¿Qué son las reuniones estratégicas? Su uso en la gestión estratégica

Publicado por Gabriel Roncancio el 19/07/18 16:30

¿Qué son las reuniones estratégicas? Su uso en la gestión estratégica

Planear una estrategia excepcional es difícil, pero ejecutarla impecablemente es casi imposible. Se ha encontrado que la mayoría de organizaciones enfrentan serias dificultades en la gestión estratégica. Y por si fuera poco, la excelencia en la ejecución de la estrategia figura como una de las principales prioridades en la agenda de los gerentes a nivel mundial. Las reuniones de análisis estratégico o, simplemente, reuniones estratégicas son una herramienta ampliamente usada para asegurar que se haga lo que se dice. Por esto en Pensemos queremos presentarle qué son las reuniones estratégicas y cómo usarlas exitosamente en la gestión estratégica. ¡Lo invitamos a que nos acompañe!

¿Qué es la Gestión Estratégica?

La gestión estratégica es el proceso por el cual se materializa la planeación estratégica. Involucra la evaluación sistemática del cumplimiento de los objetivos, para ello hace seguimiento a los indicadores clave y a las iniciativas estratégicas que conducen al éxito organizacional. La gestión estratégica es fundamental en el ámbito organizacional, como lo evidencia una encuesta reciente de más de 400 CEOs globales que encontró que la excelencia al ejecutar la estrategia es el principal desafío para los líderes corporativos en Asia, Europa y Estados Unidos, puesto que encabeza una lista de 80 problemas, que incluyen innovación, inestabilidad geopolítica y crecimiento de las líneas principales de producto. Por otra parte, la gestión estratégica es también una disciplina difícil de mantener. Los estudios han encontrado que entre dos tercios y tres cuartos de las grandes organizaciones tienen dificultades para implementar su estrategia. En resumen, la gestión estratégica es una disciplina esencial para lograr las metas organizacionales plasmadas en la planeación estratégica, sin embargo es una disciplina difícil de dominar, lo cual la convierte en una de las prioridades a nivel gerencial.

 

Una de las técnicas que se emplean para realizar la gestión estratégica es mantener un ritmo de reuniones estratégicas periódicas, a continuación estas reuniones se describen en detalle.

 

¿QUÉ SON LAS REUNIONES ESTRATÉGICAS?

Una reunión estratégica, también llamada reunión de análisis estratégico (RAEs), es exactamente lo que su nombre indica: una reunión centrada plenamente en la estrategia. No importa el nombre que se le de (evaluación de desempeño, comité directivo, revisión gerencial, sesión de estadísticas, informes trimestrales o incluso solo reunión de líderes), hay factores que todas las reuniones de análisis estratégico tienen en común: son reuniones programadas periódicamente que se centran en el uso de datos para evaluar y mejorar el progreso en las prioridades definidas dentro de una organización. Las RAEs tienen como finalidad analizar los objetivos e indicadores estratégicos para poner a prueba la hipótesis principal de la estrategia y así consolidar un plan de acción detallado que dé solución a los problemas en la ejecución de la estrategia. Son reuniones que responden estas preguntas: ¿Qué está tratando de lograr la organización? ¿Se está progresando hacia el cumplimiento de esos objetivos? ¿Qué se está haciendo para mejorar el rendimiento?

 

Lo que no debe ocurrir en una reunión de análisis estratégico

Una reunión de estrategia no es una discusión sobre la operación de su organización. En las reuniones estratégicas, debería hacer preguntas como, "¿Estamos logrando los resultados? ¿Estamos teniendo el impacto esperado?", guarde preguntas como," ¿Qué se ha hecho este mes? ¿Vamos camino a cerrar este proyecto?" para una reunión de operaciones.

En resumen, las reuniones de operaciones miden: "¿Estamos haciendo las cosas correctamente?" mientras que las reuniones de estrategia miden: "¿Estamos haciendo las cosas correctas?"

 

¿Por qué realizar reuniones de análisis estratégico?

¿Sabía que los equipos gerenciales suelen gastar menos de tres horas al mes revisando la estrategia, y nueve de cada 10 equipos no logran ejecutarla? Para alcanzar el éxito debe ser mejor que las probabilidades. Se requiere trabajar arduamente, pero bien lo vale.

Las reuniones estratégicas periódicas, programadas con anterioridad y centradas en unos temas bien definidos, pueden ayudar a la alta dirección en el caso de que alguno de los siguientes obstáculos gerenciales se presente:

  • Las reuniones de la alta dirección no están orientadas a tomar decisiones.
  • El equipo directivo raramente se sienta en conjunto para discutir y decidir.
  • La estrategia y las operaciones generalmente se combinan en una sola reunión, pero las acciones urgentes, terminan primando sobre las importantes.

