Sin lugar a dudas Excel es uno de los sistemas de información más populares para la presentación de informes. Sin embargo, en el momento de analizar y usar los datos para la optimización de los procesos internos de la organización, este sistema muchas veces se queda corto. En este artículo daremos a conocer las ventajas y desventajas de usar Excel, una herramienta que nació como una hoja de cálculo simple para manipulación de datos, para la generación de informes.
Ventajas de utilizar Excel:
1. Popularidad:
Es probable que la mayoría de las personas de su organización estén familiarizadas con Excel. Esto asegurará una curva de aprendizaje corta (o inexistente) durante la implementación. La mayoría de las personas conoce las funcionalidades básicas como el desplazamiento, la ordenación y la consolidación de los datos de las diferentes columnas, así como la representación gráfica y las tablas dinámicas.
2. Plantillas
Excel permite el uso de plantillas para crear fácilmente un presupuesto, un calendario, una lista de tareas semanales o un inventario, entre muchas otras.
3. Soporte
Para aprender sobre funciones avanzadas o solucionar dudas, se puede consultar fácilmente el centro de ayuda o acceder a cualquiera de los foros en línea que pueden ayudarle.
4. Funcionalidad de gráficos
Los gráficos de Excel son muy fáciles de usar en comparación con otros sistemas de información, y tienen varias funciones útiles integradas.
5. Operaciones de cortar y pegar
La mayoría de la gente escribe informes en Word, lo que hace más fácil cortar y pegar datos o gráficos de Excel en Word.
6. Aparentemente gratuito
Se incluye como parte de Microsoft Office, una suite que se ha convertido en un estándar para todas las organizaciones y que la mayoría de las personas tienen en su computadora de forma predeterminada. Por lo tanto, su presupuesto tiene poco o ningún impacto y los colaboradores pueden comenzar a usarlo de inmediato.
Desventajas de utilizar Excel:
Problemas del control de versiones
Cada miembro del equipo puede guardar una versión ligeramente diferente y en el momento de compartir la información, hay al menos cinco versiones diferentes de un mismo informe que se deben comparar y consolidar.
Adicionalmente, como las personas quieren agregar su información unas horas antes de la reunión, y varias personas no pueden hacer cambios al mismo tiempo, todos agregan su información o realizan cambios tan rápido como les es posible para enviar el archivo a la siguiente persona. Esto genera gran cantidad de errores, entre ellos la pérdida o modificación no intencionada de la información, con el agravante de que, al no contar con permisos y roles definidos, no hay forma de ver quién cambió los datos, cuándo se cambiaron, o cuántas otras celdas y hojas se pudieron ver afectadas.
Un caso de la vida real es el siguiente:
“La reunión de revisión trimestral es en dos horas y el responsable de presentar el informe ya tiene su presentación completa. De repente, la bandeja de entrada de su correo electrónico está repleta de cambios en una versión del documento de Excel de 13 de sus compañeros de trabajo”
Problemas de adaptación de la plantilla
Las plantillas se utilizan con la esperanza de mantener la coherencia, pero a veces, la información no se adapta a las restricciones de la plantilla y se deben realizar ajustes para personalizarlas. La plantilla nunca está finalizada, siempre se tiene que cambiar y actualizar continuamente.
Problemas de personalizaciones peligrosas
Si no se realizan las actualizaciones con la velocidad adecuada, las plantillas terminan siendo desechadas. Se pierde eficiencia cuando se realizan informes distintos, en diferentes unidades de negocio que, básicamente, presentan los mismos datos. Es una completa pérdida de tiempo cumplir con requisitos como cambios de colores o fuentes que deben usarse.
Si se realizan plantillas demasiado complejas, nadie tiene idea de cómo ingresar datos correctamente porque no saben cuáles son las fórmulas relacionadas, y no se puede tener una visualización real de los datos.
Un testimonio claro es el siguiente:
“Le pedí a mi cliente su cuadro de mando y me enviaron tres documentos de Excel, uno gestionado por su equipo directivo, uno por el equipo de planeación y otro por la oficina de gestión de proyectos. Ninguna de las hojas de cálculo tenía los mismos objetivos o medidas. No es de extrañar que la organización estuviera luchando por ejecutar su estrategia. Todos usaban diferentes versiones del cuadro de mando que se había modificado a lo largo del año ". Bernie Akporiaye , director de Rapid Performance LLC
Problemas de documento bloqueado
Cuando el documento se bloquea hay formas de solucionarlo, pero se desperdicia mucho tiempo. El formato de solo lectura no tiene ninguna utilidad cuando lo que necesitas es hacer cambios.
Solo personas con competencias avanzadas, y algunas veces sin las mejores intenciones, pueden abrir y hacer ajustes fácilmente a documentos, sin ninguna contraseña, aun cuando estos tengan configurada una contraseña de bloqueo para garantizar la seguridad.
Puede presentarse la siguiente situación:
“El responsable de presentar el informe está compartiendo las finanzas trimestrales de la organización durante una reunión de estrategia y dos de sus compañeros de trabajo lo critican por no tener los números correctos. Él podría haber jurado que tenía los datos correctos, pero resulta que dos personas habían actualizado el documento sin que él lo supiera”
Problemas de precisión
Un número incorrecto hace que la hoja de cálculo y el informe sean inexactos. Esto puede presentarse frecuentemente ya que es fácil cometer un error tipográfico o de fórmula y ni siquiera darse cuenta. Se pueden presionar dos teclas cuando solo se quería presionar una, afectando el resto del informe. La única manera de detectar el error y sus consecuencias es ir fila por fila, y celda por celda, comprobando todos y cada uno de los datos.
