Este artículo pretende dar un norte a los directores generales, directores de área y a todos aquellos que intervienen en el proceso de planeación mediante el análisis de algunos lineamientos que sirvan para:
- El aseguramiento de la sostenibilidad del proceso planeación y desarrollo de planes de acción de la entidad utilizando herramientas tecnológicas.
- El seguimiento, medición y trazabilidad de las acciones realizadas y registradas como fuente de información y lecciones aprendidas.
Muchas veces cuando hay transiciones o cambios en nuestra vida profesional o personal, desearíamos tener una guía práctica, un historial o una forma de trazar o dibujar lo que pasó y hacia dónde vamos ahora. De igual manera sucede a nivel empresarial y es una de las problemáticas más comunes que sufren las empresas públicas. Por cambios en gobiernos o en direcciones, que suceden por las nuevas políticas o tendencias, las organizaciones quedan desubicadas o a la deriva por no tener una guía, un historial y un plan a futuro.
Si usted es líder de algún proceso organizacional le queremos presentar cómo puede gestionar de manera eficiente los recursos y tener trazabilidad de los esfuerzos que se realizan desde la planeación estratégica para que estos no se pierdan y ayuden a construir un mejor futuro a nivel de organización y a nivel país.
Es habitual que, en las organizaciones públicas, dentro del grupo de planeación surjan dificultades a la hora de definir los principales desafíos y los objetivos, ya sea por cambios de gobierno, de dirección, debidos a las nuevas políticas que surgen en el desarrollo de la actividad, cambios drásticos en personal, reprocesos y suspensión o cancelación de planes de acción.
La falta de trazabilidad de sus planes, el manejo pobre o nulo de indicadores o el no contar con metodologías de planeación impide definir el rumbo o los objetivos que pretenden alcanzar estas organizaciones e imposibilitan el crecimiento y desarrollo de ideas o actividades que ayudarían a crear un mejor país.
Dentro de los antecedentes, encontramos los innumerables casos donde diferentes compañías no logran los estándares establecidos por modelos o metodologías del sector o reflejan resultados bastante deficientes con respecto a otras que pertenecen al mismo rubro. A pesar de que se cuenta con los recursos para desarrollar y sacar adelante los planes de la organización, estos quedan suspendidos y no logran resultados. Esto no solo genera frustración por parte de los miembros de la entidad sino que acarrea problemas gigantescos a nivel de país y es lo que conlleva a que haya un nivel de subdesarrollo o pobreza por no volver realidad lo que nació como una solución a lo que enfrenta la sociedad.
Entonces, ¿cómo hacer sostenible los procesos de planeación en las organizaciones y garantizar el cumplimiento de los objetivos planteados?
Para empezar, es necesario mencionar que no es un proceso fácil y, como siempre, se debe estar dispuesto a cambios. Sin embargo, es seguro que estas recomendaciones ayudarán en el proceso y posibilitarán el desarrollo de dichos planes de una manera efectiva. Por otro lado, recuerde que esta es una guía y puede ser utilizada como parte de su proceso. Así mismo, pueden ser agregados o eliminados algunos ingredientes siempre y cuando se logren los resultados.
Dicho lo anterior, iniciaremos con nuestro paso a paso:
- Recurso humano capacitado y motivado con el tema de planeación y ejecución
Es de vital importancia que cada entidad revise la calidad del recurso humano que están poniendo al frente de temas tan sensibles como la planeación estratégica de una entidad, ese grupo de personas debe proponer, generar y estar motivado con la importancia del tema y no ser designados simplemente por la ocasión de la situación o por sentimientos afines.
- Involucramiento del equipo director en todos los pasos del proceso
Sin lugar a duda, todo lo que se trabaje en términos de planeación estratégica, viéndose como un proceso sensible para la obtención de resultados, necesita que sus lideres sean los pilares motivacionales, no solo la planeación sino para el desarrollo. Además debe empoderarse al equipo para lograr el resultado, lo contrario puede conllevar a que se tengan enfoques diferentes y se pierda el rumbo de la organización.
- Comunicación asertiva y permanente
Los canales de comunicación que se utilicen, la fuerza que se les dé a los mismos y la actualización que estos tengan asegurará que todos conozcan el por qué y para qué de la situación y motivará a los miembros de la entidad para que se consigan los resultados.