Por lo general, los equipos de liderazgo y las oficinas de planeación, o gestión estratégica, pasan de uno a dos días al año desarrollando objetivos estratégicos, pero luego de esto vuelven a sus trabajos, donde el torbellino diario extingue la llama de la estrategia. La carpeta con todo el pensamiento estratégico y la planificación solo acumula polvo en el estante. A fin de año, la organización mira hacia atrás en su planeación estratégica e intenta adivinar qué hizo bien y qué no. El quid del asunto es que se informa sobre lo que se hizo, no sobre lo que dijo que se haría. Y al hacer esto, los gerentes se pierden de algo grandioso.

El objetivo final es ejecutar su planeación estratégica. Y el primer paso para hacer que eso suceda es tomarse el tiempo para revisarla. Ya conoce el refrán: "lo que se mide se hace". Pero nada se va a medir a menos que se le haga seguimiento. Es por eso que es absolutamente necesario reservar el tiempo para volver los ojos hacia su estrategia y analizarla. Sólo entonces podrá iniciar a tener un impacto.

 

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones estratégicas?

Su organización tiene muchísimo que ganar al llevar a cabo reuniones de análisis estratégico. Estos son solo algunos de ellos:

  1. Ofrecen un espacio enfocado para identificar áreas o departamentos exitosos y con problemas dentro de su organización.
  2. Facilitan la identificación y posterior adopción de acciones de mejora.
  3. Ayudan a que los departamentos y áreas colaboren unos con otros.
  4. Alinean los recursos y facilitan la toma de decisiones presupuestales informadas.
  5. Mejoran la transparencia y la asignación de responsabilidad.

Reuniones Estratégicas: Su uso en la gestión estratégica

A continuación encontrará 4 pasos sencillos y necesarios para comenzar a realizar reuniones de análisis estratégico. Después de la primera reunión puede estar seguro de que será sencillo hacer los ajustes pertinentes para que las reuniones fluyan con mayor facilidad, para ello puede usar estos 5 tips para realizar reuniones de análisis estratégico más efectivas. Sin más preámbulo estos son los pasos.

1) Requisitos para realizar las Reuniones Estratégicas

Es importante tener en cuenta los siguientes requisitos para la realización de las RAEs:

  • Programar la reunión de análisis mensualmente o cada dos meses en los siguientes días a tener calculados los indicadores, dando tiempo para su análisis previo.
  • Dedicar tiempo suficiente y esfuerzo a la planeación.
  • Definir los roles y responsabilidades que tendrán cada uno de los integrantes del Equipo Ejecutivo con respecto al desarrollo de reportes y de las reuniones.
  • Fijar la fecha de las reuniones con suficiente anticipación.
  • Plantear preguntas, con anterioridad, que puedan ser resueltas a lo largo de la reunión y sean complementarias al desarrollo de la solución.

2) Preparación previa a la reunión de análisis estratégico

Antes de llegar a la reunión mínimo se debería contar con lo siguiente:

  • Análisis previo de los líderes.
  • Diagnósticos y alternativas.
  • Definición de agendas.

Este paso es clave para garantizar un proceso efectivo en la toma de decisiones con el Balanced Scorecard.

3) Realización de la reunión estratégica

En el momento de la reunión es esencial tener en cuenta lo siguiente:

  • Seguir los temas de la agenda programados con anterioridad.
  • Apoyar el proceso de toma de decisiones que debe ser definido por los líderes

Para que el Proceso de Toma de Decisiones con el Balanced Scorecard - BSC sea efectivo, los líderes deben tener completamente desarrollado lo siguiente:

4) Conclusiones de la RAE

  • Al finalizar la reunión, documentar y comunicar las decisiones tomadas.
  • Fijar claramente cada uno de los compromisos con detalle, responsable y fecha. Puede ser muy útil usar un software especialmente diseñado para ello como la Suite Visión Empresarial o Agreele.

 

En este artículo hemos presentado lo que son las reuniones estratégicas y cómo usarlas exitosamente en la gestión estratégica, para ello describimos una serie de pasos sencillos. Si ha tomado la decisión de comenzar a implementar las reuniones de análisis estratégico en su compañía, debe saber que está yendo por el camino correcto, las RAE son el primer paso para dar un correcto seguimiento a la ejecución exitosa de su estrategia, este proceso le dará una sólida ventaja sobre sus competidores.

Vea también: 10 formas simples para tener mejores reuniones.

En Pensemos sabemos como ayudarlo a asegurar una ejecución impecable de su estrategia. A través de nuestro software de gestión estratégica Suite Visión Empresarial podrá hacer un seguimiento riguroso de su cumplimiento y gestionar la memoria y compromisos de las reuniones, lo que le ayudará a obtener mejores resultados. No dude en contactarnos si desea conocer más sobre nuestro software Balanced Scorecard o sobre la ejecución estratégica y el Balanced Scorecard.

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Etiquetas: Gestión estratégica, Reuniones de análisis estratégico, Balanced Scorecard