aceptar el cambio es esencial. Los proyectos son como una caja de chocolates (gracias, Forrest Gump), nunca sabes lo que te va a tocar. Así que debe ser flexible, adaptable y aceptar el cambio como un camaleón que cambia de color. Entonces, querido gerente de proyectos, aproveche sus habilidades de liderazgo, inspire a su equipo, comuníquese de manera efectiva, tome decisiones, construya y administre su equipo para adaptarse rápidamente.
Segunda clave: dominar la gestión del tiempo
En esencia, todos necesitamos de la preciada habilidad de gestionar el tiempo. Como gerente de proyectos, dominar esto es como encontrar el Santo Grial. Entonces, profundicemos y aprendamos sobre este arte de administrar el tiempo de manera efectiva sin perder la cordura.
En primer lugar, debe priorizar las tareas como si su vida dependiera de ello. Porque, créame, en cierto modo es así. Identifique las tareas más importantes y asígnelas primero durante cada día. Nuestro asesor experto nos recomendó que, en esencia, un gerente de proyectos debería revisar tres veces al día la ejecución de las tareas: la primera en las horas de la mañana, para resumir al equipo qué debe hacer cada quien; la segunda sobre el medio día para saber qué de lo que debía hacerse en la mañana no se ha logrado y poder así reajustar la tarde de ser necesario; y una última vez al final del día para saber cómo cerramos y si debemos ajustar el día siguiente para lograr la ejecución adecuadamente.
La procrastinación es su peor enemigo aquí, por eso, lo importante es crear plazos realistas. Claro, apuntar a las estrellas es genial, pero seamos prácticos, establecer expectativas altísimas sólo conducirá a la decepción y al estrés. Por lo tanto, sea realista acerca de lo que realmente se puede lograr en un período de tiempo determinado. La delegación y la subcontratación pueden ser buenos aliados aquí, si el proyecto lo permite. No tiene que hacerlo todo usted solo, súper gerente de proyectos. Aprenda a delegar tareas a los miembros de su equipo o considere subcontratar parte de la carga de trabajo.
Otra recomendación super importante, es que al menos estos cuatro roles no recaigan en una misma persona:
- El Sponsor o patrocinador del proyecto, quien impulsa desde afuera toda la ejecución y es su mejor aliado en la resolución de brechas.
- El líder técnico, quien conoce a profundidad los detalles del producto y las capacidades productivas de lo que podemos y debemos lograr.
- El líder funcional, quien es un profundo conocedor del negocio y sus dinámicas de cara a las expectativas del cliente y las partes interesadas.
- El gerente de proyectos, quien se asegura de que los trenes salgan a tiempo, coordina y orquesta los esfuerzos del equipo para lograr los objetivos propuestos dando cohesión a los demás roles.
Concéntrese en lo que hace mejor y deje que otros se encarguen del resto. La programación eficaz es clave. Diseñe sus tareas de manera lógica y organizada. Lo mejor para esto es que utilice herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de los plazos y los hitos. Un cronograma bien planificado le ayuda a mantener el rumbo y garantiza un progreso fluido. Y, por último, evite la terrible trampa de la multitarea. Puede parecer que está siendo súper productivo, pero en realidad, simplemente se está esforzando demasiado.
Preste toda su atención a una tarea a la vez, complétela y luego pase a la siguiente. Se trata de calidad sobre cantidad. Entonces, querido gerente de proyectos, adopte estos principios de administración del tiempo y observe cómo se dispara su productividad. Recuerde, el tiempo es su recurso más valioso, así que utilícelo sabiamente.
Tercera clave: gestión eficaz de las partes interesadas
En el apasionante mundo de la gestión de proyectos, es esencial tener la delicadeza de un diplomático y el encanto de un vendedor. ¿Por qué? Bueno, porque las partes interesadas pueden ser un grupo bastante retador. Pero no tema, lo primero es lo primero: debe identificar a sus partes interesadas clave.
Estos son los individuos o grupos que tienen el poder de hacer o deshacer su proyecto. Piense en ellos como los guardianes de su éxito. Establecer relaciones con ellos no es sólo una cortesía sino una estrategia de supervivencia.
Gestionar las expectativas es otro aspecto crucial de la gestión de las partes interesadas. Debe comprender sus deseos, sus agendas ocultas y su amor secreto por los plazos irrazonables. La comunicación es el sustento de la gestión de las partes interesadas. Su capacidad para navegar a través de sus incesantes correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones determinará su destino. Prepárese para dominar el arte de decodificar mensajes vagos y descifrar significados ocultos que generan conflictos, pero lo bueno es que no necesita un título en resolución de estos. Sólo recuerde escuchar, mantener la calma (incluso si se está poniendo a prueba su paciencia) y encontrar puntos en común. En este cautivador viaje de gestión de partes interesadas, recuerde ser siempre el gerente del proyecto que interviene como un superhéroe, construyendo puentes.
