La gestión de portafolio de proyectos ha tomado cada vez más relevancia en las organizaciones, ya que permite cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución, y así lograr los objetivos estratégicos institucionales.
Una adecuada gestión de portafolios que comparten recursos, financiamiento, interesados y riesgos, requiere una centralización de portafolios, con sus programas y proyectos relacionados. Esta centralización amerita una mayor atención de la alta gerencia para hacer los proyectos correctos, en el momento correcto y de la manera correcta.
Es por ello por lo que en este artículo se darán a conocer los aspectos fundamentales para gestionar adecuadamente un portafolio de proyectos, es decir, para priorizar la combinación de proyectos y garantizar el éxito en todos ellos. También se darán a conocer los beneficios que un proceso de gestión del portafolio de proyectos puede traer a su organización.
La gestión de portafolios de proyectos surge porque los proyectos no son unidades independientes y rara vez es posible administrarlos de forma aislada. Los proyectos siempre están conectados, ya sea por presupuesto, cronograma o recursos, todos se superponen. Algunos de ellos se traslapan para el mismo cliente, todos con los mismos recursos, algunos de ellos para poder obtener liquidez, otros para ganar premios y obtener reconocimiento y otros para mejorar los productos actuales o crear nuevos productos.
Para gestionar los portafolios de proyectos, primero es necesario identificar los programas y proyectos que los componen, categorizarlos, monitorearlos, evaluarlos, integrarlos, seleccionarlos, priorizarlos, optimizarlos, balancearlos, autorizarlos, gestionar su transición, controlarlos y terminarlos correctamente. Es necesario tener claras las reglas de ingreso, desarrollo, abandono, implementación y escalamiento de cada uno de los proyectos que los componen. La gestión de portafolio de proyectos no se ocupa principalmente de ejecutar proyectos, sino que se centra en elegir en qué proyectos participar y cómo financiarlos, en función de si van acorde o no con los objetivos de la empresa.
De acuerdo con la Guía Práctica denominada Implementing Organizational Project Management, editada por el PMI en 2014, los elementos clave para una implementación de un proceso de gestión del portafolio de proyectos son los siguientes:
Primero, identificar todas las ideas de proyecto mediante la recopilación de información clave como la necesidad o problema, el objetivo general del proyecto, los riesgos de no ejecución y la identificación inicial de interesados clave del proyecto.
Luego, clasificar estas ideas de proyecto de acuerdo con los objetivos estratégicos y las estrategias comerciales que respaldan. La finalidad de esta clasificación es asegurar que los proyectos y programas incluidos en el portafolio estén alineados con la estrategia general de la compañía y que, además, los recursos sean asignados a las prioridades definidas de manera que se eviten los gastos innecesarios.
Se requiere identificar y definir claramente los indicadores claves de desempeño de los proyectos, las metas de desempeño del portafolio de proyectos que se desean alcanzar y, elaborar y mantener las estadísticas de todos los proyectos actualizadas. Adicionalmente, es importante diseñar una metodología y documentar las Mejores Prácticas para el portafolio y los proyectos específicos de la organización, difundir esa información, capacitar al personal e implementar la metodología. Por ello, programe capacitaciones en todos los niveles de la empresa y gestione el conocimiento organizacional para el mejoramiento continuo. Recuerde que el “apoyo viene del entendimiento”, si las personas conocen, entienden, si entienden confían y si confían apoyan.
Se debe crear un equipo de “implementación de mejores prácticas de gestión de portafolio” conformado por un líder capaz de llevar a cabo todo el programa de mejoramiento, junto con un equipo de “gestión del cambio” con conocimientos y capacidades transversales que les permitan colaborar con todos los tipos de proyectos de la organización. Es recomendable que este equipo de Implementación conforme la Oficina de Dirección de Proyectos -PMO- y que esta sea normativa, colaborativa, asesora y de apoyo a los proyectos del portafolio.
