Cuando pensamos en hacer seguimiento a la estrategia de nuestra organización somos conscientes de la necesidad de implementar herramientas que nos faciliten la gestión. Como hemos hablado en otras oportunidades, la metodología Balanced Scorecard es perfecta para aquellas organizaciones que quieran analizar el funcionamiento global de su compañía y optimizarlo. De la mano de este método, un Software Balanced Scorecard es la herramienta perfecta para enfocar adecuadamente todos los esfuerzos de su equipo, establecer prioridades, visualizar de forma efectiva su mapa estratégico y concentrar toda la información pertinente en un mismo lugar. Las ventajas de implementar un software BSC son numerosas, por lo que no cabe duda de que elegir este tipo de herramienta será una buena opción para su organización. Sin embargo, no basta con tener el software Balanced Scorecard, es necesarioimplementarlo de forma impecable. Teniendo esto en cuenta, hoy en Pensemos quisimos traerle 8 preguntas esenciales que usted deberá tener en mente a la hora de implementar exitosamente un software BSC en su organización y de exceder las expectativas de sus stakeholders ¡Acompáñenos!
1. ¿Ha considerado una lista de criterios exhaustiva para elegir un proveedor?
Como mencionamos, un software de Cuadro de Mando Integral trae múltiples beneficios para su entidas. No está de más tener en cuenta que tal vez el criterio más importante para una implementación adecuada de la herramienta, es contar con un proveedor que se adapte a las necesidades específicas de su organización. Por este motivo, lo primero que usted deberá hacer es considerar qué proveedor le proporciona el software adecuado. Dentro de las preguntas que usted puede realizar a la hora de elegir el proveedor están: ¿El proveedor cuenta con una base sólida de clientes que usted conoce? ¿Cómo es el proceso de capacitación que proporciona el proveedor? ¿Cómo es el proceso de implementación que ofrece el proveedor? ¿Qué tanta dedicación me va a requerir estar al tanto del proyecto? Conozca nuestro artículo: 33 preguntas para elegir un software de Balanced Scorecard y asegúrese de considerar todos los posibles ángulos para tomar la decisión idónea al elegir el proveedor correcto para su organización, su equipo y su situación específica.
2. ¿Cuáles son sus objetivos?
En el momento de implementar un software BSC es muy importante que usted tenga claro qué resultados desea obtener de la herramienta, por ejemplo ¿desea tener reportes para una reunión de análisis estratégico (RAE) o necesita crear un informe de gestión para imprimir? Este tipo de preguntas son fundamentales a la hora de poner a andar su software. También debe tener en cuenta las razones que lo impulsaron a comprar la herramienta, el primer paso es tener claridad sobre el objetivo principal de implementación del software BSC, luego de esto podrá aprovechar las características adicionales que le ofrece. Nuestro artículo sobre cuándo comprar un software Balanced Scorecard le podría ayudar a comprender mejor cuáles son sus objetivos para implementar el software.
3. ¿Cuál es su horizonte de tiempo?
Antes de iniciar la implementación de su software Balanced Scorecard es importante que usted determine si existe algo que pueda obstaculizar este proceso. Si por ejemplo, aún necesita migrar información, o simplemente necesita poner la implementación en espera, no dude en hacerlo, es mejor tener el camino libre y darse un poco de tiempo para implementar el software. Ahora bien, si no existe ningún tipo de obstáculo que le permita continuar con la implementación, puede comenzar por establecer fechas clave: Por ejemplo, puede tener claridad sobre su deseo de usar los informes en su próxima RAE, teniendo clara esta fecha clave, puede orientar todas las acciones para trabajar en función de los informes que necesitará para ese día.
4. ¿Ya ha definido claramente las responsabilidades?
Una de las claves para una implementación exitosa de un software BSC determinar quién es el encargado de cada proceso. En la implementación es fundamental tener claro qué procesos están en manos de su equipo y qué procesos están en manos del proveedor del software. Luego de esto, debe asegurarse de que las siguientes preguntas sean claras para los involucrados:
- ¿Quién en el equipo del proveedor está trabajando en un proceso y cuáles son sus plazos para esto?