Cuarta clave: aprendizaje y mejora continua
Buscar una retroalimentación es un aspecto esencial para ser un gerente de proyectos exitoso. Es como exponer su trabajo y pedirle al mundo: "Por favor, sé brutalmente honesto conmigo". Pero bueno, la crítica constructiva puede ayudarlo a crecer y mejorar sus habilidades. Por lo tanto, no dude en buscar comentarios de los miembros de su equipo, de sus clientes e incluso de personas externas al proyecto. Actualizar sus habilidades y conocimientos es otra clave para mantenerse relevante en el acelerado mundo de la gestión de proyectos, es el camino de cierre de brechas que mencionamos al principio. Asista a talleres, seminarios web o incluso lea algunos libros relacionados con la industria (o algo completamente ajeno, si se siente aventurero). El desarrollo profesional continuo no es sólo una palabra de moda. Es imprescindible para todo director de proyecto que quiera seguir siendo una pieza relevante en su campo. Aproveche los programas de capacitación, certificaciones e incluso cursos en línea. Manténgase actualizado con las últimas tendencias, tecnologías y mejores prácticas.
Evaluar los resultados del proyecto es crucial para comprender qué salió bien y qué no. Es como ver una película y analizar los agujeros de la trama en lugar de simplemente disfrutarla ciegamente. Al evaluar los resultados, puede identificar áreas de mejora e implementar los cambios necesarios en sus proyectos futuros. Por lo tanto, no sólo celebre los éxitos, sino también acepte los fracasos y aprenda de ellos. Implementar las lecciones aprendidas es la última pieza del rompecabezas. Es como la guinda del pastel de gestión de proyectos. Documente las lecciones aprendidas, compártalas con su equipo y asegúrese de que no se olviden.
Al implementar estas lecciones en sus proyectos futuros, garantiza la mejora y el crecimiento continuos para usted y su equipo. Por lo tanto, esté abierto a recibir comentarios, adopte nuevos conocimientos, invierta en su desarrollo profesional, evalúe sus resultados e implemente las lecciones aprendidas. Recuerde, el mundo de la gestión de proyectos está en constante evolución y sólo aquellos que se adaptan y se esfuerzan por mejorar pueden realmente tener éxito.
Quinta clave: adoptando la Gestión de Riesgos y la agilidad en la gestión de proyectos
Esta clave requiere un cierto nivel de flexibilidad, adaptabilidad y voluntad de afrontar los golpes. En el acelerado mundo empresarial actual, los proyectos pueden cambiar de dirección en un abrir y cerrar de ojos. Entonces, ¿cómo pueden los gerentes de proyectos mantenerse al tanto de estas mareas cambiantes? Adoptando la agilidad. En primer lugar, un director de proyectos exitoso debe poder adaptarse al cambio. Nunca se sabe cuándo un cliente podría intervenir y arruinar sus planes perfectamente diseñados. Pero bueno, ese es sólo un día típico en la vida de un gerente de proyecto, ¿verdad?
La flexibilidad en la planificación de proyectos también es crucial. Atrás quedaron los días de procesos rígidos y seguimiento paso a paso. Hoy en día, los gerentes de proyectos deben estar abiertos a explorar diferentes caminos y probar nuevos enfoques. Piense en ello como un libro en el que elige su propia aventura, cuyo resultado es un proyecto exitoso.
Ahora, hablemos de enfoques iterativos e incrementales. Roma no se construyó en un día, como tampoco lo hacen los proyectos exitosos. Divida su proyecto en partes más pequeñas y manejables. Recuerde, es un maratón, no una carrera de velocidad.
Por último, pero no menos importante, la gestión de riesgos. Una frase que me encantó durante el Webinar fue: “Gestionar los riesgos es nuestra única defensa contra la ley de Murphy”. Como seguramente ya sabrá, los proyectos están llenos de incertidumbres y peligros potenciales. Es como caminar por un campo minado.
Un gerente de proyectos puede gestionar los riesgos de manera efectiva siguiendo un enfoque estructurado. Primero, identificando todos los posibles riesgos relacionados con el proyecto y evaluando su probabilidad e impacto. Luego, planificando controles para su reducción y planteando opciones de manejo como respuestas adecuadas, como mitigar los riesgos, transferir la responsabilidad, aceptar las consecuencias o evitarlos por completo. Durante la ejecución del proyecto, supervise y ajuste las estrategias de respuesta según sea necesario, mientras mantiene una comunicación transparente con las partes interesadas. Después del proyecto, debe analizar cómo se manejaron los riesgos para mejorar prácticas futuras y promover una cultura de gestión de riesgos. La adopción de herramientas de gestión de riesgos y el fomento de una mentalidad proactiva son esenciales para este proceso.
Esperamos que estas claves puedan ayudarle a mejorar sus habilidades en la Gerencia de Proyectos. Si desea conversar sobre la ejecución de proyectos en su compañía y conocer de la mano las soluciones que tenemos para usted, lo invito a que agendemos un encuentro.
En Pensemos contamos con más de 26 años de experiencia en el seguimiento y la ejecución de los proyectos de diferentes tipos de organizaciones. Recuerde que puede suscribirse a nuestro blog para conocer más sobre este y otros temas. Cuéntenos sus opiniones y estaremos atentos a responderlas.
¡Hasta una próxima oportunidad!