- Evaluación de metodologías, tendencias del entorno y análisis comparativo con otras entidades que permitan establecer buenas prácticas
La evaluación, comparación y el análisis del entorno permitirá a las entidades y a sus miembros encontrar caminos hacia las buenas prácticas, además de propiciar un ambiente sano de competencia donde se encuentren caminos a la excelencia y, por ende, el ejercicio para todos los que participan se consolidará como un reto. Por ejemplo, al momento de definir su planeación estratégica las siguientes herramientas pueden serle de interés:
- Estrategia del océano azul
- 5 fuerzas de Porter
- Análisis DOFA
- Análisis PEST
- Matriz BCG
- Análisis de brechas (Gap Analysis)
- Análisis de capacidades VRIO
- Customer Journey Map
Por su parte, al momento de hacerle seguimiento a la ejecución de la estrategia podrían serle útiles las siguientes metodologías:
- Herramientas tecnológicas que permitan, no solo realizar la planeación, sino realizar seguimiento, asignar responsabilidades, generar alertas y permitir de manera fácil y comprensible la generación de reportes o búsqueda de información
Por último, la importancia de contar con una buena herramienta tecnológica para este tipo de procesos, no solo facilitará la trazabilidad y servirá como fuente de información, a su vez será la fuente guía para la estandarización de procesos de este tipo y facilitará el traspaso de información a los nuevos miembros que lleguen hacer parte del equipo. De allí, la importancia del equipo de administradores de este tipo de plataformas ya que en ellos recaerá la responsabilidad de asegurar que los diferentes miembros de la entidad hagan su trabajo siguiendo los lineamientos y se pueda hacer seguimientos y generar reportes de la data suministrada por los diferentes colaboradores.
- Orientación y resultados con tiempos definidos
La gestión realizada para estos procesos debe ser orientada hacia los resultados de las líneas de acción y hacia las metas de corto plazo mediante la identificación de los objetivos e indicadores que permitan evaluar los resultados. Esto permitirá establecer un sistema de control de gestión interno, de los procesos de retroalimentación y de la vinculación del plan al presupuesto para el cumplimiento de este.
- Ejecución y seguimiento
Para garantizar el cumplimiento de los objetivos es indispensable enfocarse en lo más importante, ejecutar ideas nuevas para que cada equipo avance, actuar sobre los planes de acción ya estipulados, crear un compromiso de dedicación por parte de los empleados, que muestre marcadores que nos ayuden a visualizar nuestro avance día a día y lo que nos falta para cumplir nuestra meta final. Sin duda, esto funcionará como un gran motivador para todo el equipo.
- Responsabilidad y cultura de reporte
Por último, generar sentido de responsabilidad con reuniones semanales, en las que se haga un seguimiento a los reportes del avance sobre el compromiso de los participantes, se revisen los KPIs en el tablero de resultados, se analice la estrategia que se utiliza para cumplir la meta y r si realmente funciona o no, también se revisen otros planes estratégicos y, por último, se refuerce el compromiso.
Ahora, ¿cómo manejar o estructurar los equipos, partiendo del hecho que los mismos estarán por periodos cortos o de mediano término de tiempo, pero deben asegurar la visibilidad de sus métricas y de los resultados alcanzados en su paso por la organización?
Pensemos S.A. ha enfocado sus esfuerzos en una solución que busca mitigar dichos impactos que crean coyunturas en las organizaciones manejando esta problemática de la mano con los equipos de planeación y con la ayuda de esta herramienta tecnológica: la Suite Visión Empresarial, este software permite optimizar el desempeño de la institución y aumentar la generación de valor público a través de la integración del sistema de gestión en una sola plataforma, esta herramienta permitirá: la centralización de la información y facilitará los procesos de toma de decisiones, promoverá el seguimiento, el control y la evaluación para el mejoramiento continuo. Además, generará trabajo en equipo a nivel de planes de acción manejo de indicadores, riesgos y documentos, que permiten la planeación, implementación y puesta en marcha de la estrategia en todos los niveles de la organización.
Recuerde que puede suscribirse a nuestro blog para conocer más sobre la planeación y gestión estratégica de una organización. También puede contactarnos si desea conocer más de nuestros servicios y sobre nuestro software MIPG que le ayudará a garantizar la aplicación de este modelo.