Un ejemplo memorable de este tipo de error tipográfico se dio durante los Juegos Olímpicos de Verano de 2012 en Londres, Inglaterra. “Un empleado del departamento de emisión de boletos ingresó accidentalmente "20,000" en una hoja de cálculo en lugar de "10,000"; este número representaba el número de boletos disponibles para los eventos de natación sincronizada. Esto hizo que, a último minuto, se tuvieran que hacer arreglos con los poseedores de los boletos que incluían beneficios que resultaron muy costosos para la organización, por ejemplo, darles boletos de eventos más costosos como la final de natación masculina. Esto supuso una gran vergüenza (y un gasto considerable) para los organizadores del evento y el personal de venta de entradas”
Otra situación se presentó en la Universidad de Toledo: “un error en una fórmula de una hoja de Excel llevó a los directivos a creer que tenían $2.4 millones adicionales en su presupuesto y a exagerar dramáticamente su propuesta de presupuesto. Lo peor, es que solo encontraron este error un día antes de que la Junta Directiva aprobara su presupuesto para el próximo año”
La funcionalidad de copiar y pegar puede generar errores que resultan en una pérdida de ingresos significativos para la empresa.
“En 2013 TransAlta, una empresa canadiense de generación de energía, adquirió más contratos de energía en EE. UU. de lo planeado. Esto resultó ser un error que costó 24 millones de dólares. Se evidenció que la situación fue resultado de un simple error de cortar y pegar en una hoja de cálculo de Excel”.
Otra imprecisión común y muy peligrosa es la omisión de datos. La información faltante en una hoja de cálculo es el error más difícil de detectar.
Según Raymond Panko, hay tres tipos de errores en la hoja de cálculo:
- Error cuantitativo: cuando la hoja de cálculo da un resultado incorrecto.
- Error de lógica: cuando alguien inserta una fórmula incorrecta debido a un error en el razonamiento.
- Error de omisión: cuando algún dato queda fuera.
En el 88% de las hojas de cálculo ocurre al menos uno de estos errores.
Otra imprecisión común se puede presentar en el momento de compartir el informe. Se pueden enviar los informes a la dirección de correo electrónica incorrecta, dándoles información a personas que no están autorizados para tenerla.
Problemas de formateo
Se puede gastar demasiado tiempo en grandes y pequeñas correcciones de formato para hacer que cualquier hoja de cálculo se vea más presentable o pueda imprimirse adecuadamente, lo que habitualmente no se logra. Esto puede hacer que se desperdicie el tiempo que debería utilizarse ingresando y ajustando el contenido real y la información.
Además, los cambios de formato en diferentes versiones del informe pueden hacer que la comparación de datos de estas diferentes versiones sea imposible. Esto sin tener en cuenta que también puede cambiar la versión de Excel, lo que significa que un informe realizado en la última versión no podrá ser consultado en versiones anteriores, pues no será compatible.
Problemas de complejidad
Cuando se relacionan libros u hojas de Excel no hay una forma automática de decir cuántas o qué celdas tienen enlaces. Además, pueden presentarse enlaces circulares que generan errores y dificultades en la visualización.
La gestión de una hoja de cálculo puede llegar a ser tan compleja que solo pocas personas están dispuestas y capacitadas para hacer los ajustes necesarios. La mayoría de las personas no usan Excel en todo su potencial porque no saben hacerlo y el costo de capacitar a una persona para que adquiera esta competencia es elevado en términos de tiempo y dinero.
Pueden recibirse mensajes como estos:
“Les pido a todos los que reciban este mensaje que recuerden no ordenar ninguna columna en el archivo de Excel porque dañarán el archivo. Si necesitan agregar algo, no lo hagan en el medio de la hoja de cálculo, agréguenlo al final. NUNCA usen “¡Insertar fila!”.
Este tipo de mensajes indican que hay una gran probabilidad de que cualquier ajuste pueda tener implicaciones importantes en el funcionamiento del archivo.
La conversión de documentos de Excel en hojas de cálculo de Google limita las funcionalidades del documento y requiere desperdiciar tiempo importante en el reformateo para garantizar el adecuado funcionamiento de algunas características.
Normalmente, la información de las hojas de cálculo se resume en un correo electrónico o en una presentación en Power Point. Este resumen representa un retrabajo que muchas veces se desperdicia cuando es necesario consultar el archivo Excel para hacer análisis y tomar decisiones.
Problemas técnicos
Excel puede bloquearse, haciendo que el programa se cierre, con una posible pérdida de cambios y actualizaciones, lo cual se traduce tambien en pérdida de información y de tiempo de trabajo.
Problemas de costos
Aunque, como se dijo al inicio, Excel es una herramienta usada y presupuestada en la mayoría de las organizaciones, cada vez las licencias son más costosas. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que los costos pueden aumentar porque los problemas enunciados anteriormente afectan negativamente a las organizaciones.
Si alguna de las situaciones planteadas le parece la descripción de algo que ya ha vivido, debe saber que existe una forma más fácil, más efectiva y altamente eficiente de manejar los informes: con la ayuda de un software.
El uso de un software para reportar resultados de la estrategia permite:
- Trabajar con los datos actualizados en línea, lo cual facilita el control de versiones.
- Predefinir y actualizar las plantillas para que la información tenga la misma estructura y permita hacer análisis y toma de decisiones fácilmente.
- Asignar permisos de configuración y de visualización, evita los problemas del documento bloqueado y de precisión en el momento de dar acceso al documento a diferentes personas para realizar diferentes acciones.
- Evitar el reproceso de transferir los datos a otros sistemas de información especializados en permitir una visualización adecuada para un resumen ejecutivo
En este artículo hemos visto cuáles son las ventajas y desventajas de usar Excel para reportar resultados de la estrategia, esperamos que haya sido una lectura de provecho.
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