¿Por qué y para qué medir? Claves de la gestión estratégica

La gestión estratégica tiene gran importancia en las organizaciones, ya que permite evaluar y hacer seguimiento a las oportunidades y a los retos empresariales externos frente a los puntos fuertes y débiles de la empresa. Para realizar una adecuada gestión estratégica es importante hacer un seguimiento de las métricas e indicadores en tiempo real, vinculando datos de diversas fuentes para monitorear el cumplimiento de tus estrategias. Pero no basta con medir, es importante saber por qué medir y para qué medir.

Es por ello que en este artículo se darán a conocer las principales razones que han llevado a las empresas a medir lo que importa y a hacer que esta medición sea una fuente de información importante para la toma de decisiones.

¿Qué es la gestión estratégica?

La gestión estratégica es el proceso de  formulación de objetivos organizacionales y de políticas y acciones para lograr estos objetivos. Proporciona direccionamiento para la actividad de  toda la organización. 

Existen cuatro elementos valiosos que se deben definir para mantener actualizado el planteamiento estratégico:

1. Desarrollar las bases filosóficas del plan estratégico

La organización debe hacer la declaración de la Visión organizacional, la cual representa la aspiración de futuro, el "qué" y el "por qué" de todo lo que hace la organización. Luego, con base en la Visión, se define la Misión, lo que hace la organización, para quién y cómo. 

Enseguida, se declaran los Valores fundamentales que expresan las creencias y comportamientos esperados para el personal. Son las cualidades que se consideran indispensables porque permitirán tomar decisiones para alcanzar la visión y misión.

2. Identificar las características del entorno

La interacción frecuente de la organización con los elementos del entorno requiere que se comprenda el impacto que los cambios en diferentes ámbitos pueden tener en el cumplimiento de los objetivos de la organización. Para esto se usa el Análisis PESTEL (análisis que toma en cuenta los factores Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Legales y Ambientales). Este análisis facilita el intercambio de ideas sobre los factores que están fuera del control de la empresa pero que la afectan.

A partir de este análisis externo se logran identificar las oportunidades de crecimiento o participación que ofrece el mercado, así como las amenazas derivadas de las condiciones del mercado o de las acciones de la competencia.

3. Evaluar las capacidades internas

Uno de los propósitos del análisis interno es identificar las fortalezas y aptitudes que tiene la organización para competir. De igual manera es necesario identificar las debilidades organizacionales. Para esto es común usar el Análisis DOFA, un análisis de negocio que permite identificar las debilidades (D), oportunidades (O), fortalezas (F) y amenazas (A). Este análisis clasifica los aspectos externos situacionales como Amenazas y Oportunidades y los aspectos inherentes a la empresa en Fortalezas y Oportunidades.

4. Aplicar disciplinadamente el plan estratégico formulado y ajustarlo  cuando sea necesario

Una vez realizados los análisis internos y externos se formulan las estrategias a largo plazo y se plantean los objetivos anuales. Estos objetivos deben ser específicos, medibles y alcanzables en el tiempo planificado. Las estrategias se traducen en planes de acción con plazos, responsables y objetivos de pequeño alcance.

Debe realizarse un seguimiento a los resultados en términos de logros y plazos que se cumplen o no. Debe validarse si las metas y objetivos son realistas y si el plan está funcionando. La medición del cumplimiento de estos objetivos y de estos planes de acción es la clave de la gestión estratégica.

Muchas veces en las organizaciones interesa mucho el qué medir, cómo medir y cómo interpretar la medición, pero, para que esta medición responda a las necesidades del negocio debe existir una real y plena conciencia acerca del por qué y para qué medir. Solo con esta información se invertirán los recursos adecuados que la medición amerita.

 Entender por qué medir es clave para la gestión estratégica de las organizaciones y entender para qué pueden ser útiles estas mediciones, no siempre es un descubrimiento sencillo. ¡Indaguémoslo!

¿Por qué medir?

Las siguientes son algunas razones que le ayudarán a comprender la relevancia de hacer su gestión medible:

• Permite establecer una base sobre la cual monitorear los procesos técnicos, administrativos y de producción de la empresa. Gracias a la medición podrá comparar los resultados en un futuro, saber si se están cumpliendo los objetivos y hacia dónde se está dirigiendo la organización. 
• Facilita el reconocimiento de prioridades para el mejoramiento del producto o servicio y para la gestión de su calidad.
• Permite reconocer el aporte de las personas para el cumplimiento de las metas de la organización. 
• Genera una mayor eficiencia en la asignación de recursos físicos, humanos y financieros. Permite validar el desempeño de los directivos y, con base en estos resultados, tomar decisiones para incrementar su autonomía y responsabilidad.
• Evita la aparición de factores invisibles que puedan afectar a la organización.
• Posibilita hacer seguimiento a la eficacia de las correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas realizadas y determinar objetivamente, desde el análisis de datos cuantificable, si los resultados fueron los esperados o es necesario tomar nuevas acciones.
• Genera el compromiso de todos los involucrados en la realización del producto o servicio que ofrece la organización.

Para que un sistema de medición cumpla su propósito y motive e impulse a la organización, la cultura y el entorno social en que opere será aún más importante que la definición de objetivos y la formulación de indicadores. La organización debe velar por tener indicadores que sean sugeridos por los empleados, que estén relacionados directamente con los objetivos, con los factores de éxito y con el plan de acción definido.

