¿Balanced Scorecard en Excel o en software BSC? Cuál es la mejor opción

Publicado por Gabriel Roncancio el 3/07/18 10:00

Balanced scorecard en excel o en software bsc

Si está pensando en implementar la metodología Balanced Scorecard en su organización, seguramente se ha preguntado cuál es la mejor herramienta con la que podría trabajar para optimizar su gestión. Una de las opciones más populares es Excel pues representa una alternativa sencilla y de bajo costo para aquellas organizaciones que están empezando a implementar el método. Ahora bien, usted querrá conocer cuáles son los pros y los contras de usar Excel para su BSC al mismo tiempo que deseará conocer si un software Balanced Scorecard resulta una mejor opción. Para responder a esas preguntas hemos escrito este artículo, así que ¡avancemos!

BALANCED SCORECARD EN EXCEL

Son muchos los beneficios que representa la implementación del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral para la planeación estratégica de su organización, no obstante, dicha implementación también deviene en un reto, debido a  la cantidad abrumadora de información que implica usarlo y a que se debe lograr que todas las personas se involucren en la ejecución de la estrategia. Con el fin de superar estas desventajas, muchas organizaciones han optado por implementar diferentes herramientas que ayuden a gestionar de forma sencilla el BSC de su organización. Una de las herramientas más comunes es Excel y a continuación le enumeramos tres de las razones por las que Excel ha resultado una buena alternativa:

  1. No implica gastos de más: Como todos conocemos, Excel es un programa estandarizado que podemos instalar y controlar en cualquier equipo. De una forma sencilla, usted podrá crear un cuadro de mando básico con todos los detalles necesarios para sus indicadores, incluyendo las metas, e iniciativas estratégicas. Esto es una ventaja si su organización no posee una buena cantidad de recursos para invertir en herramientas que impliquen un gasto mayor, como un software.
  2. Es muy funcional si solo una persona lo gestiona: Si usted implementa Excel para gestionar el BSC de su organización, lo ideal será que solo una persona de su equipo sea el principal responsable del cuadro de mando. De este modo, la persona “experta” dentro de su equipo de trabajo será quien haga uso de todas las fórmulas, tabuladores y enlaces que le permitirán presentar todos los datos de rendimiento y analizarlos.
  3. Le permite crear un buen prototipo: La ventaja de Excel es que cuenta con varias funcionalidades que le permiten crear todo su mapa estratégico allí y alojar toda la información necesaria del Balanced Scorecard de su organización. Esto es una buena oportunidad para aquellas organizaciones que están empezando con el BSC, pues les permite crear un prototipo y entender cómo funcionaría. Lo mejor es que posteriormente, si usted se decide por una herramienta tipo software Balanced Scorecard, usted podrá migrar y trasladar toda esa información a la herramienta de automatización sin ningún tipo de problema. Así, Excel funcionaría como un buen conejillo de indias antes de que usted decida dar el siguiente paso.

Riesgos del Balanced Scorecard en Excel

A pesar de que Excel puede resultar una buena herramienta, especialmente si su organización apenas está implementado el BSC, también hay algunos riesgos de usar esta herramienta, conózcalos a continuación:

  • Las hojas de cálculo no están diseñadas para mantener datos históricos: Es evidente que conocer los datos históricos de su organización es un elemento fundamental para el análisis de las perspectivas del BSC. Si esta es una de sus expectativas al usar tecnología para el BSC, entonces las hojas de cálculo de Excel resultan siendo una desventaja, hay algunos trucos como clonar la columna antes de introducir nuevos datos o mantener los datos históricos en una pestaña u hoja de cálculo separada, sin embargo con el tiempo, la cantidad de información hará que estos trucos resulten ineficientes para gestionar la información.
  • Dificultad para crear su mapa estratégico: Tener una representación visual de la estrategia de su organización es fundamental para el buen funcionamiento de su Balanced Scorecard. Cuando usted gestiona a través de Excel es posible que pueda usar las funciones de dibujo incorporadas, sin embargo, cambiar cualquier detalle será difícil por lo que su mapa estratégico estará congelado. Así que así su mapa estratégico se vea muy profesional, no resultará de mucha utilidad .
  • Invertirá mucho tiempo ajustando sus indicadores: Si bien Excel facilita la inserción de los indicadores de su organización, ajustarlos resultará un proceso engorroso que implicará mucho tiempo. Por ejemplo, a la hora de configurar sus indicadores usted deberá tener en cuenta que todos se miden en distintas escalas, de modo que para un análisis posterior, usted necesitará ajustarlos al estándar común. No es una tarea difícil, pero si le implicará tiempo y esfuerzo que tal vez usted no tenga.
  • Dificultad para coordinar el workflow: Una de las ventajas de Excel, es que es una herramienta con la que seguramente todo su equipo de trabajo está familiarizado, no obstante, habrá que tener en mente que el Excel no está diseñado específicamente para gestionar un Balanced Scorecard, por lo que no proporcionará ningún flujo de trabajo para la creación de cuadros de mando y la entrada de datos. Así, usted necesitará invertir tiempo para coordinar cómo agregar nuevos indicadores, como actualizar datos, como reflejar cambios del mapa estratégico, entre otros.

