¿Por qué usar un software SG-SST? 16 beneficios

Publicado por Gabriel Roncancio el 28/06/18 14:00

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En la actualidad no podemos referirnos a una organización exitosa sin hablar también de una organización que aprovecha al máximo las herramientas tecnológicas a su disposición. Precisamente de este tema es del que queremos hablarle hoy en Pensemos. Como tal vez usted conozca, en los últimos años las normativas del Gobierno Nacional han querido fortalecer el cuidado de los trabajadores Colombianos, por este motivo, surgió el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, un sistema de gestión cuyo principal objetivo es garantizar que las organizaciones apliquen medidas que mejoren las condiciones y el medio ambiente laboral, al mismo tiempo que fortalezcan el control de peligros y riesgos en el trabajo. Ahora ¿cómo se relacionan las herramienta tecnológicas con el SG-SST? Pues bien, conozca a continuación los beneficios de implementar un software para gestionar el SG-SST en su organización y empiece a fortalecer el cuidado de sus empleados, cumpliendo con toda la normativa vigente ¡Vamos!

¿QUÉ ES EL SGSST?

Rápidamente debemos recordar en qué consiste el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. En el año 2015 surge el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 el cual exige el establecimiento del SG-SST para todo tipo de organización ya sea entidad pública o empresa privada, por lo tanto, dentro del campo de aplicación del sistema se encuentran los empleadores públicos y privados. Con exactitud, el SG-SST se define como “un proceso lógico y por etapas basado en la mejora continua”, dicho proceso incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

El plazo establecido por el Ministerio del Trabajo para dar inicio a la implementación y ejecución del SG-SST fue el 1 de julio 2017.

¿Qué pasa en las organizaciones con relación al SG-SST?

  1. Integración de la información: Como mencionamos, la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo tiene cinco fases que consisten en una evaluación inicial, la configuración de un plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial, la ejecución del SG-SST, el seguimiento y plan de mejora y finalmente la inspección, vigilancia y control. Cada una de las fases de implementación y seguimiento implican una gran cantidad de actividades y de información. Las organizaciones se han limitado a adquirir computadores para ponerlos en red e instalar en ellos programas estandarizados como Excel, por medio del cual se lleva a cabo, por ejemplo, el control de ausentismos laborales. ¿Cuál es el problema? Que la información y documentos pertinentes se encuentran todos en distintos equipos, a nombre de distintos trabajadores y acceder a la información completa se ha convertido en un dolor de cabeza.
  2. Seguridad de la información: Usualmente lo equipos informáticos suelen presentar fallas por faltas de mantenimiento, además el uso de programas estandarizados suelen generar preocupación en términos de seguridad, reserva y manipulación de los datos. Esto deviene entonces en otro problema para la implementación del sistema de gestión.

Ventajas de un software para gestionar el SG-SST

Tenemos claro, que en muchas ocasiones las herramientas tecnológicas estandarizadas resultan insuficientes a la hora de implementar un sistema de gestión tan importante y basto como el SG-SST, ahora bien, revisemos algunas de las ventajas de automatizar este proceso.

  •      Concentra toda la información en un mismo lugar, por lo que combate el colapso que se genera por la gestión manual de un gran volumen de información.
  •      Cuenta con la capacidad de programar y registrar todas las actividades relacionadas con el Plan de Capacitación y Plan de Trabajo Anual que exige el SG-SST.
  •      Garantiza que todos los riesgos de la organización se registren en un mismo software y base de datos de modo que hay más garantías de seguridad para conservar los documentos.
  •      Permite conocer el avance de implementación del SG-SST permitiendo desglosar todos los controles exigidos por el decreto.
  •      Permite organizar y administrar todos los documentos que se encuentren alojados en Excel o Power Point manteniendo la seguridad de toda la información y teniendo un alto nivel de integración.
  •      Al ser un software BSC permite alinear el SG-SST con la planeación estratégica de la organización.
  •      Mantiene los datos históricos de la organización por años, evitando la pérdida de información por fallas de equipos informáticos.
  •      Permite integrar el área de recursos humanos con la gestión de riesgos del SG-SST.
  •      Administra los documentos teniendo en cuenta su vigencia. En este sentido, cuando se detecta una nueva versión de un documento, el anterior quedará inmediatamente obsoleto. Esto evita errores en la documentación.
  •      Establece un workflow permitiendo conocer quién es el encargado de cada actividad de implementación del SG-SST y conociendo su avance, pudiendo rastrear con exactitud los tiempos necesarios para finalizar las tareas.
  •      Permite gestionar la matriz de riesgos necesaria para el SG-SST.
  •      Permite personalizar los indicadores teniendo en cuenta aquellos que exigen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo dictados por la resolución 1111 del 27 de marzo del 2017.
  •      Automatiza la gestión de indicadores de modo que estas métricas se alimentan de datos que almacenamos en el mismo software.
  •      Permite visualizar los indicadores de forma gráfica teniendo en cuenta las exigencias de la ARL o el Ministerio del Trabajo.
  •      Centraliza todos los datos de los contratistas y empleados para tener fácil acceso a exámenes ocupacionales, afiliaciones a seguridad social, afiliaciones a cajas de compensación, entre otros. Esto generará una buena imagen a la hora en que se hagan las auditorías.
  •      Optimiza la comunicación organizacional relacionada con el SG-SST. Teniendo identificados los integrantes de los comités de COPASST y Convivencia Labora se puede divulgar información e involucrar a todos los trabajadores de la organización.

Nuestro software Suite Visión Empresarial es una herramienta de automatización modular que integra varias herramientas de gestión que se adaptan a las necesidades de cualquier tipo de organización. El software de Pensemos S.A. cuenta con sistema de gestión de calidad, gestión de riesgos, gestión de auditorías, gestión de mejoras, entre otros. Contáctenos para conocer más sobre la implementación del SG-SST por medio de un software, con gusto responderemos sus inquietudes y lo acompañaremos en el proceso.

Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo SGSST

Etiquetas: SGSST, Software Balanced Scorecard