En esencia la medición es fundamental porque como dijo William Edwards Deming “si no se mide, no se puede controlar y si no se controla no se puede mejorar” y, se puede agregar, porque “si no se mejora, no se puede competir”.

La dimensión relativa de la medición permite saber si algo mejoró o empeoró, si se utilizó en mayor o en menor medida o si algo es mejor o peor que otra cosa medida bajo los mismos parámetros. Es decir que con un mismo sistema de medición, por impreciso que sea, por simple comparación, se pueden extraer valiosas conclusiones que permiten tomar decisiones acertadas. 

Lo importante de la medición es que se tome como un medio y no como un fin y que permita facilitar la comprensión y el entendimiento profundo de cómo se está desempeñando la organización, determinar ¿qué está pasando?, ¿por qué está pasando?, y ¿qué se debe hacer al respecto?

Para que esta medición apoye la gestión estratégica, las decisiones estratégicas han de ser implementadas cotidianamente. Estas decisiones deben tomarse teniendo en cuenta la medición de los indicadores que permitan validar la evolución de los aspectos relevantes para la toma de decisiones, por ejemplo, las solicitudes de información y las encuestas de satisfacción.

Los indicadores son una síntesis del conjunto de información que genera una organización.

Estos son algunos ejemplos de indicadores que permiten esa síntesis:

• Indicadores de demanda que aporten información sobre la adecuación de los productos o servicios de la organización a las demandas expresadas o potenciales.
• Indicadores de eficacia y eficiencia de la gestión de los servicios que incluyan aspectos tales como el grado de consecución de los objetivos o el coste de los recursos utilizados por los servicios.
• Indicadores financieros relativos a aspectos como el grado de endeudamiento, la gestión de tesorería, la estructura del balance, etc.

Esto permite contrarrestar los principales argumentos que intentan refutar la medición como una buena práctica, ya sea porque se concluye que su costo superará a su beneficio esperado, o que la medición no será suficientemente precisa.

De esto se puede concluir que medir lo que importa, aunque no se pueda garantizar la precisión al 100 %, es útil para evitar implementar acciones sobre suposiciones, tomar decisiones óptimas basadas en información, mejorar y progresar continuamente hacia el logro de los objetivos organizacionales, y que medir es mejor que no medir.

¿Para qué medir?

En la actual era de la información, las empresas ya no pueden obtener ventajas competitivas sostenibles sólo mediante la aplicación de nuevas tecnologías a los bienes físicos o llevando a cabo una excelente gestión de los activos y pasivos financieros. Actualmente el éxito competitivo está vinculado a la habilidad de la organización para explotar sus activos intangibles.

Los siguientes son insumos que dan valor a la medición al interior de una organización:

• Saber si las diferentes áreas o procesos están aportando lo esperado para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
• Obtener datos sobre las actividades de las distintas unidades de la institución (cantidad de productos, tiempo, clientes, prestaciones, etc.)
• Determinar las tendencias y variaciones de los procesos y tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
• Conocer el nivel de calidad y de productividad de la organización, analizar su tendencia histórica y establecer la relación entre productividad y rentabilidad.

También, teniendo en cuenta que el éxito de la organización depende del desempeño de las personas, se mide para determinar si los colaboradores de una organización están en capacidad de cumplir con las funciones que se les asignan teniendo en cuenta su desempeño, actitud, aptitud y capacidades. Esto permite que los colaboradores reciban retroalimentación, sepan qué deben cambiar y conozcan lo que el jefe piensa de ellos. 

Toda empresa u organización es una combinación de tres factores: personas, tecnología y procesos. Los procesos de gestión son los que logran orientar los esfuerzos de las personas y la tecnología hacia el logro de los objetivos estratégicos.

En este sentido, la medición debe ser funcional y facilitar los procesos de gestión, entre otros para:

• Lograr que los usuarios no perciban las fallas: la medición permite detectar fallas en forma temprana, alertar a los interesados, brindar información para el diagnóstico, identificar el desperdicio o mal uso de recursos, predecir los cuellos de botella, redimensionar la capacidad de los recursos e identificar fallas recurrentes y corregir sus causas.
• Dimensionar la capacidad: la medición permite conocer el grado de utilización de los recursos y mostrar la tendencia en el uso de los recursos.
• Verificar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio: medir permite definir claramente el alcance del servicio, comprometer a quien lo provee y penalizar el incumplimiento.

Los principales objetivos de la medición son: 

• Comunicar la estrategia.
• Comunicar las metas.
• Identificar problemas y oportunidades.
• Diagnosticar problemas.
• Entender procesos.
• Definir responsabilidades.
• Mejorar el control de la empresa.
• Identificar iniciativas y acciones necesarias.
• Medir comportamientos.
• Facilitar la delegación en las personas. 
• Integrar la compensación con la actuación. 

En conclusión, la razón de ser de la medición es: comunicar, entender, orientar y compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la empresa a partir del análisis de los factores críticos a controlar.

En este artículo hemos visto la razón por la cual tener claro por qué y para qué medir es la clave de la gestión estratégica, esperamos que haya sido una lectura de provecho. 

La Suite Visión empresarial, enfocada en solucionar las necesidades de grandes organizaciones, es una solución que integra la gestión de indicadores, planes y otra información importante como gestión de riesgos y de planes de mejoramiento. Esta información permite realizar un análisis de sus resultados consolidados mediante el módulo de Balanced Scorecard. 

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