Cuándo llevar el Balanced Scorecard en Excel

Hay tres casos en que usted puede beneficiarse al crear y administrar su Balanced Scorecard en Excel:

  1. Cuando su empresas es muy pequeña. Si bien la definición del tamaño de una empresa es variable, hablamos específicamente de organizaciones que generan menos de dos millones de dólares al año. Si esto es cierto para su organización, Excel es un buen lugar para estar.
  2. Cuando quiere hacer un proyecto piloto. Si desea mostrar una "prueba de concepto" o demostrar que el Balanced Scorecard es relevante y puede beneficiar a su organización, Excel es el mejor lugar para comenzar.
  3. Cuando su empresa está en transición. Si su empresa está en transición de un sistema a otro, o apenas está iniciando y tiene que hacer muchos cambios, la mejor opción es un Balanced Scorecard en Excel.

SOFTWARE BALANCED SCORECARD

En otras oportunidades hemos hablado de los beneficios de un software BSC. Sin embargo, a continuación queremos enumerarle algunos de los motivos por los que un software BSC sería una buena herramienta de gestión para su organización a comparación de Excel. Conozca además nuestro artículo sobre cuándo comprar un software Balanced Scorecard.

  • Indicadores de varios niveles: Con una herramienta de automatización como un software BSC, los cuadros de mando multinivel serán mucho más fáciles de usar ¿A qué nos referimos con esto? A que por ejemplo, si usted necesita medir la satisfacción del cliente en términos de “Tiempo de respuesta” pero también en términos de “Calidad de la respuesta”, podrá profundizar ambos indicadores de forma rápida y sencilla, cosa difícil de mantener en un Balanced Scorecard en Excel.
  • Visualización de su mapa estratégico: La mayoría de software Balanced Scorecard ofrecen la posibilidad de crear un mapa estratégico en el que se visualicen los datos de rendimiento actuales, es decir que su mapa estratégico no estará congelado. Además, no se necesitará mayor entrenamiento para la creación de mapas visualmente atractivos, cualquier usuario podrá crearlos desde cero.
  • Coordina mucho mejor a su equipo de trabajo: Un software BSC optimiza su comunicación organizacional. Esta herramienta de automatización le permite centralizar toda la información, datos, archivos y documentos en un mismo lugar, así, usted podrá mantener todos los datos en la nube asignando derechos de acceso y enviando notificaciones a su equipo de trabajo. Si bien esto también es posible con Excel, implicará mucho más tiempo hacerlo por este medio.
  • Alineación de todos los procesos de su organización: Sabemos que alinear los objetivos en pequeña escala con los de gran escala de su organización es fundamental. Contar con una herramienta de automatización hará este trabajo más fácil pues todos los miembros tendrán visibilidad de la estrategia. Por ejemplo, cuando usted crea el Balanced Scorecard de Recursos Humanos, puede a su vez alinearlo con el BSC global de su organización.

A modo de conclusión, podríamos decir que Excel sí es una buena herramienta para gestionar el Balanced Scorecard especialmente si usted cuenta con pocos indicadores, además, es un buen primer paso para ajustar sus datos y ordenar sus procesos antes de la implementación de un software especializado. Sin embargo, es una herramienta que le implicará mucho tiempo y esfuerzo.

Alternativas diferentes a Excel y a un Software Balanced Scorecard

Además de Excel, existen otras alternativas para gestionar el Balanced Scorecard, algunas de ellas son:

  • PowerPoint: Integrada con Excel, es una buena herramienta especialmente cuando usted quiere crear su mapa estratégico para visibilizar mejor su estrategia. Funciona especialmente para empresas pequeñas, para crear prototipos o para empezar a implementar la metodología.
  • Software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Este tipo de software suelen incluir herramientas que permiten gestionar una planificación tipo Balanced Scorecard, sin embargo, no están diseñados para rastrear datos o crear informes de la metodología BSC.
  • Software de Inteligencia de Negocios (BI): Este tipo de software es beneficioso en tanto está diseñado para analizar grandes volúmenes de datos, no obstante, este tipo de herramientas tardan demasiado para llegar al punto de contar con la imagen global de su organización.


Esperamos que este artículo haya resultado de utilidad para usted. No dude en contactarnos para conocer más sobre nuestro software Balanced Scorecard o si desea asesoría sobre la implementación del Balanced Scorecard en su organización. Hasta una próxima oportunidad. Aprenda sobre software Balanced Scorecard aquí.

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Etiquetas: Software Balanced Scorecard