También es importante asegurar el patrocinio ejecutivo y el presupuesto correspondiente, teniendo en cuenta que la implementación de un proceso de gestión del portafolio de proyectos es un proyecto estratégico de la organización. El equipo de proyecto debe establecer un buen objetivo para el proyecto, organizar y clasificar las iniciativas identificadas en el diagnóstico, procurando elaborar una matriz de priorización, junto con un mapa de ruta para el proyecto, de manera que se puedan obtener victorias rápidas en las fases iniciales del proyecto.
Cada proyecto se debe evaluar individualmente teniendo en cuenta los hitos, el potencial retorno de inversión, la periodicidad de informes y la asignación de recursos. Después de recopilar datos, se sugiere organizarlos por categoría. Estas categorías, en general, incluyen proyectos completados, cancelados, y categorías de crecimiento y supervivencia. Al realizar este análisis, se deben hacer preguntas que tengan como objetivo revelar si hay duplicación o si algunos proyectos existentes no deberian estas juntos por razones de eficiencia, pudiendo incluso detenerse por completo.
Estas preguntas pueden ser:
También se debe evaluar el riesgo general del portafolio del proyecto en conjunto, comparando la probabilidad de éxito técnico con el beneficio anticipado del proyecto. Tener un buen proceso de comunicación permite que todas las variables clave se analicen a fondo.
A continuación, realice un análisis de adecuación que mostrará si los recursos críticos están trabajando en proyectos críticos y si los proyectos que decide llevar a cabo realmente se alinean con todas las iniciativas estratégicas que la empresa desea emprender. Algunos de los principios a evaluar son:
Es necesario revisar periódicamente el portafolio de proyectos y tomar las decisiones necesarias sobre la reasignación de presupuesto y recursos, o la repriorización basada en la información descubierta durante las etapas anteriores del proceso. Es posible que también se deban reprogramar los proyectos que se hayan decidido mantener.
La colaboración entre el equipo que gestiona el portafolio y la alta dirección es absolutamente crítica para tomar estas decisiones y terminar con un portafolio que tenga una combinación saludable de riesgo y recompensa.
Estos son los tipos de preguntas que la gestión de portafolio de proyectos permite responder en esta etapa:
Probablemente, el proceso adecuado de gestión del portafolio de proyectos no se encontrará de inmediato. Se requiere adaptarse y hacer cambios a medida que se va avanzando en la implementación. El significado de adaptación es bastante diferente para cada empresa (como debería ser) pero, en general, es una buena idea dar a conocer el nuevo portafolio a algunas partes interesadas, tomando en cuenta comentarios según sea necesario. También puede ser necesario probar diferentes modelos de gestión de portafolio de proyectos y software de portafolio y gestión de proyectos.
Una vez que se ha implementado el proceso de gestión de portafolio de proyectos, su mantenimiento puede ser difícil. Aquí hay algunos consejos para lograr el éxito:
Finalmente, enunciamos los beneficios que las organizaciones pueden obtener de la implementación de un proceso de gestión de portafolios de proyectos:
En este artículo hemos visto cinco elementos clave para la implementación de un proceso de gestión del portafolio de proyectos y algunos consejos para mantener este proceso funcionando adecuadamente, una vez implementado. Además, se han enunciado algunos beneficios que obtienen las organizaciones al implementar y mantener este proceso. Esperamos que haya sido una lectura de provecho. Recuerde que si quiere estar al tanto de nuestros últimos contenidos puede suscribirse a nuestro blog.
La Suite Visión empresarial de Pensemos está enfocada en solucionar las necesidades de grandes organizaciones, es un Software que integra la gestión de Portafolios, Programas y Proyectos con Indicadores, Planes y demás información importante, como Gestión de Riesgos y Gestión del Cambio y que permite realizar un análisis de sus resultados consolidados mediante el módulo de Business Intelligence.
Contamos con la mejor experiencia para acompañarlo en el proceso de implementación de la solución que mejor se adapte a sus necesidades, si tiene dudas o desea asesoría sobre cómo hacerlo, no olvide contactarnos.