- ¿Quién en el equipo de su organización está trabajando en un proceso y cuáles son sus plazos para esto?
- ¿Quién necesita participar en cada proceso y en qué medida?
- ¿Cuáles son los horarios de las partes involucradas?
5. ¿Cuál es su proceso de aprobación de la implementación?
Lo ideal al implementar un software Balanced Scorecard es ejecutar una prueba antes de que carguen todos los datos. Usualmente se puede seleccionar un departamento de su organización para que actúe como ejemplo representativo de lo que sería la implementación general, a esto es a lo que llamamos un piloto. Luego de esta prueba inicial habrá que considerar algunas preguntas como: ¿Cuándo se declara el éxito? o ¿Es necesario esperar varios periodos? Generalmente usted y su proveedor de software BSC se reunirán y determinarán qué cambios son necesarios, este proceso se repetirá hasta que usted apruebe la implementación general.
6. ¿Tendrá un periodo de capacitación y entrenamiento? ¿Cómo lo hará?
La respuesta a esta pregunta debe ser un rotundo sí. No obstante, es necesario que usted establezca cómo realizará este entrenamiento. Para resolver esto, tenga en cuenta las siguientes preguntas: ¿La capacitación será presencial o a distancia? ¿Alguien dentro de su organización hará el entrenamiento o su proveedor de software BSC? ¿Quién en su organización necesita capacitación? Lo recomendable es que la capacitación sea dirigida inicialmente por el proveedor y de manera presencial, esto debido a que el entrenamiento es más simple si se hace cara a cara, además su equipo tendrá la posibilidad de obtener respuestas inmediatas de su proveedor. (Conozca los 30 mejores software BSC disponibles en la web)
7. ¿Ha comunicado bien a su equipo la razón para implementar el software?
Su equipo es el corazón de su organización, el motor que la impulsa hacia el éxito. Por este motivo, la metodología Balanced Scorecard BSC promueve una comunicación óptima entre todos los miembros. Con relación a la implementación del software BSC, la comunicación también se convierte en un proceso clave. Si usted pretende implementar este tipo de herramienta, lo mejor es que le comunique a su equipo cuáles serán los beneficios que traerá a sus labores diarias. Si usted puede vender internamente el valor del software BSC y explicar por qué vale la pena, obtendrá una excelente motivación en su equipo y logrará una implementación exitosa.
8. ¿Quién se encargará de la implementación del software BSC?
Usted deberá definir quién será el encargado de la implementación del software. Existen dos opciones: elegir que la implementación se haga al interior de su organización o elegir que la implementación la realice el proveedor del software. Ambas opciones tienen ventajas, si elige hacerla usted mismo el beneficio puede ser que usted se sienta más cómodo con el software una vez esté completamente implementado, sin embargo, es muy importante asegurarse de tener la capacidad de realizar la implementación. La otra opción, que consiste en proporcionar los datos al proveedor y dejar que ellos realicen la implementación, tiene la ventaja de que no ocupará su tiempo y usted recibirá la herramienta totalmente lista para que usted asuma el control. Lo recomendable es usar un modelo híbrido que fusione estas dos opciones, de modo que cada una de las partes aporte en la implementación.
Cuando esté en el proceso de implementación de un software Balanced Scorecard no dude en apoyarse en su proveedor, usualmente los proveedores tienen la experiencia necesaria y saben cómo lidiar con los principales problemas de implementación. El software Suite Visión Empresarial de Pensemos es una software BSC modular que le permitirá gestionar fácilmente toda la planeación estratégica de su organización, además, contamos con toda la experiencia para acompañarlo y asesorarlo en el proceso de implementación del software. No dude en contactarnos si desea más información al respecto, esperamos que este artículo haya sido de utilidad para usted ¡Hasta la próxima!
